采购与付款管理流程(咨询公司).pptVIP

采购验收流程图 分管副总 验收 仓库 到货登记 1 解决方案 备案 质量问题 4 技术部门 提出解决方案 5 入库登记 6 检验 2 检验报告 3 审批 5 归档 8 否 生产部门 采购部门 归档 3 财务部门 归档 3 审核 5 归档 8 归档 8 归档 8 退货 5 退货处理 5 是 否 是 账务处理 7 相关部门：技术部、请购部门 R1 C1 C1 R2 C2 R3 C7 归档 3 归档 3 归档 8 关键风险点 风险描述 关键控制点 控制措施描述 R1 采购物资入库前未检验，影响存货质量 安全，增加采购风险，检验后未出具书面检验报告或检验报告未经存档，无法落实责任，年末供应商评价缺乏依据，影响采购效率及成本。 采购物资入库前，技术部门应对其进行检验，并出具检验报告。 R2 对于存在质量问题，但不至退货的采购物资，未提出合理的解决方案，或解决方案未经严格审核、审批程序，增加采购成本及风险。 由采购部门对存在质量问题但不至退货采购物资提出解决方案（如降价、赔偿），生产部门审核方案是否可行，是否足以弥补损失，审核通过后由分管副总审批。 R3 经审批后解决方案未经存档，无法落实责任，年度供应商评价缺乏依据。 经审批的解决方案需在采购部门、财务部门、生产部门、技术部门存档。 关键控制措施 检验 2 检验报告 3 C1 C1 审批 5 C2 归档 8 C3 流程摘要 流程名称 采购管理流程 子流程 采购退货流程 控制目标 降低资金占用 降低采购成本 关键控制点 退货解决方案 退、换货协议及赔偿协议 存档 管理部门 采购部门 相关文档 文档名称 相关步骤 填写人 复核人 退货解决方案 决定退货后，采购部门与供应商协商，提出解决方案 采购部门经办人员 采购部门负责人 退、换货通知单及赔偿协议 采购部门与供应商确认退、换货通知单及赔偿协议 采购部门经办人员 采购部门负责人 采购退货流程图 总经理 仓库 解决方案 出厂 是否出库 9 相关部门 提出解决方案 3 账务处理 11 生产部门 采购部门 财务部门 退货 2 质量信息 1 办理出 库手续 10 供应商 换货通知单 赔偿协议 6 换货 5 审批 4 确认 7 退货通知单 赔偿协议 6 确认 7 存档 8 存档 8 存档 8 存档 8 退货审批 是 否 是 否 R1 C1 R2 C2 R3 C2 C3 C3 C3 C3 关键风险点 风险描述 关键控制点 控制措施描述 R1 退货方案未经严格审批程序，增加采购成本及风险 采购部门与供应商协商，并根据交货日期等情况确认是否换货，方案经总经理审批。 R2 未与供应商签订退、换货协议及赔偿协议，供应商存在不履行义务风险，降低采购效率 ，增加采购成本。 与供应商签订退、换货协议及赔偿协议。 R3 退、换货协议及赔偿协议未存档，财务部门支付价款及评价供应商无依据，增加采购成本。 经供应商确定的退、换货，赔偿协议需在财务部存档备案。 关键控制措施 审批 4 C1 换货通知单 赔偿协议 6 退货通知单 赔偿协议 6 C2 C2 存档 8 C3 3.办公用品采购 管理流程 流程摘要 流程名称 办公用品采购管理流程 子流程 年度采购计划管理流程 控制目标 提高采购效率 降低资金占用 降低采购成本 关键控制点 使用部门提出需求计划 编制办公用品年度采购计划 初步审核 按照审批权限审核、审批 财务备案 管理部门 各使用部门、综合管理部 相关文档 文档名称 相关步骤 填写人 复核人 年度办公用品采购计划表 根据使用部门需求编制年度采购计划 综合管理部 经办人 综合管理部负责人 年度办公耗材采购计划流程图 计划草案 提出需求 计划 1 审批 经理办公会 各使用部门 编制办公耗材 年度采购计划 2 存档备案 归档 8 审批 7 初步审核 4 备案 9 修改调整 5 综合管理部 财务部门 分管副总 初步审核 4 C1 R1 R2 R3 C2 C3 C3 C3 C4 C4 关键风险点 风险描述 关键控制点 控制措施描述 R1 年度计划制失或制定不准确，导致计划外采购审批频频，降低采购效率。 使用部门提出年度办公耗材使用申请。 综合管理部根据使用部门的需求，编制办公用品年度采购计划草案。 R2 未严格按照授权审批规定履行审批程序，或审批人未尽到审批责任，造成资金占压或是采购成本上升。 财务部门、主管副总初步审核年度办公用品采购计划的合理性、经济性。 总经理办公会审批。 R3 年度办公用品采购计划未在财务部门备案，导致财务审核年度资金预算无依据，年度资金安排失衡，或增加资金成本或形成资金缺口风险。 综合管理部将审批确定的年度办公用品采购计划，及时交财务部门备案。 关键控制措施 提出 需求计划 1 C1 初步审核 4 C3 编制办公用品年度采购计划 2