行政档案管理方案.docVIP

******有限公司 行 政 档 案 管 理 制 度 总则 1、为加强公司行政档案管理，充分利用行政资源，发挥档案为工作服务的作用标准化、规范化、科学化，本制度规定了档案保管、借阅、移交、保管年限及销毁等管理要求。并负责借阅档案的审批，保证档案的准确、安全、完整。档案管理人员按照档案的整理要求，负责定期整理各种资料，装订成册,统一编号，并移送档案室统一保管。档案管理人员要严格遵守档案保密制度，对档案的安全、完整负责。负责对档案的管理进行不定期的检查。负责对本制度的执行监督，并负责到期档案销毁的审查。的存放应做到：防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防霉变、防高温。不允许随便堆放，保证档案完整无损。归档范围：凡是本在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料，均应依法归档，文书档案：本年度各部门形成的各种不同形式和载体的文件材料，移交档案室保管。会计档案由财务部门立卷保管。设备档案：按同一设备仪器名称，含设备购置合同、说明书、安装、调试、验收记录等文字材料，收集整理。设备投入使用后及时移交档案室保管。声像档案在每项工作活动完毕后整理移交档案室保管。实物档案：所获荣誉奖品、铜牌等按时间顺序。归档的文件材料按照文件材料的形成规律及其内在联系，进行分类、立卷，使案卷能正确反映出工作活动的真实情况，便于保管和利用。归档的文件材料一般一式一份。重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数。凡归档的文件材料，其制作材料必须利于长期保存，同时要保证图样清晰，字迹工整耐久，签署完备。禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。各部门将文件材料和案卷向档案室移交时，应编制移交一式二份，经交接双方核对签字后，各留一份，以备考查。本公司内部人员借阅档案。经部门领导批准后，可直接到档案室借阅，档案保管人员应及时提供。外单位人员因公需要查阅档案时，应持有查阅人身份证件，经负责人批准，报批准，方能由档案管理人员接待查阅。同时，档案管理人员应详细登记查阅人的工作单位、查阅日期、档案名称及查阅理由。档案一般不得带出室外。如有特殊情况，需要带出室外复制或借出本公司的档案，必须，经负责人、批准，同时在《档案借阅登记》上进行登记，注明借阅用途、归还时间。《档案借阅登记》查阅或借阅档案的人员不得档案涂画、抽换。档案保管期满需要销毁时，由档案管理人员提出销毁意见，编制《档案销毁》，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，档人员应将档案销毁附注在其保留文件上，并注明部分销毁之日期。在档案上涂画、拆封。本制度由起草经批准发布。本制度自。附录1 行政档案移交登记表 送交部门： 送交日期： 序号 文件名称 文件内容描述 备注 交件人签名： 收件人签名： 附录2 行政档案存档登记表 日期 文件名 送存部门 送存人 立卷号 备注 附录3 行政档案借用申请表 申请部门： 申请日期： 借用档案名称 借用档案数量 用 途 使用时间 原(复印)件 总经理： 部门负责人： 申请人： 附录4 行政档案借阅登记表 日期 文件名 档案号 借阅人 归还日期 备注 附录5 行政档案销毁登记表 日期 文件名 档案号 执行人 备注