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基建档案整理 建设项目档案（基建档案）是指从建设项目的提出、立项、可行性研究、勘察设计、招投标、施工、监理到竣工验收全过程中形成的具有查考利用和保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的文件材料。 建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。 整理方法步骤 收集—分类—组卷—装订（或折叠）—编序(件)号或页号—拟写案卷题名—著录—填写封面及脊背 基建档案整理（一、收集） 1、项目文件的形成和积累 项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。 2、项目建设各阶段文件的收集及其责任 ①项目准备阶段 建设单位各有关机构负责收集、积累项目前期文件以及设备、工艺和涉外文件；勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。 实物档案整理1.收集范围 1.1 本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。 1.2 本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等。 1.3 本单位在各种活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等。 1.4 本单位已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模、徽标）。 1.5 本单位在生产、科研活动中形成的具有保存价值的产品样品、标本。 1.6 其它有重要保存利用价值的实物。 实物档案整理2.分类 2.1 按年度分类 将归档实物按形成或获得年度分类。 2.2 按类别分类 将归档实物按问题进行分类。归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。 2.2.1荣誉类包括：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等； 2.2.2纪念品（礼品）类包括：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等； 2.2.3印信类包括：本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。 实物档案整理3.排列 根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。格式主要有如下几种： 格式①：全宗号—实物—件号。 格式②：全宗号—实物—年度—件号。 格式③：全宗号—实物—类别—年度—件号。 实物档案整理4.编号 根据排列方式，编制由全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号等各选项组成的序列号，即编制归档章。并在实物上粘贴项目完整的归档章（见图1）。平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底座。归档章项目包括全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号、参见号。 (全宗号) SW (类 别) (年 度) (件 号) ?(参 见 号)? 实物档案整理4.编号 4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。如无全宗号，则用暂不填写留空。 4.2实物档案代号：用第一个汉语拼音字母标识，即“SW”。 4.3 年度：归档实物形成或获得的年度。采用公元纪年标识，如“2006”。 4.4 类别：分类则填无分类则不填。 4.5 件号:归档实物的排列顺序号。 在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从“1”开始标注。 4.6参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。 实物档案整理5.拍照 归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位相应年度的照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。 实物档案整理6.著录 每件实物都应按分类方案，在GD2000管理软件上著录各项目要素，并打印出归档目录（见图2）和目录封面，将两者订在一起。实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、年度、类别、参见号、备注。 ????? 件号 题 名 （文字说明） 材质 型 制 年 度 类 别 参 见 号 备 注 1 防城港区档案局1990年1月至1993年6月用的作废印章 木 直径40㎜ 1990 文书永久1990-2 实物档案整理6.著录 ６.1 件号：归档实物的排列顺序号，用阿拉伯数字标注。 ６.2 题名（文字说明）：综合运用时间、级别、内容、授予者、接受者、实物名称等要素书写文字说明。 ６.3 材质：实物的制成材料。 ６.4 型制：实物的外形，长、宽、高、直径等外形尺寸,单位用mm。 ６.5 年度：归档实物形成或获得的年度。采用公元纪年标识，如“2006”。 ６.6 类别：荣誉类、纪念品（礼品）类或印信类。 6.7 参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号，如文书永久2002-5。 6.8 备注：注释实物档案除题名外