档案管理制度11.doc

档案管理制度 为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。为保证印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护集团利益，杜绝违法行为的发生，特制定本制度。 档案管理制度 1、 档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。 2、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，措辞规范，表达无歧义。 3、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的电子、书面记录，以备查阅。并存入专门的档案文件柜保管。 4、 文件的审核、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由行政管理中心负责。 5、 各部门上报下发正式文件的权利主要集中在行政管理中心，一律不得自行向上、向下发送正式文件。 6、 各部门需要向下或对外发文的文件由各部门自行起草，行政管理中心负责审核，由总经理签署拟稿后，方可正式打印、签发。 7、 所有下发文件必须填写《发文登记表》附表一，所有文件原稿均由行政管理中心分类存档备查。 8、 凡寄至公司的文件、传真等，由行政管理中心签收并做好相应记录，分发至所属部门。 9、 机密文件由行政管理中心主管保管，行政管理中心人员对一般性文件进行分类管理。 10、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，填写《借阅单》附表二，对有密级程度的文件，需行政主管审批，总经理批准后方可借阅。 6、 各部门需借阅相关档案，须由行政部主管签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制。 11、 行政管理中心人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。 12、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，存档备案。半年一小清，年终一大清。 13、 根据存档时间及存档的必要性、时效性和保存的价值性对文件进行销毁，需上报行政主管签字批准后进行处理。 14、 行政管理中心负责人为第一责任人，若发现文件丢失，必须查明原因，如实向集团领导汇告，若未查明原因，则由行政管理中心负责承担。 15、 违反以上规定者按照相关规定予以惩处。 第二章 档案管理制度 4、 所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。 5、 坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。 5、 档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。 6、 档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。 第三章 印信使用和管理办法 1、集团印章刻制均须报总经理批准，由行政办公室凭集团介绍信统一到公安机关办理刻制手续。 2、印章的形体和规格，按国家有关规定执行。 3、选用国际、国内先进、适用的质料和种类。 4、下属企业和部门的根据需要可以申请刻制内部或对外用章，但须经总经理批准方可刻制。 第三条 印章的启用 1、新印章要做好戳记，并留样保存，以便备查。 2、印章启用事先须发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。启用印模应用蓝色印油，以示首次使用。 第四条 印章的保管、交接和停用 (一)集团各类印章必须有专人保管。 1、集团的正式印章、专用印章、钢印、手章应指定行政管理中心保管； 2、各部门、中心印章由各部门指定专人负责保管； 3、印章保管须有记录，注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。 (二)印章保管必须安全可靠，须加锁保存。特制印章要放在保险柜。印章要放在办公室，不准委托他人代管。 (三)印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及进汇报，配合安保部门查处。 (四)印章移交须办理手续，签署移交手续证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。 (五)有下列情况，印章须停用： 1、机构变动机构名称改变； 2、上级部门通知改变印章图样； 3、印章使用损坏； 4、印章遗失或被窃，声明作废。 (六)印章停用要提出处理办法，并报经领导批准，及时将停用印章送制发机关封存或销毁，建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。 第五条 印章的使用 (一)使用范围。 1、凡属以集团名义对外发文、开具介绍信、报送报表签订协议等一律加盖集团印章； 2、凡属集团内部行文、通知，使用集团内部印章； 3、凡属部门业务范围内加盖部门印章； 4、凡属合同类的用合同专用章； 5、凡属财务会计业务的用财务专用章。 (二)使用印章，一律实行审批制度。凡经领导批准方可盖印，其权限分级掌握，使用哪级印章，由哪级领导批准，并由其负责。凡不符合用印需要的，均应拒绝盖印。用印人填写用印登记簿，领导在该表上签批。 (三)使用印章，一律实行登记制度，注明用印事由、数量、申