人事档案统计工作存在的问题与策略.docVIP

人事档案统计工作存在的问题与解决对策 姓名:** 单位：**市统计局 摘要：档案统计工作是整个档案工作的重要组成部分，本文阐述了当前档案统计工作存在的问题及进一步做好档案统计工作的对策，以便更好地加强档案开发与利用。 关键词：档案统计 问题 解决对策 档案统计既是档案工作中一项独立的工作环节，同时也是保证档案工作质量、提高档案工作水平的一种有效方法，在整个档案工作中占有重要的地位。然而，长期以来，人事档案统计工作一直未引起有关部门的重视，而成为人事档案管理工作的一个薄弱环节。 一、我国人事档案统计工作存在的主要问题 从档案管理的经历来看，大致可以分为三个发展阶段，第一阶段主要是手工档案管理方式，它要求档案管理部门参照《档案法》的相关标准，收集与整理各类档案，并进行立卷与归档。第二阶段是计算机辅助档案目录管理方式，主要是以单台独立的计算机形式为主，对档案目录进行管理，并以各类小型关系数据库作为档案目录数据的管理平台。第三阶段是依托互联网络，通过大中型关系数据库作为管理平台，实现对档案目录与部分档案实体的扫描件进行管理。新一代的档案管理将是依托非结构化的海量全文数据库，实现对文字、图片、音频、视频等多媒体档案进行一体化的数字档案综合管理。 目前，绝大部分档案管理仍处于第二阶段管理水平，档案管理部门基本上实现了计算机辅助管理，但是仍停留在目录级管理或目录加档案扫描件管理。这样，无法实现直接从网络上查询、调阅档案，查询效率低；同时，也造成了档案信息的深加工和专题编研困难，档案利用水平较低，而且不重视档案利用信息反馈的现象也比较严重。具体表现为： 1、制度化建设的盲点。长期以来，由于人事档案管理体制的制约，我国现行的人事档案管理仍主要延续着传统的人事档案管理制度与模式。目前，我国人事档案管理体制不尽相同，存在严重的分散性，部分人事档案主管部门疏于对人事档案业务工作的指导，致使人事档案工作业务指导和监督力度不够，规范制度不统一。 2、标准化实施的障碍。统计工作的标准化是档案统计工作顺利实施的前提和质量保证。它主要包括档案统计项目（指标）范围、计量单位及计量方法的科学设定等。然而，长期以来，由于人事档案管理体系尚不科学完善，如何建立人事档案管理体系的分类标准，一直是组织人事部门和业界人士争论的焦点。目前，我国人事档案仍主要由干部档案、工人档案、学生档案、军人档案四大类组成。其中干部档案是主体和核心，受到领导重视，规章制度齐备，管理科学；其他类档案大体按干部档案管理方式进行。但随着国家人事制度改革的不断深入，现有人事档案管理体系已不能适应现代社会发展的需要，许多弊端显现出来，这无疑给人事档案统计项目（指标）的设定带来了不确定性，从而严重地影响人事档案统计工作的正常进行。 3、规范化管理的缺失。长期以来，领导者档案意识弱一直是影响人事档案工作的重要因素之一。而目前，仍有个别领导对人事档案工作缺乏足够的重视，致使有些部门的人事档案或无专人管理，或人员变动频繁，有些兼职人员由于精力有限，疲于应付，原始登记记录和统计台账不完整、不准确，有些工作人员甚至在没有原始记录依据的前提下，用估计代替统计，不但严重影响了统计数据的准确性，还误导了领导决策的制定。 4、局限于档案利用数据统计，不求档案的实际效益。每年年终编制年报时，都存在只统计几个利用数据，如利用人数、利用档案卷（册）数、页数及复印数据数的现象，而不具体分析通过档案信息资源的开发与利用，所获得的社会效益和经济效益。通过统计档案利用数据，虽然也能反映档案的利用情况，但这是表面现象，说明不了档案给社会和经济建设带来的价值和作用。 5、现代化手段的滞后。据调查，现阶段我国绝大多数人事档案管理机构仍主要延续着传统的档案实体管理模式，其工作量大、利用效率低，已远远不能满足新时期人力资源管理的需要。当前，尽管也有部分机构已经开始实行人事档案信息化管理，但由于受资金、设备及人员配备等多方面因素的影响，致使许多人事部门档案信息化建设一直停滞不前，现代化管理手段形同虚设，无法真正为档案管理工作所用。 二、加强人事档案统计工作的对策 1、认真做好查（借）阅登记工作。查（借）阅登记是各馆在档案查（借）阅时必须做的一项工作。在登记时，一要认真负责，按项目一一填写清楚，必须填写的项目不要漏填；二要把查（借）阅档案的利用目的，填写清楚，不可填写的太简单，如“工作参考”等，而应填明作哪一项工作参考，填明具体内容和将起到的作用和效益，这样便于提供实际效益的线索和确定是否必要进行跟踪调查等。 2、建立健全人事档案统计制度，规范人事档案统计管理。目前，我国各级档案部门均已按着国家档案局1999年新修订的《全国档案事业统计年报制度》规定，统一进行各年度的档案统计。尽管人事档案上级主管部门不定