ph-02-001 购买采购管理程序-05.doc

程 序 文 件 文件名稱： 采購管理程序 文件編號： PH-02-001 版 次： 05 編 制： 審 核： 批 准： 生效日期： 分發編號： 未經許可 不得翻印 索 引 版本變更狀況 1.0 目的 章節 版本 修訂內容摘要 日期 2.0 范圍 全部 01 新制定 04-05-28 3.0 權責 全部 02 全部修訂 04-06-28 4.0 定義 全部 03 更新文件格式，第二頁 05-02-26 5.0 作業內容 部分 04 定義采購單核准權限等 07-08-10 6.0 相關文件及記錄 部分 05 修改5.2.3采購作業內容，增加6.1、6.2之文件和表單編號，修改附件流程圖。 08-05-30 7.0 附件流程 主 旨：更新文件格式，完善內容 需求單位： 制造部、工程部、品保部、資材部 會 簽 者： 工程部 資材部 制造部 品保部 1.0目的 1.1確保材料、零件、加工品的品質能達到公司的要求。 1.2確保材料、零件、加工品之交期與數量能有效配合本公司生產之需求。 1.3確保材料、零件、加工品能適時、適價的按本司要求供應。 2.0範圍 2.1 對外採購之生產原材料及輔助材料,半成品的國內外採購均屬之。 2.2 機器設備及零配件的國內外採購均屬之。 2.3 公司事務性用具等採購均屬之。 3.0權責 3.1供應商：採購單位。 3.1.1 採購單位依據供應商管理程序 對原材料協力廠商進行評鑑,尋找合格的協力廠商。 3.1.2不定期詢、比、議價降低採購成本,以追求公司長遠之最大利益。 3.1.3協助相關部門對呆滯料、不合格料及賠償事宜的處理。 3.1.4定期與品保部、工程部評核協力廠商。 3.2外包廠：生管單位。 4.0定義 4.1供應商：指原物料、設備零件、事務性用品、外包的協力廠商。 4.2外包商：外發原物料至廠商處加工產品的廠商統稱外包廠。 5.0作業內容 5.1 廠商管理 5.1.1採購訂單開立 採購單位依據申購單位提供經核准的物品請購單,確認品名、規格、數量、交期後選擇合格協力廠商,並對原物料進行三家以上詢、比、議價，經相關主管核准後,根據申購內容輸入采購系統下采購單,經部門主管與最高管理者(董事長)或代理者核准後進行國內外採購作業。 5.1.2交期管理 對原物料採購人員須掌握進料的前置時間,告知相關申請單位，供申請單位開立申購單作參考,實際交期需求單位提出的為準。若廠商交貨不能達成時,應及時將不能達成原因反饋給相關單位,並做采購變更單（交期變更）。按確認交期進行交期管制；若需求單位提出實際需求不合理時,採購單位應及時向申購單位提出並由申購單位進行改善,採購並對其進行跟蹤。 5.1.3交期與內容變動： 採購單確認後,若廠商遭不可抗拒之天災或其他因素導致無法按時交貨時,採購應與需求單位及廠商協商相應之對策,議定新交期並進行管制。如因客戶與工程需求變化,採購人員應開具採購變更單迅速與廠商協調交期與內容更改事宜。 5.1.4 跟催與管制：採購訂單預交日為實際批量交完的到貨日,採購部門須留意並跟蹤材料的進度。 5.1.4.1採購單交期以採購人員與廠商協商後之交貨日為管制基準,應使廠商能如期交貨,如廠商交貨不理想,有逾越交貨日。廠商仍未交貨者,由採購人員以電話或傳真方式進行催交,並依供應商管理程序 實施懲處;不定期與生管、物料單位檢查備料進料、缺料的狀況,有助於交期控制。 5.1.4.2廠商交貨進廠並經品保單位依進貨檢驗管理程序處理,合格產品由倉儲人員辦理入庫手續,經判定退貨者,由採購與廠商協商辦定另一交貨日重新管制。 5.2.2 原物料及半成品承認作業,依據工程的原材料承認作業指導書執行。 5.2採購作業程式 5.2.1國內外之事務性用具和機器設備及零配件採購工作流程(參照附件) 5.2.2請購需求之鑒定:依據生管請購單或其他部門提出雜項、資產請購單,若是新機種,相關單位必須提供所需物料樣品、圖紙、參數、規格、品牌等;所決定之機種、料號、品名、數量、交期、開立採購單並進行採購作業。 5.2.3採購作業 國內、外採購 採購人員依據簽核OK後之生管請購單、雜項、資產請購單需求,尋找供應商進行詢、比、議價作業,經批示後在采購系統中開立採購單進行國內外採購作業 。（參照附件一采購工作流程） 5.2.4 詢價作業 採購人員依既定之規格﹑交期﹑數量及其它交易條件下再根據過去採購記錄及廠商提供之資料,凡第一次進行採購, 採購人員必須進行詢價作業,詢價條件以有信譽、有能力