试析水利工程档案的收集及利用管理姓名：张林堂。单位：泰兴市姚.docVIP

浅析水利工程档案的收集及利用管理 摘要：近年来，我国的水利工程事业发展十分迅猛，加强水利工程档案的收集及利用管理的研究是十分必要的。本文作者结合多年来的工作经验，对水利工程档案的收集及利用管理进行了研究，具有重要的参考意义。 关键词：加强；水利工程；档案管理；措施 　　一、水利工程档案的重要性 　　1、水利工程建设产生的档案材料种类多，形式多样，如文字、图纸、声像等；且具有分散性，产生于多个部门、单位或个人；同时具有联系性，往往如设计变更、预算编制、变更审核等一系列产生的文字、图纸、声像材料，都是为了完整地说明一个事件，是围绕着水利建设这一专业活动先后形成的，是不可分割的。 　　2、水利工程档案产生于整个水利基本建设全过程，是从项目提出、可行性研究、设计、招投标、施工、质检、监理、试运行到竣工验收等过程中形成的。故此其档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，必须将其纳入工程质量管理程序，并要与工程进度同步，确保完整性、准确性、系统性。 3、水利工程档案作为工程建设活动的真实记录，产生的大量科技、施工、管理文件材料和图纸等各种类别、各种载体的档案材料，经过收集、整理、归档后将形成有价值的系统信息资源。它为本工程的运行、管理、维护及日后的改建、扩建提供依据，也为其它工程的建设提供重要参考价值。 二、水利工程档案的特点 （1）分散性。水利工程档案包括工程在立项、审批、地质勘察、可行性研究、设计、招（投）标、施工建设、工程质量监督、竣工验收等工作中形成的报告、批复、标书、合同、图纸、日志、备忘录、协调文件、领导视察或检查情况等各个方面的文件材料。这些文件材料形成并分散在工程项目管理主管单位、设计单位、勘测单位、一个或几个施工建设单位等诸多部门，有些甚至还分散在一线技术人员手中（如施工记录等），这种情况导致了档案资料在形成来源上的分散性。另外，水利工程建设周期长，文件材料形成的时间也较长，材料比较分散，容易导致档案资料不全，因此，平时必须对资料认真收集、积累、保存和归挡。 （2）成套性。水利工程是按阶段进行的，其文件材料是根据各个阶段的工作任务和不同内容逐步形成的，虽然形成于工程的不同阶段，但并非独立存在，各个阶段的文件材料都是下一阶段工作的基础和依据，起着承前启后的作用。因此，不同阶段形成的文件材料，既有明显的专业划分和不同，又有密不可分的有机联系。它们都是以一项水利工程为对象，共同记述和反映该项水利工程从立项到竣工验收以及维护、管理的全过程。从这个意义上来讲，这些文件材料经过整理归档后就组成了一套完整、准确的档案组合体，缺一不可，显现了极强的成套性。尊重成套性也是水利工程档案管理的一条重要原则。 三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证 　　建立档案管理网络，加强对档案工作的集中统一管理是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证。提稿案卷质量的具体措施如下： 1.成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由主管档案工作的领导全面负责对档案室配备专职档案人员，在各业务部门指定专人担任兼职或专职档案员。 2.设计出可使用的档案管理信息管理软件，将输入的数字档案信息进行分类排列和编目，实现档案数字化，信息组织与管理的有序化。 3.建立健全档案管理的各种规章制度，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明。 4.建立科学的归档制度，归档时应对文件进行全面、认真的检查，在内容方面检查归档的文件是否齐全完整。无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门，都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。 四、加强水利工程档案的收集及利用管理工作的措施 　　1、高度重视，落实领导责任制 　　水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。各级水利工程建设管理部门领导要对工程档案工作给予足够的重视，落实领导责任制，将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中，成立档案工作领导小组，明确分管档案工作领导和落实专人管理，统一协调档案管理工作，保证工程建设和档案管理同步进行，确保水利工程档案工作的正常开展。 　　2、 健全制度，认真履行职责 　　要建立健全档案管理制度, 无论是工程各阶段还是各工程参建单位，都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。各级水利工程建设管理部门应积极配合档案业务主管部门，认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好水利工程档案工作。项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。水利工程项目法人应配备相应人员负责工程档案工作，档案人员对各职能处室归档工作具有监督、检查和指导职责。勘察设