综合档案室岗位方案.doc

综合档案室岗位制度 档案室主任或副主任 任职资格： 1、熟悉、了解并掌握国家与学院有关档案工作、统计工作等有关政策、法规和制度； 2、掌握档案工作、统计工作的基础理论知识和专业知识；熟悉档案管理、统计工作的基本方法和操作技能； 3、具有独立完成综合档案的收集、整理、组卷、管理、开发利用，学生档案的接收、整理、转移，统计工作的指标分解、汇总、审核、分析的工作能力； 4、能热爱档案工作、恪守职业道德，坚持工作原则，严守工作秘密，具有相应的管理才干； 5、有良好的服务意识，工作细致、热情、有责任心，有团队精神，有良好的沟通、协调能力和文字能力； 6、具备档案上岗证和统计上岗证，较熟练的操作计算机； 7、大学本科以上学历且有从事工作五年以上的经历或者中级以上职称，中共党员。 （二）岗位职责： 1、负责制定综合档案室工作年度计划和年度工作总结，制定本室各项规章制度，认真组织实施，并负责监督和检查执行情况。 2、组织部门人员学习党和国家的档案工作方针,政策和规定,规划全院档案工作，负责各部门兼职档案人员的业务培训。 3、负责督促、检查、指导各部门做好文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档工作，检查验收文件材料是否符合档案工作规范，做到完整、准确。 4、负责接收(征集),整理,分类,鉴定,统计,保管,利用，编研等项工作，并进行检查、监督和业务指导。 5、做好档案库房的管理工作，确保档案材料的安全、完整。 6、负责学院综合统计工作。 7、负责学院各类证件的申领、登记、年检、换证工作。 8、负责开启院长信箱信息与信箱信息的反馈工作，群众信访工作。 9、完成领导交办的其他工作。 （三）操作要求： 1、负责起草综合档案室年度工作计划，每月对工作计划的实施进行检查。及时修订和完善综合档案室的各类管理制度，规范综合档案室的管理程序。 2、根据学院《归档材料目录》负责接收各部门的文书档案、教学档案、基建档案、财会档案、声像档案、设备档案、科研档案等资料。 ⑴在次年的6月底之前接收上年度党政各部门的文书档案移交。 ⑵在次学年度12月底之前接收上学年度教学档案移交。 ⑶会计档案在财务室保管三年后移交档案室。 ⑷基建档案在工程竣工验收后的三个月内归档。 ⑸接收临时移交的档案，随时整理归档。 3、对归档档案材料进行验收。各立卷部门整理好案卷，经档案室检查合格后，立卷部门填写好移交目录，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份备查。 4、对接收的档案材料要及时进行整理、分类编号、编目、计算机输入、排架和保管等工作。 5、负责做好档案的开发、编研和利用工作。 6、负责对库房的档案进行保管，每星期要对库房进行一次清洁打扫，做好库房的防火、防水、防盗、防虫、防尘等工作。 7、严格履行档案的保密和借阅制度，对前来查阅档案的，要热情接待，及时调阅，并办理好档案的登记签字手续，对因工作需要外借的档案（原则上不外借）要及时催回，并及时检查案卷内容有无损坏。 8、负责做好档案立卷部门的指导、监督、检查工作，热情帮助各兼职档案员做好文件的形成、积累、整理、立卷、归档等工作，每年要对各部门进行1-2次业务指导。 9、严格贯彻执行《统计法》及有关统计工作的规章制度 , 按照统计工作规程 , 准确、及时地完成学院各项综合统计工作。 10、负责对学院各类统计报表的汇总、审核、上报。要根据报表的要求，先将指标分解到各相关部门，并给出上报时间。各相关部门对基础数据进行统计，报表由各部门负责人审核签字后，在规定时间内报档案室。档案室及时收集基层报表，并对报表进行逻辑关系审核、汇总，再输入电脑，打印初表，报院办统计负责人审核、签字后送学院分管院长审核。审核完毕后修改报表，打印正表，分管院长签字后，报上级各有关单位。 11、办理学院《办学许可证》的年检或换证工作。根据省教育厅文件精神，将文件要求提供的各类材料，分别布置于各有关部门。如实填写年检或换证的登记表，收集和办理学院章程、学院决策机构成员名单及相关证明材料、学院财务审计报告、办学积累说明材料、房产证、土地证等相关材料。材料齐全后，先将草表送办公室分管主任审核，再报院长或董事长审核。修改、校对装订成册后，送院长或董事长签字，按文件规定时间上报省教育厅； 12、办理学院《民办非企业登记证》的年检和学院情况的变更登记工作。每年3月根据省民政厅的文件精神，将文件要求提供的各类材料，分别布置于各有关部门。财务数据需审计后填写，收集各相关数据、学院年度总结、和需说明的证明材料。如实填写《民办非企业单位年度检查报告书》，材料齐全后，先将草表送办公室分管主任审核，再报分管副院长和院长审阅，最后报董事长审核。经修改、校对装订成册后，送董事长签字。将《民办非企业单位年度检查报告书》和《民办非企业单位登记证书》副本在3月底前上报业务主管单位省教育厅，由