行政管理方案7838869.docxVIP

制度名称行政管理制度编制部门综合部版本号A/0制度编号HK/G-ZH-03-2017行政管理制度XX公司二O一七年四月七日 第一章 办公用品和基础设施管理1.1职责（1）综合部负责公司办公用品、基础设施和工作环境的归口管理，同时负责维护、保养办公区域和公用区域的基础设施，其具体工作由行政助理负责。（2）各部门负责本部门所用基础设施的日常使用和工作环境的日常管理。（3）行政助理须建立和登记办公用品台账，设定领用标准，同时应设立《办公用品领用记录表》，于办公用品领用时按领用部门分别登记，以反映其领用状况，并于月底记入相关部门费用。1.2办公用品分为低值易耗品、耐用品二类（1）低值易耗品有A4纸、铅笔、胶水、大头针、图钉、笔记本、复写纸、便条纸、信纸、打印油、原子笔、书钉、签字笔、白板笔、涂改液、电池等。（2）耐用品有剪刀、美工刀、订书机、大型削笔器、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算器、印泥等。1.4办公用品的购置、发放及领用（1）各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，于每月5日前提报《办公用品申购单》报综合部行政助理，由行政助理汇总后报综合部经理批准后采购。（2）行政助理根据批复后《办公用品申购单》实施采购，保证最优性价比。（3）各部门经办人在领用办公用品时应在《办公用品领用记录表》上签字，经行政助理审核后按标准发放。办公用品一次性领用金额达到100元的，须经综合部经理批准。（4）新进人员到职时由用人部门提出申请领取办公用品。（5）耐用品应限定人员使用，如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。1.5办用用品的交接与收回（1）员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品的交接。（2）移交人需列出物品清单，经所在部门经理确认后由行政助理予以接收。1.6基础设施的管理（1）基础设施主要包括：办公场所、生产场所；机械设备、测量计量设备、检验试验器具等过程设施设备；办公设备、通讯设备等支持性服务设备。（2)公司的所有设施由行政助理设立管理台账,定期进行盘存和更新，按照《基础设施和工作环境管理规定》进行管理。 第二章 印章管理2.1总则2.1.1综合部负责公司层面所有印章的统一管理，并按规定办理相关业务，同时指导各部门按规定使用印章,其具体工作由综合部行政助理办理。2.1.2本规定所指印章是指公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章、发票专用章、部门章、检验章等部门专用章。2.2.3银行盾（包括制单盾、审核盾和主管盾）、税控盘、开票盘、地税盘、公税金盘、付讫章等财务专用工具也参照印章管理规定执行。2.2 印章的刻制和启用2.2.1公司印章的刻制由综合部行政助理提出《刻章申请单》，报综合部经理审核和公司总经理批准。2.2.2 印章的刻制、形体和规格等，按国家规定执行。2.2.3印章在启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。在正式启用前由综合部下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。2.3印章的保管2.3.1公司公章、合同专用章和总经理指定的印章由综合部行政助理负责保管和按规定使用。2.3.2财务专用章、法定代表人印章、审核盾、主管盾由财务负责人负责保管并掌握使用。除正常的财务工作需要用章外，其他事项的用章必须报请公司总经理批准后方可使用。2.3.3发票专用章由财务部会计负责保管并掌握使用。2.3.4制单盾、税控盘、开票盘、地税盘、公税金盘、付讫章等财务专用工具由财务部出纳负责保管并掌握使用。2.3.5部门章由各部门负责人指定专人保管。2.3.6各部门须将印章保管员的名单报综合部备案，综合部应建立印章保管记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、保管人、启用日期等。2.3.7印章保管必须安全可靠，加锁保存，不可私自委托代人保管。有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。2.3.8印章移交须办交接手续，签署移交证明，注明移交人、接收人、监交人、移交时间等信息，在移交过程中由综合部行政助理负责监交。2.4印章的使用2.4.1印章的使用范围（1）凡属以公司名义发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章。（2）凡属合同类的加盖公司合同专用章。（3）凡属财务会计业务的加盖财务专用章、发票专用章、法人章或用银行盾。（4）凡属部门业务范围内的加盖部门章。2.4.2印章的使用程序（1）需盖公司公章的，用章人须填写《印章使用签批单》报所在部门和综合部经理审核并报总经理批准后方可盖章。属常规性、一般性的表格、函件，如规范性的各类报表等，由综合部经理审核后便可盖章。（2）需盖公司合同专用章的，用章人填写《印章使用签批单》报所在部门和综合部经理审核并报总经理批准后方可盖章。但采购部需盖公司合同专用章的，印章保管人凭总经理已签字的采购申请单即可盖章。（3）需盖