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浅谈控制采购成本的策略 期供稿文/贺佃斌[导读]采购谈判时采购商与供应商之间所进行的贸易谈判，是采购的一项重要工作，也是贺佃斌 He Dianbin（山东省科学器材供应服务站，济南 250014）摘要：通过对大量复杂采购活动进行分析，企业管理者发现采购环节存在着很大的利润空间，通过正确的运作和管理，可以降低企业的生产经营成本，大幅度提高企业的经济效益和综合竞争力，实现企业的可持续发展。关键词：采购制度；采购成本；内部控制中图分类号：F275.3?????????? 文献标识码：A??????? 文章编号：1006-4311（2010）02-0088-02??????? 0? 引言??????? 随着中国逐步融入全球经济体系，我国企业面临的竞争越来越激烈。在影响企业发展的众多因素中，采购成本的比例往往在50%以上，所以在经济发展迅猛的当下，我认为控制好采购成本是使企业能够较好运转的首要环节。　　1? 建立、完善采购制度　　俗话说没有规矩不成方圆。严格、完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动，保证企业生产经营正常所需、及时供应，提高企业经营管理效率、杜绝部门之间扯皮、推诿，而且能规范采购人员的日常行为，防范在采购人员同供应商打交道时“暗箱操作”和“小动作”等舞弊行为。所以我认为采购部门也应像会计部门一样有严格的制度。??????? 1.1 采购谈判??????? 采购谈判时采购商与供应商之间所进行的贸易谈判，是采购的一项重要工作，也是采购取得成功的关键。??????? 1.2 采购计划??????? 它是企业生产经营计划的重要组成部分，是企业根据自身生产经营能力、市场供需状况等，对计划内的物料和其他物品的采购管理活动所做的预测。??????? 1.3 订购合同　　采购合同是采购关系的法律形式，对于确立规范有效的采购活动、明确采购双方的权利义务关系、保护当事人的合法权益具有重要意义。采购合同中的关键事项：　　第一，交货价格和条件。通常购买者会坚持通过竞标或谈判达成固定价格，并对这个双方都可以接受的价格明确定义。　　第二，付款条件。付款方法以供应商的履约情况为基础。如当工作完成时，付总款的80%，其余20%的款项在客户完全肯定设备确实已经正常运转时支付；如果购买的是服务，则当供应商满足了用户要求时予以支付。??????? 2? 建立完善的采购流程　　一般来说，采购部门需设置采购总负责人、询价员、采购员和库管员等几个岗位；采购总负责人全面负责材料的采购管理，依据材料需用计划和岗位目标责任成本的管理规定等，制定并执行采购计划，协调并充分利用内部资源，最终高效率低成本地采购到所需物资；询价员主要负责查询市场中所需物资的信息，书面提供给采购负责人和采购员，同时进行文档的存档管理；采购员的职责是以指定的价格和数量执行采购任务；库管员的主要职责是按标准验收材料入库，材料入库后，合理规划存放和使用，尽可能的减少储存成本及所占空间，做好库房的管理工作。另外需要定期盘点，如发现存货短缺，及时报告给总负责人。??????? 3? 合理选择供应商??????? 3.1 询价　　一是制作询价文件。采购询价文件是供应商报价的依据，一个完整、正确的询价文件可以帮助供应商在最短的时间内提出正确、有效的报价。因此，供应商编制一个载有足量信息的询价文件是正确询价的首要条件。??????? 3.2 招标选择　　它的首要工作是要准备一份合适的招标书，其次是要建立一个合适的评标小组和规则，再者是要组织好整个招标投标活动。招标活动的另一个关键环节组织评标，能否选择一个好的供应商，关键就要看评标活动的具体操作。做好评标，要组织一个好的评标小组，拟定一份好的评标规则，更要组织好评标活动。??????? 3.3 建立供应商档案　　对企业选定的供应商要建立档案进行管理，及时掌握各供应商的声誉、资信等情况。供应商档案除有对供应商编号、详细地址和联系方式外，还应有历史交易记录、现行设备与技术力量、财务状况、品质评级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。??????? 3.4 建立良好的合作关系??????? 大家都很熟悉的麦当劳和他的供应商有很特殊的关系，他们没有合同协议，在他们看来协议只是一张纸，麦当劳选择供应商的标准是诚信放在第一位。上海华联麦当劳有限公司陈总经理说：“他们的供应商都是按要求保质保量按时送货，从来没出过差错。”??????? 4? 加强对采购人员的职业道德，进行绩效考核　　社会在发展，时代在进步，权势和地位悄悄的成了社会的老大，虚荣让人变得现实、庸俗、利欲熏心，个人素质在当下显得尤其重要，许多公司在招聘人才时，往往把个人素质和其专业水平看的同等重要。采购人员需具备的素质：??????? 4.1 思想品德素质　　采购工作没有固定规则可循，采购行为的稽查