办公室自动化内化服务之思考-财金资讯股份有限公司.PDFVIP

辦公室自動化內化服務之思考 │專題報導 辦公室自動化內化服務之 思考 陳國來∕財金資訊公司研發部辦公室自動化組組長 的需求，採用再生紙，仍可持續達到少紙化、 一、前言 節省組織管理支出、符合環保、永續保護生存 回顧 1980 年代，辦公室自動化（Office 環境－地球的目的。 Automation ，簡稱OA ）軟體尚未成熟與普及， 隨著電腦科技的演進，全球資訊網際網路 文書或資料處理人員使用個人電腦，僅以簡單 連線架構完備，辦公室軟、硬體產品日益成熟 的文字編輯軟體進行文書編輯、公文繕打、文 與多樣化等，間接促進組織採用各式現成辦公 件製作等，並以印表機列印出之紙本文件進行 室軟體或協同工具軟體，完成日常須費時處理 組織內部簽核作業；或使用簡單的試算表軟體 或例行性資料處理作業，進而產出有用的資 協助計算組織的營業收支、產出報表或進行人 訊，以協助主管決策參考，提升辦公效率。 事薪資等攸關組織或員工績效管考的作業，可 本文茲就組織進行辦公室自動化後，如何 以滿足小型組織的日常辦公作業所需。後於 引進或強化服務內容，進行探討。 1990 年代，辦公室自動化軟體日漸成熟，組織 二、辦公室自動化內化服務的內容 業務服務範圍擴大、業務量增加、員工數成長 以後，為維持或強化組織體質、提升組織競爭 透過組織入口網的建置，組織的運作模 力與降低人事成本等，引進辦公室自動化軟體 式，由以往的單人單機作業，演變為可同時支 協助相關事務作業，已屬常見的做法。 援多人透過區域網路連線連接至網站，進行協 辦公室自動化目標為無紙化，依維基百科 同操作的模式。辦公室作業電子化後，簡化了 （自由的百科全書）對「辦公室自動化控制」 紙本文件的備份、保存、倉儲與管理等問題。 之「主條目：無紙化」，界定為：「利用軟體 不管是自行開發或引進產品，皆須內化成公司 程式技術及應用，將辦公室的文書資料或文書 適用的資源，才能有效產生作用，並持續運作； 檔案，做有效率的管理，並結合傳真機、電話 謹以跨行業務結算機構為例，說明辦公室自動 機、影印機、電腦等迅速地處理文書資料或文 化相關內化服務（如圖 1 所示）。 書檔案，以提供承辦人或決策主管參考。」自 (一) OA 作業系統 辦公室作業自動化後，因文件簽核作業改採電 子化流程，減少列印紙張的需求，然而隨著組 1. 提供員工進行溝通、協調、合作平台（如 織業務量擴展，仍有以紙本文件進行文書往來 公告欄、行程管理、電子郵件系統、資訊 .tw  21 專題報導 │辦公室自動化內化服務之思考 分享）的群組軟體； 3. 管理組織內部文件、資訊、檔案、訓練教 2. 管理 24 小時收送電子郵件的系統，包含 材等文件分享平台； 因應個人資料保護法規定，善盡良善管理 4. 管理內部簽核流程，提供跨單位聯繫，及 人之責任，於員工寄送郵件時，審核信件 時發送相關簽核訊息的流程引擎核心輔助 內容是否含有機密或個人資料； 系統。 圖 1 辦公室自動化內化服務內容示意圖 7. 管理評量供應商服務能力的系統。 (二) 管理單位相關系統