03交流与沟通控制程序.docVIP

科思特家居用品（深圳）有限公司 文件编号 CS/QP-003 发 文 号 交流与沟通控制程序 版 本 B/0 生效日期 2005年03月01日 页 码 第1页，共4页 1.目的 本程序规定了公司内、外部质量环境信息交流和内部管理沟通的内容、方式和方法，以确保体系的有效运行。 2.适用范围 适用于公司对内部、外部进行各类质量环境信息的传递和处理以及内部管理沟通的控制。 3.定义 本程序使用的术语如下： 术 语 定 义 信息 特指与质量环境相关的信息，包括以下内容： —— 法律、法规、标准及其它要求； —— 质量环境管理体系信息（包括组织概况、过程、监测、业绩等）； —— 质量环境政策、目标、指标； —— 环境因素，特别是重大环境因素； —— 紧急状态信息； —— 相关方（如客户）环境信息； —— 内、外部质量环境投诉和建议等。 4.职责 4.1人力资源部是环境信息和内部沟通的综合管理部门，负责与上级环保部门和行业主管部门的环境信息的接收、传递和处理，接受环境投诉，以及内部沟通的管理。 4.2品管部负责各种质量环境信息的整理和汇总，并确定责任部门。 4.3环境安全委员会负责向员工宣传、传达各种质量环境信息。 4.4市场营销部负责与客户的质量环境信息交流。 制定·改订 年·月·日 改订原因 编制/日期 审核/日期 批准/日期 制定A 2003.09.08 新规作成 改订B 2005.02.28 因公司体制发生变更而改订 改订 改订 科思特家居用品（深圳）有限公司 文件编号 CS/QP-003 发 文 号 交流与沟通控制程序 版 本 B/0 生效日期 2005年03月01日 页 码 第2页，共4页 4.5物控部负责与供应商之间的质量环境信息交流。 4.6相关部门负责与本部门相关的质量环境信息交流和处理。 4.7管理者代表负责批准质量环境报告。 5.工作程序 5.1总则 5.1.1信息交流的途径可以是口头或书面文件，以及其它一切可以利用的通讯及宣传工具； 5.1.2质量环境信息分为内部信息和外部信息； 5.1.3质量环境信息内容应准确可靠； 5.2内部质量环境信息交流 5.2.1环境安全委员会以会议、培训、报刊、板报、简讯、小册子等各种方式向公司员工宣传公司的质量环境方针、目标和指标，相关的质量环境法律、法规政策及公司在质量环境方面的绩效，其他相关部门配合环境安全委员会对员工进行教育和信息传达工作； 5.2.2公司员工如发现质量环境管理方面存在任何问题，或有任何建议可向品管部提出，填写“联络单”提交给品管部，由品管部进行汇总； 5.2.3品管部在收到“联络单”后，登录在“质量环境信息登记表”中，确定责任部门，并对处理结果进行跟踪记录； 5.2.4必要时，品管部将处理结果向环境安全委员会报告，同时将处理结果反馈给提出者； 5.2.5公司设立“意见箱”，收集员工各种意见（包括质量环境方面的意见），由品管部每月开箱整理后转相关部门处理。 5.3外部质量环境信息交流 5.3.1人力资源部负责外部环境信息的收集、整理、汇总和反馈，信息交流内容包括： ⑴ 收集政府部门对环保法规方面的要求； ⑵ 获取公司总部在环境管理政策方面的信息； ⑶ 接受附近居民的环境投诉； 科思特家居用品（深圳）有限公司 文件编号 CS/QP-003 发 文 号 交流与沟通控制程序 版 本 B/0 生效日期 2005年03月01日 页 码 第3页，共4页 5.3.2人力资源部与危险废物处理商、工程承建商（施工环境管理）进行环境信息交流并执行法规上的申报事项； 5.3.3物控部负责与供应商进行质量环境信息交流，按《相关方管理程序》执行； 5.3.4市场部利用接待来宾，外出公干等机会在对外交流中宣传公司的质量环境方针和质量环境绩效； 5.3.5 制造部负责向设备保养商等宣传公司环境方针及环境管理要求。 5.4 在人力资源部设立环境投诉电话，接受环境问题的投诉。 5.5各部门可以通过会议纪要、宣传卡或在合同中规定特别条款，进行内/外信息的传递及处理。 5.5.1“环境信息登记表”中“自编号”规定：形式为N/W01-001，其中N代表内部信息，W代表外部信息；前2位为年号，后3位为顺序号（由品管部统一编号）。 5.6 环境信息的处理 5.6.1法律法规和其他要求的信息交流和处理按《环境法规控制程序》执行； 5.6.2有关紧急状态的信息交流和处理按《紧急应变程序》执行； 5.6.3有关相关方、供应商的信息交流按《相关方管理程序》执行；责任部门需要采取纠正或预防措施的，按《纠正预防措施控制程序》处理，并把处理结果反