管理辅助岗位说明书研究生科研秘书-湖南大学文学院.DOC

湖南大学 中国语言文学学院 岗位说明书 编制时间：2017年6月 一、基本信息 科室 学院办公室 岗位类别 管理 岗位名称 研究生科研秘书 二、工作描述（目标） 负责学院科研工作、研究生工作中的各项事务。 三、岗位职责及任务 职责类别 工作任务 工作规范和考核标准 1、招生组织 1.1配合主管院长修改招生简章，组织业务课的命题工作； 1）每年5-6月份填报学院研究生招生计划； 2）根据研究生院下达学院的全日制研究生招生计划数，起草拟定学院招生简章； 3）组织学院教授进行业务课的命题并报送研究生院。 1.2组织初试合格考生进行复试 1）根据学校下达的初试合格学生名单制定复试方案及录取规则；2）组织学院教师进行复试命题；3) 做好复试学生的考场安排；4）组织相关教师阅卷5)做好成绩汇总工作。 1.3上报拟录取名单，调档，并进行登记、审查 1）依据录取原则，确立拟录取名单；2）公示；3）上报拟录取名单；4）调档调档，并进行登记、审查； 1.4发放录取通知书。 根据研究生院的录取名单，领取学生的录取通知书，并下发给学生。 2、学籍和日常管理 2.1办理有关研究生的休、退学手续； 依据学校的研究生学籍管理相关文件，学生提出申请，学院领导批示，到研究生院办理学生的休、退学手续。并公示名单。 2.2办理研究生的奖惩手续；制定研究生管理的相关规章制度。 1）学生奖学金评审； 研究生院下达通知；学院讨论奖学金评审方案并起草文件；下发通知收集申请材料；学院教学委员会评定；学院公示；交学校 。 2） 制定学院研究生管理的相关制度，根据学院实际情况，组织学院学术委员会讨论，在此基础上起草学院研究生管理的相关规章制度。 3、教学管理 3.1配合院领导制定和修改研究生培养计划 1）依据学校下达的招生专业，召集专业负责人拟定研究生培养计划初稿2）协助分管院长召开教学委员会，讨论并修改培养计划。3）送交研究生院培养计划并录入研究生教务系统。 3.2负责编排学院研究生课程表； 1）进系统录入任课教师名单；2）编排并导出课程表；3)核对并调整课表;4）通知老师和学生上系统查看课表。 3.3处理日常上课有关事宜，并配合院领导检查研究生上课秩序和教学计划的实施； 1）日常课程教学过程的管理；2）老师因公出差调课协调并通知；3）日常教学秩序巡视和检查。 3.4负责研究生成绩的管理及归档 1）制定学院成绩管理和试卷归档制度；2）课程考试结束要求老师提交归档材料；3）整理并收集归档材料。 3.5负责组织导师的遴选工作 1）收集申请材料；2）学院教学委员会评定；3）审核材料并公示；4）交学校审批 。 4、学位管理 4.1负责审核答辩人员的申请材料； 1）审核申请人的课程修读情况，学分未修满的，不能报送答辩；2）答辩材料报送的形式审查（导师签字，实践环节，参与学术报告等情况） 4.2负责组织研究生学位论文答辩并协助处理学位评定及授予的相关工作； 1）汇总答辩学生名单；2）根据实际情况做出合理的答辩安排；3）答辩前通知答辩组老师及答辩秘书；4）答辩会上材料准备，会务工作。 4.3负责办理及上报延期及提前答辩人员的申请材料； 1）审查延期或提前答辩人员材料和具体情况，并根据学校要求答复学生；2）审核申请人的课程修读情况、答辩材料报送的形式审查（导师签字，实践环节，参与学术报告等情况）。 4.4负责研究生优秀论文的推荐工作； 1）研究生院下达评选优秀论文的通知；2）学院评选原则和方案并起草文件；3）下发通知收集申请材料；4）学院教学委员会评定；5）学院公示；6）交学校 。 4.5负责组织研究生论文的送审工作； 1）学生论文送审的格式审查，不符合要求的，要求学生重新修改；2）联系老师审读论文，并填报论文审批表，给出答辩意见；3）反馈老师反馈意见给学生。 4.6负责学位证书和毕业证书的审核及发放工作。 1）依据教学计划进行毕业资格审核；2）从系统中导出毕业学生名单；3）上交研究生院毕业汇总表；4）离校系统中查询学生缴费情况；5）领取学生的毕业证并下发给学生。 5、科研管理 5.1负责科研文件的管理、科研文件、通知的下发。负责教师职称聘任、岗位考核中科研业绩部分的审核与数据、资料的提供； 1）及时转发学校文件通知，并催促学院老师提交相关材料； 2) 教师职称、博导、硕导资格评审、评奖以及学校评奖评优中科研业绩部分的审核郁数据，资料的查询与提供（在科研系统中搜集）。 5.2负责院科研资料库、教师个人科研成果档案的建设，做好院有关科研资料、数据等的收集、整理和建档的工作，保管好院有关科研成果资料，按时上报论文采集，负责年终的科研项目执行情况和年终报告。做好专家信息库的推荐、填写、上报管理工作