商务拜访礼仪说明讲解教学教材.pptVIP

如何迎接？ 问候、欢迎； 经客人同意帮客人提行李 为客人开、关车门 到达目的地后将客人引入接待大厅 疑问？ 客人如何上下车？上车后接待人员与客人分别坐哪 个位置？ p145 乘车 类型 开车人 前排座位 是否可以 空着 尊卑 座位 中后排 座位 的坐法 相 同 点 轿车 主人 专职 司机 吉普 车 主人/ 专职 司机 1.迎接客人 2.安排生活 3.协商日程 安排客人的食宿原则：客随主便 告知就从那的时间、地点；介绍宾馆的设施 及宾馆附近的公共设施；待客人在住处洗换 后带入就餐或会面他人等 1.迎接客人 2.安排生活 3.协商日程 派代表与客人协商活动日程，后将确定的时 间、方式、内容等通知各部门，通力合作 4.组织活动 5.听取意见 6.安排返程 检查团的活动组织： 相关部门准备好文件和材料，汇报工作 考察团的活动组织： 接待人员必须熟知本单位情况，介绍情况和 回答问题；活动形式可包括会餐及各种娱乐 活动等多种；提前告知客人第二天的安排 4.组织活动 5.听取意见 6.安排返程 安排单位领导与客人会面，听取客人的意 见，尤其是上级部门的意见 4.组织活动 5.听取意见 6.安排返程 会议通知：上级对下级、组织对成员或平行单位 之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的 应用文。 文种、种类、内容 具体内容： 召集人的姓名或组织、单位名称，会议时 间、地点、会议主题及与会者、会务费、应 带的材料、联系方式等。 注意：通知后要附有回执 有外地的参加者时，要附有会议地点和住宿宾馆的 线路图。 会议日程：会议活动在会期内每天的具体安 排，是人们了解会议情况的依据。 形式：表格、图文 发布时间：会前15---30天内邮寄或发邮件 会前由于特殊原因若要更改已经发放的通知，应及 时通知客人 案例：请柬发出之后 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表 彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在 请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到 礼堂开会。 一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询 问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会， 某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志 感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么 不重新通知? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员 工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得 联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点 写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得 礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地 点。 但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通 知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但 造成的不良影响也难以消除。 问题讨论： 这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？ P131 通知 对照会议通知的种类、内容等分析该通知： 1.该通知属于哪一类通知？ 2.通知的内容有哪些？ 3. 该通知发送的最低期限是什么时候？ 4.回执的作用？ 会议前的准备 一 1.根据会议规模，确定接待规格 2.发放会议通知，安排会议日程 3.选择会场 大小适中： 避免拥挤和松散 地点合理： 临时会议会场可定在与会人员集中之地 长会议会场可定在靠近与会者住所之地 附属设施齐全： 检查照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录 音 会议前的准备 一 会议的位次排列 二 会议进行中的服务礼仪 三 会后服务 四 会议接待礼仪 P136根据表格，比较小型会议与大型会议的 不同： 定义、主席台与其他席位的设置、排座方式 补充知识：会议主席台座次的安排 ★当领导人数为单数时： 主要领导居中，2号领导在1号领导左手位 置，3号领导在l号领导右手位置。这个没有争议。????????????????????????????????? ? 2004.9.16—2004.9.19 ★领导为偶数时： 1.领导人数等于2时： 2.领导人数大于2时： 第一种摆放桌签方法：1、2号领导同时居 中，左为上，1号领导偏左，2号领导在1号领 导右手位置，3号领导依然在l号领导左手位 置。根据左为上的说法。 第二种摆放桌签方法：1、2号领导同时居 中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领 导依然在l号领导右手位置。 第十六届中央政治局常委： 胡锦涛、江泽民、吴邦国、温家宝、 贾庆林、曾庆红、黄菊、吴官正、 李长春、罗干 会议座位与合影的位次安排要求是一样的 第三种摆放桌签方法：在具体排座次时可以 根据当地的习惯顺序排列。会议主席台领导 为偶数时的座次排列，有两种截然不同的方 法(均指面向观众时)： 8 6 4 2 1 3 5 7或7 5 3 1 2 4 6 8。两种方法没有正确不正确之分， 只是各个地区