财务手册之合同管理方案.docVIP

第六章 合同管理 合同分类 根据合同是否涉及收支款项，把合同分为收入合同、支出合同、合作合同三大类。 一、收入合同：涉及公司收款的合同。按类别划分为：挂牌服务合同、信息发布合同以及增值服务合同。 挂牌服务合同：包括典指、活动、MLS、地图业务签订的合同； 信息发布合同：包括在线信息发布、线下信息发布等签订的合同或发布排期表； 增值服务合同：包括网站建设、顾问服务、网站联盟、项目咨询和策划业务签订的合同。 二、 支出合同：所有公司需要支付款项的合同。例如租赁合同、采购合同等。 三、 合作合同：没有约定具体金额或具体信息发布排期的框架合同，公司经营管理合作以及双方资源互换、频道交换、友情链接等业务签订的不涉及款项收付的无款合同。 合同编号规则作如下设定： 一、常规合同编号：城市+（公司代码）+集团代码+年月+合同类别+序号 二、变更合同编号：原合同编号+（-序号） 合同订立 收入合同：所有涉及收入款项的都必须签订合同；无合同收款的要遵守相关业务集团或业务单位的特别规定。支出合同：支出款项金额大于1万元的都必须签订合同，1万元以下的支出必须有发票； 合作合同：所有的框架合作及其他合作必须以书面形式订立合同。 　合同的拟定须使用公司法务部拟定的统一合同格式文本，不得少于《合同法》第十二条规定的八项实质内容（当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、金额、价款或报酬、履行期限地点和方式、违约责任、解决争议的办法）。按照客户要求使用对方合同文本的，需要遵照本管理制度的合同审查制度进行合同审查。 合同审查 合同须参照合同审批权限表进行逐级审批，合同管理员需要对合同是否已经充分审批进行复核，依据合同签字/合同审批系统审批记录/合同审查表合同方可签署。 收入合同审查权限参照《各集团收入合同审批权限表》。 支出合同审查权限参照《各集团财务活动审批权限表》。 合作合同：框架合同参照相同金额收入合同的审批权限；资源互换合同根据互换的资源价值参照相同金额收入合同的审批权限；战略合作合同须经由法务部负责人、所属集团总经理和CEO审查批准。 　合同涉及技术投入的，应当进行技术审查，包括技术本身的科学性、先进性和有效性，技术服务的完整性等。技术审查由首席技术官负责。 各公司办公室租赁合同均需经由总部行政部门负责人审查、批准。 合同签署 合同签署前要按本管理制度的合同审查规定获得批准，方能签署。 我方的合同签署人必须是中规定职位的人员 合同签章及档案管理 合同专用章及合同档案管理机构为财务部合同管理部门。 各公司任命专人担任合同管理员，接受财务部的指导，负责本单位的合同管理工作。 各公司总经理是合同管理第一责任者，合同管理员是合同管理直接责任者。 合同盖章签出操作规范如下： 第一步　业务部门持合同完成相应审批、签署手续后，由合同管理员根据相应审批权限进行审核之后进行EAS合同管理系统录入、合同编号、合同登记本登记； 第二步　业务经办人持编号后的合同到公司合同章（或公章）管理人员处盖章； 第三步　业务经办人复印一份已加盖我方印章的签出合同给合同管理员。 合同收回操作规范 第一步 业务经办人在合同双方签署完毕三日内将合同原件及附件一并交合同管理员，作废的合同原件同样要全部交回合同管理员存档。 第二步 合同管理员登记EAS合同管理系统收回记录，在合同原件上足额粘贴印花税票（印花税的交纳办法遵照公司注册地的地税规定）后归档。 注意1、每一份合同档案包括： （1）合同原件两份，合同复印件一份。 （2）需要审查的合同，附《合同审查表》等审查单据，通过系统审批的合同左上角登记合同审批号。 （3）对方当事人的企业法人营业执照及有关资信材料的复印件；如果对方为个人的，身份证复印件 （4）双方履行签约权的《授权委托书》。 注意2、公司房屋租赁合同在签订时，我方要保留两份原件，一份由地方保存（加贴印花税）以便日后使用，另一份原件（不必贴印花税）寄至总部存档。 注意3、要求业务部门自己保留一份合同复印件，以备销售人员自己使用。 合同的归档规范 一、所有合同以法人公司为单位按年度进行归档； 合同归档时按收入合同、支出合同、合作合同进行分类立卷； 收卷的合同按合同编号进行排序，以EAS合同台帐作为卷内目录； 合同保管及入库操作规范 一、签出时的1份合同复印件： 1、外地每周五将上周五至本周四签出的收入合同复印件寄给总部合同管理专员；北京地区每天早上将前一天签出的收入合同复印件交给总部合同管理专员；邮寄交接要求见《签出件清单及规范》。 2、总部合同管理专员将以上收入合同按法人公司整理归档至财务部共享合同档案库。 二、收回时的1份合同复印件：各位合同管理员按照法人公司及合同号自己在当地保管。 三、收回时的2份合同原件： 1、外