时间管理(万20060719A).pptVIP

課 程 大 綱 一、認識時間管理 二﹑時間管理的理論演進 三、時間管理的基本原則 四、時間管理的陷阱 五﹑如何跨越時間陷阱 六﹑時間管理的技巧與方法 你最后悔的是什么? 美國著名時間管理專家尤金? 葛里斯曼曾對數百人提出過﹕要是你今天就去世﹐你最后悔的是什么? 你最后悔的是什么? 72%的人---后悔年輕時不夠努力﹐以致事業無成。 67%的人---后悔年輕時選錯職業。 63%的人---后悔對子女的教育不夠或方法不當。 58%的人---后悔鍛煉身體不足。 有趣的是﹐只有11%的人后悔沒賺到更多的錢。 ------調查60歲以上的老人 我們無法管理時間,我們只能管理自已與時鐘的關係,這需要組織與架構。 4.組織你的辦公桌及辦公室,提升工作效率。 你可以這樣清理你的辦公桌: 挪出一段時間專門來整理你的辦公桌。 可以將這個時間再分成幾個小段,每小段專心清理一個抽掘或桌面。 與工作毫無關連的書籍雜物等,都應該立即清掉。 一年半載內不會再用到的東西,考慮把它扔掉。想一想,扔掉這個東西最壞的結果是什麼?如果沒什麼大不了,就別猶豫了。 運用5S技巧－－整理、整頓、清掃、清潔、教養。 把你的辦公桌與辦公室當作一個工作站: 辦公桌如果面對窗戶或走道,往往容易分心,最好的方位是既可以掌控全場,也不會有人常常走過你面前,還可以有空間擺放其他辦公家具。 每天要用到的東西,放的位置愈靠近座位;不是每天要用的,可以集中到較遠的角落去。 將出、入、檢討之用的文件分別以不同的抽屜檔案或籃子收集,一收到文件就加以分類,有效縮短文件傳遞的時間。 不管理好自己的文件,你就會被它們淹死。由你桌上的光景即可看出是你還是它們贏了。 5.進行充分的授權,將工作分配給部屬、助理或秘書。 找出哪些工作可以授權他人去做。 將工作交給能處理得最好的人。 信任對方,尊重對方。 清楚說明你對工作的要求、方式與時間限制授權不是推卸責任,你一樣要負起追蹤的責任 秘書或助理不是花瓶,你應該和他們相互信賴,建立團隊工作紀律,發展出合作關系。 每天固定時間與他們討論工作內容,讓他們熟知你的目標、優先順序及渴望,清楚知道你要什麼。 鼓勵他們分擔更多的責任,並允許他們發展自已的行事風格,可以做決定,而不是當你的影子。 給予充分的支持、認同與尊重。 成功的主管奉行兩個原則:在擁有必要資訊與判斷基礎的最底層下達決定;直接向你負責的人應該提出答案,而不是問題。 6.活用記事本管理時間 找一本口袋大小的記事本帶在身邊： 記事本裡最好有常用電話號碼、待辦私人事務、待辦公務、日期約會欄及雜記欄。 列出待辦事項，可以分為每天、每週或未來數週。 把預定做的事登錄到預定的時程裡，確定的事項用鋼筆或原子筆書寫，可能有變數的就先用鉛筆書寫。 隨時記錄一些新想到的做法。 達成的項目就划掉，但不要劃得亂七八糟，以免日後要察看會看不懂。 　　 像所有其他的計劃一樣，有效的時間安排最好是在紙上作業。 7.運用有效的方法取得資訊。 如何在短時間內得到最多的資訊？ 在精神最充沛的時候，閱讀最重要的資料。 不斷的學習如何加快閱讀的速度。 與對同一領域有興趣的人分擔資訊收集的責任。 養成隨身攜帶閱讀資料的習慣。 養成在等待的時候閱讀的習慣。 要求部屬在文件上做摘要。 鎖定你真正需要的資訊，避免因資訊氾濫而無所適從。 閱讀前先了解自己的目的。 有選擇性的閱讀，如果沒有很多時間，可以只選擇一份綜合性的報紙。 先讀標題。 讀一讀就停下來思考，並將所讀的內容濃縮成大要。 想保留某一段資料，可以在文章的角落立刻註記並剪下來歸檔，並將其他部份丟棄。 　　　有效的管理者生活在現在，但卻將眼光集中在未來。 8.改變拖延的習慣，即時行動 終結拖延的六個方法： 問自己：現在最重要的是做甚麼？而非問：我現在最想做甚麼？ 先把最令你討厭、最困難的事解決掉，不要讓它一直困擾你。 將工作分解成幾個較小的部份，讓工作容易進行。 不要等所有資料都到手才開始工作，有甚麼就做甚麼。 找出自己拖事情的方法，例如聊天、喝咖啡等，規定自己某段時間內禁止做這些事。 設定誘因激勵自己準時不拖延。 　　 無法適當安排時間、累積工作的結果，只會造成心裡產生慌張感而已。 9.技巧的對待訪客，讓時間的控制權在自己手上。 儘量少在自己的辦公室接待訪客，最好使用訪客接待室。 開宗明義即引出訪客的目的，保持公事公辦的態度和語氣。 不要以茶點或咖啡款待未經約定的訪客。 坐在椅子的邊緣，將全部的注意力投注在訪客身上。 可能的話，明確的時間限制，放一個你和訪客都能察覺到的時鐘。 儘量使用肢體語言，如闔上筆記本、整理桌上的文件，或將