文件管理课件第4章文件整理与归档(1827KB).pptVIP

* * 填写案卷封面 档号，机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目录的编号；案卷号是案卷顺序编号。 全宗名称，即立档单位名称，全称或简称 类目名称，全宗内第一级类目名称，机构或问题 案卷题名 文件所属的起止时间 保管期限 卷内文件总页数 归档号，文书处理部门编制的案卷顺序号 * * 装订案卷 三孔一线 左齐 右齐 下齐 装订前去掉金属物，对存在问题的文件做好补齐页面、修复、折叠等工作。 * * J.1.1-1 J.1.1-2 J.1.1-3 J.1.1-4 J.1.1-5 J.1.2-1 J.1.2-2 J.1.2-3 J.1.2-4 J.1.2-5 J.1.2-6 J.1.3-1 J.1.3-2 J.1.3-3 . . . J.2.1-1 J.2.1-2 J.2.1-3 J.2.1-4 J.2.1-5 J.2.2-1 J.2.2-2 J.2.2-3 J.2.2-4 J.2.2-5 J.2.2-6 J.3.1-1 J.3.1-2 J.3.1-3 J.3.1-4 J.3.1-5 J.3.2-1 J.3.2-2 J.3.2-3 J.3.2-4 J.3.2-5 J.3.2-6 J.3.3-1 J.3.3-2 S.1.1-1 S.1.1-2 S.1.1-3 S.1.1-4 S.1.1-5 S.1.2-1 S.1.2-2 S.1.2-3 S.1.2-4 S.1.2-5 S.1.2-6 S.1.3-1 S.1.3-2 K.1.1-1 K.1.1-2 K.1.1-3 K.1.1-4 K.1.1-5 K.1.2-1 K.1.2-2 K.1.2-3 K.1.2-4 K.1.2-5 K.1.2-6 K.1.3-1 K.1.3-2 案卷排列 一般先按保管期限、再按机构或问题排列，具体根据分类方案。 * * 编制案卷目录 由目录说明、案卷条目、封皮、备考表构成。一式三份，一份留文件管理部门备查，二份随档案移交档案室。 备注 保管期限 页数 年度 题名 档号 归档号 编制方法根据具体情况而定。 * * 文件的组卷与编目 以“件”为单位整理 文件归档 以“件”为单位整理 * * 《归档文件整理规则》 即将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。 是2001年1月1日施行的国家档案局推荐性行业标准，规定了以“件”为单位整理归档文件的方法。 一、特点 * * 简化了整理工作的步骤和内容 适用于计算机和手工两种整理方式 省略了组卷步骤 简化了归档文件的排列 简化了检索项目的填写 简化了装订 二、意义 * * 提高整理工作的效率并节约费用 有利于档案利用工作开展 推动文档一体化进程 减少检索层次，提高检索效率与可靠性 解决了利用与保密需求的矛盾 有利于档案原件保护 便于鉴定工作的开展 三、整理原则 * * 遵循文件的形成规律，在最低一级类目中强调“事由原则” 对不同价值的文件提出不同整理要求 强调“事由原则”等都是为了实现便于保管利用的目的 与组卷基本一致。侧重点有所不同。 四、整理步骤与要求 * * 前期也必须进行划分归档范围、确定保管期限、文件分类等工作。 “件”的划分 一件，是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 一般做法：1、一般每份文件为一件；2、正本与不同稿本；3、正文与附件；4、正文与文件处理单；5、原件与复制件；6、转发文与被转发文；7、来文与复文；8、报表、名册等。 四、整理步骤与要求 * * 用符合档案保护要求的材料将“件”固定和确定下来。 “件”的装订 “件”内文件排序，同组卷。 文件对齐，左上角装订，左上对齐；左侧装订，左下对齐。 文件装订方法，线装、无酸纸封套等。 四、整理步骤与要求 * * 是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序。 “件”的排列 强调事由原则，按事由结合时间、重要程度等排列，体现文件之间的有机联系，方便检索利用。 实际操作：1、同一事由，时间先后排序或重要程度排序；2、不同事由间，按时间、重要程度、事由具有的共同属性等排列。 四、整理步骤与要求 * * 件号是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。 “件”的编号 按序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。 分室编件号、馆编件号两种。 四、整理步骤与要求 * * 以归档章的形式将件号标识在每一件归档文件上。 盖归档章 形成年度 使用符合档案保护要求的字迹材料 位置：文件首页上端居中空白处或其它空白处，以上端为宜。 四、整理步骤与要求 * * 编文件目录 5上海市××关于……… 沪档〔2004〕20号 上海市… 10、 1 2004