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二级市场财务负责人培训教材—库存商品管理 财务中心综合管理部 培训大纲 商品入库管理 商品退厂管理 库存商品安全管理 入库流程 入库流程 以经销商品入库为例 1.入库流程如下: 分部业务人员先从系统中制作商品订单； 厂家根据订单开具随货同行联，并持订单、随货同行联送货至门店； 财务人员根据厂家所持随货同行联与订单核对，核对内容包括供应商名称、商品库别、名称、规格型号、价格及数量等，无误后，制作入库单,并在随货同行联上标明入库单号，以便仓库查询验收； 厂家持订单及随货同行联到库房办理入库手续； 入库流程 库房人员根据随货同行联上的入库单单号办理实物验收工作，各门店库房人员根据随货同行联与供应商所送商品进行核对，并按实际收到的数量对商品进行验收，根据验收情况在厂家随货同行联上加盖仓库验收章，并在系统里点击收货。 供应商送货人员持随货同行联到财务室，财务人员依据供应商随货同行联上的“商品入库单”单号调出原单号再次进行核对，确认无误后进行审核入帐，并打印入库单一式三联，加盖财务章，随货同行联附在会计记账联后，经供应商签字确认后留存；仓库联交仓库保管，结算联交厂家做为结算货款的依据。 入库流程 2.入库涉及单据： 商品订单：一式一联，加盖分部进货审批章； 厂家随货同行联：一式一联，必须具备厂家的公章、财务章或者发货章中的任何一个（若对于厂家委托第三方送货，无法加盖供应商印章的可以加盖第三方印章，但必须提供委托书或相关合同，授权第三方印章为供应商发货的有效凭据）。 商品入库单：一式三联，第一联白联为供应商结算联（盖门店结算专用章）、第二联红联为仓库留存联、第三联黄联财务记帐联和已盖分部进货审批章的商品订单、已盖厂家有效印章（财务章或公章）的随货同行联按期装订好后存档。 入库关注要点 对供应商到货无订单的商品严禁验收入库； 严格按订单收货。对和订单不符的商品应积极联系采销部门，确因采销业务制作订单有误的，修改订单后方可收货,否则必须拒收； 因入库额度的限制导致系统无法入帐的行为，原则上禁止库房进行实物入库操作。确属特殊情况的，由物流部经理或仓储主管通知采销，并经分部总经理签署书面同意文件后，方可入库暂存。同时，及时跟踪、督促商品办理入库手续。 退厂流程 退厂流程 1、经销商品退厂流程： 分部对应品类业务制“商品退厂单”并打印交于厂家人员； 由分部结算主管或经授权的结算会计签字确认是否符合退货条件； 经结算人员签字确认后的退厂单须有供应商授权人确认签名,供应商根据退厂单明细开具“随货同行联”, 由厂家人员持退厂单、随货同行联到门店经门店经理、主任签字确认后到财务室办理商品退厂审核； 财务人员将供应商所持退厂单与厂家随货同行联在系统中进行核对，核对内容包括供应商名称、商品库别、商品名称、规格型号、价格、数量、应付账款； 退厂流程 厂家人员持财务审核的退厂单至仓库退货,仓库核实后进行实货退厂及在金力模块中点击发货，由供应商持退厂单及厂家随货同行联到财务室打印商品退厂单； 财务人员在系统中再次核对商品型号数量等，并检查仓库是否已发货，打印出一式三联商品退厂单，厂家人员签字确认，将退厂单第三联黄色联（供应商联）加盖结算专用章连同随货同行联（回执联）交回供应商作为提货的依据，第二联红色联 （仓库联）交库房留存核对，第一联白色联（记账联）与厂家随货同行联捏对留存财务室。 退厂流程 2、涉及到单据及签章 退厂单：一式三联，第一联白色联（记账联）与随货同行联捏对留存财务室，第二联红色联 （仓库联）交库房留存核对，第三联黄色联（供应商联）加盖结算专用章交回供应商作为提货的依据。 随货同行联：一式一联，必须为原件，须供应商授权人签字确认，加盖厂家公章、财务章或在分部的备案章，同时需门店品类主任、门店经理签字。 备注:有的分部需要厂家出具收货证明,门店财务将收货证明与退厂单、随货同行联捏对保存. 退厂流程 退厂时，注意事项 凡是厂家尚未提供正式的随货同行联（入库单或红色出库单）的，一律不予审核退厂单； 必须严格审核随货同行联（入库单或红字出库单）的各项数据，如：商品名称、规格型号、价格、数量和金额等，凡是不相符的一律不予办理退货手续。 有的分部现在在办理退厂时还需要厂家提供确认函或《备忘录》，这一条依目前各分部的实际操作为准。 管控要点 商品退厂时是否有厂家随货同行单，随货同行单盖章是否符合公司规定要求：即公章、财务专用章、已经授权的收发货专用章及其它有效印章或授权人签字等； 退厂申请单上是否有结算主管签字确认； 三单（退厂申请单、随货同行单、退厂单）所载商品型号、数量、单价是否一致； 严禁未办退厂拉走商品、已办退厂未拉走商品。 解 释 未办退厂拉走商品 产生原因： 厂商或促销员在未办理任何手续的情况下将商品拉走，这种行