5S之文件管理.doc

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2018-03-29 发布于河南
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5S之文件管理

5S之文件管理文件5S的目的文件管理是办公室实行5S活动最主要的项目之一。文件5S活动的主要目的是为了提高办公事务效率，减少查找文件的时间，创造一个干净整洁的工作环境。我们希望能够将“30秒内就能找到需要的文件”作为衡量文件得到有效管理的标准！文件的5S活动是从废弃开始的。对文件资料进行整理、整顿的目的如下：文件信息的共享和有效利用；减少寻找文件的时间，提高工作效率；办公室及办公台空间的有效利用；办公环境的改善；提高办公事务的效率。对文件实行5S管理的基本原则：文件不重复保管：一种文件只在一个位置上保管；对原件实施管理：不随意或使用复印件；分类归档管理：不要使文件私有化；文件统一规格：原则上统一为A4纸；文件取放方便：能够快速的取出和保管文件。对文件实行5S管理的顺序：文件的废弃设定废弃目标，决定废弃对象，实施废弃文件归类存档决定文档体系，设定存档期限，实现分类归档管理文档的维护决定管理责任人定期维护，养成良好的清理、归档管理习惯文件的整理——废弃文件的整理工作是办公室5S活动的关键内容，可按如下步骤完成：设定废弃对象和废弃基准文件是有生命周期的。长期不用的文化，无效或旧版文件以及其他没有保存价值的文件都是整理和废弃的对象。有些文件，如法律要求永久保存的财务文件等，就要进行永久保存。因此，明确废弃基准是必要的。如下图表是三类文档生命周期示意图：名称废弃基准代表性文件一类文件（1）使用后即刻废弃会议资料、通知、参考资料二类文件（2）保管后废弃技术资料、计划、指示等三类文件（3）保管、保存后废弃特定的财务资料、要追溯的品质记录等文件整理前的准备文件整理前的准备工作包括现有文件量的测定、整理日程安排以及整理基准的界定。文件整理的实施在实施过程中，要注意测定保留和废弃文件的数量，跟进目标的达成。文件的整顿——分类归档分类归档的目的是建立一个简洁的文件体系，以便达到文件高效管理的目的。归档分类的方法如下：根据业务内容进行分类。文件是工作或业务的结果，因此，我们并不能以文本本身的特点决定它的分类，而应以业务类别不同来进行文件的分类。设定文件管理的体系和基准根据业务的分类决定文件的管理基准（文件夹大小规格、保管、保存期限等）。归档前准备和归档实施实施归档前，要准备必要的归档工具，如胶水、文件袋、文件夹、文件柜等。之后，以新的体系、基准为依据，使用必要的道具实施文件归档。在归档实施过程中，对书架、橱柜里的收藏文件进行标示，使之达到目视管理的水平。具体归档参照下表：部门存档年限及备注说明档案名称及文件夹规格永久 10 年 5 年 3 年 2 年 1 年备注并按照上表进行归档放置或处理后在资料柜中实行“斜线定位”摆放，如：文件 1 文件 2 文件 3 文件 4 文件 5 文件 6 文件 7 文件 8 文件 9 文件 10 文件 a 文件 b 文件 c 文件 d 文件 e 文件 f 文件 g 文件 h 文件 i 文件 j 文件一文件二文件三文件四文件五文件六文件七文件八文件九文件十文件 A 文件 B 文件 C 文件 D 文件 E 文件 F 文件 G 文件 H 文件 I 文件 J 文档的清扫、清洁和素养——对文档的维护好不容易定出了各种管理基准，并实施了整理、整顿活动，如果不进行有效的保持，随着时间的推移，文件的管理就会回复到改善前的状态。为了避免文艺的再发生，我们需要从一下几个方面持续进行清扫、清洁和素养活动。清扫：维护对归档的文件特别是中、长期保存的文件要进行定期清扫维护。对经常性使用的文件也要进行必要的维护，损坏或遗失的文件也要及时的修补，发行新版本时，要及时回收销毁旧版本。清洁：明确责任人决定文件管理责任人，一般的，安排经常使用此文档的员工承担清洁和维护的责任较好。素养：养成良好的习惯时时要很好的维护文件的5S状态，做到爱护地使用文件，使用完之后及时归为，按规定要求复印和发放文件，培养良好的习惯。和现场的5S一样，定期对各部门文件的5S状态进行检查评比也是必要的。（1）（2）（3）文件产生归档保