高效率办公手把手（八）.docVIP

高效率办公手把手（八） 　　您每天的工作是不是都要用到Microsoft Office?诸如Word.Excel.PowerPoint.Outlook等．那么您在使角office的时候是不是遇到过很多难题?在这个提倡高效率办公的时代．您是不是还花去很多的时间“复制、粘贴”呢?是不是总是在重复着某一个操作?在本栏目中。我将跟大家一起来探讨如何更好地用office来提高我们的工作效率。 　　 　　规划求解 　　 　　让数字帮助您进行决策 　　在新的一年、新的季度、甚至每个月，业务主管往往会面临如何降低支出、提高收益的问题。例如，某公司每个季度要制定本季度的生产计划，对每月中预计生产的产品数量、生产成本、日常损耗、广告费、售后服务及收益做出预算。 　　现在公司决定从今年第一季度起要增加对用户的售后服务费用(由原来的2500元/月提高到4000元/月)，在总收益基本不变的前提下，生产产品的成本和最大生产数量不可变，那么只有重新规划日常损耗和广告费两项支出。但这两项支出金额又有一定的条件限制：每月的日常损耗最少为该月生产成本的0.5％，每季度总损耗额不超过该季度产品总成本的0.8％；每月广告费用最低为2000元，每季度广告费用不超过8000元。 　　在为公司进行第一季度预算时，要求业务主管分别就“减少日常损耗”、“减少广告费”和“同时减少日常损耗和广告费”三种情况做出最优的预算并进行比较。 　　在以前，这样的决策就要进行开会讨论，仔细运算，或许要经过很长时间才会有一个准确的答案。其实，利用Microsoft Excel中的规划求解和方案-管理功能，这样复杂的问题就会迎刃而解了。 　　 　　什么是规划求解? 　　 　　“规划求解”是一组命令的组成部分，这些命令有时也称作假设分析，即通过更改单元格中的值来查看这些更改对工作表中公式结果的影响。例如：在本章案例中，更改日常损耗费用和广告费可以在总收益不变的情况下相应增加售后服务费用。借助“规划求解”工具，可以求得工作表上某个单元格(即目标单元格)中公式的最优值。“规划求解”将对直接或间接与目标单元格中公式相关联的一组数值进行调整，最终在目标单元格公式中求得期望的结果。“规划求解”通过调整所指定的可更改的单元格(即可变单元格)中的值，从目标单元格公式中求得所需的结果。在创建模型过程中，可以对“规划求解”模型中的可变单元格数值应用约束条件，而且约束条件可以引用其他影响目标单元格公式的单元格。 　　 　　加载“规划求解”工具 　　 　　“规划求解”虽然是Microsoft Excel提供的工具，但并不在菜单中显示，它存在于“加载宏”中。所以需要执行菜单栏中的[工具][加载宏]命令，在弹出的“加载宏”对话框中选择“规划求解”复选框，如图2所示，单击[确定]按钮。这样就可以在Microsoft Excel中的[工具]菜单中看到[规划求解]命令了。 　　 　　使用规划求解得出分析结果 　　 　　首先，我们为第一种方案，即“提高售后服务、降低日常耗损”进行预算，操作步骤如下： 　　(1)执行Microsoft Excel[工具]菜单栏中的[规划求解]命令，打开对话框。 　　(2)在“设置目标单元格”对话框中键入总收益所在单元格引用做为目标单元格。为使目标单元格中的数据(即总收益)保持最大，单击“最大值”单选框。 　　(3)在“可变单元格”编辑框中输入每个变单元格的引用或名称，并用“逗号”分隔小相邻单元格的引用。“可变单元格”必须直接或间接与目标单元格相联系。在本例的第一种方案中为了达到增加“售后服务费”并保持“总收益”不变的目标，要改变“日常损耗”值，所以把“日常损耗”和“售后服务”均作为“可变单元格”，在该编辑框中输入即可。 　　(4)添加约束条件。约束条件是“规划求解”中所设置的限制条件，可以将约束条件应用于可变单元格、目标单元格或与可变单元格或目标单元格直接或间接相关的单元格。 　　①单击“规划求解参数”对话框中的[添加]按钮，打开对话框。 　　②在“单元格引用位置”编辑框中输入单元格引用，或单击编辑框右侧按钮，直接在工作表中单击要设置约束条件的单元格；在中间的下拉列表的右箭头中选择运算符；在“约束值”编辑框中键入数值或对单元格的引用。 　　第一种方案要求：对“日常损耗”的限制条件是每月的日常损耗额不少于该月产品成本的0.5％，每季度总损耗额不超过该季度产品总成本的0.8％。对“售后服务”的限制条件是将每月售后服务费用增加到4000元。 　　(5)到此，规划求解参数已设置完成。单击[求解]按钮使Excel按设定值开始进行求解过程。求解完成后将打开对话框。 　　(6)单击[保存方案]按钮，为该方案命名为“方案1”，单击[确定]按钮返回到“规划求