档案管理规范编写规则(推荐).pdf

档案管理规范编写规则 页码，1/8 【时效 性】有效 【法规名称】档案管理规范编写规则 【颁布部门】机械部 【颁布日期】1994年05月04 日 【实施日期】1994年05月04 日 【正　　文】 档案管理规范编写规则 　　本规则参照ＧＢ１．１一８７《标准化工作导则　标准编写的基本规定》结合我部档案管理规范编写的 实际情况制定的。 　　１　主题内容与适用范围 　　本规则规定了档案管理规范编写的基本要求、规则的构成、 条文的编排。 　　本规则适用于编写机械行业、企业、事业单位的档案管理规范。 　　２　引用标准 　　ＧＢ１．１《标准化工作导则　标准编写的基本规定》 　　３　档案管理规范编写的基本要求 　　３．１　贯彻国家有关政策，法令和法规，与同级有关标准相协调， 下级标准不得与上级标准相抵 触。 　　３．２　规范的文字表达应准确、简明、易懂、逻辑严谨， 避免产生不易理解或不同理解的可能性。 标准的图样、表格、 数值和其他管理内容应正确无误。 　　３．３　规范中的术语、符号、代号应统一，并与其他的有关标准一致。同一术语应表达同一概念，同 一概念应采用同一术语来表达。 类似部分应采用相同的表达形式与措词。 　　４　档案管理规范的构成 　　档案管理规范的一般构成和编写顺序如下：　 　　　　　　　　　　 ┍━封面与首页（见５．１条） 　　　 概述部分━━━┥　 目次（见５．２条） 　　　　　　　　　　 │　规范名称（见５．３条） 　　　　　　　　　　 ┕━引言（见５．４条） 　　　　　　　　　　　┍━主题内容与适用范围（见６．１条） file://F:\标准管理法律法规大全\信息产业管理与执法\法律...\DZDQ1011.HT 2002-9-16 档案管理规范编写规则 页码，2/8 　　　　　　　　　　　│　引用标准及法规文件（见６．２条） 　　　 正文部分 ━━━┥　术语、符号、代号（见６．３条） 　　　　　　　　　　　│　管理规范内容（见６．４条） 　　　　　　　　　　　┕━检查与考核（见６．５条） 　　　　　　　　　　　┍━附录（见７．１条） 　　　 补充部分 ━━━┥ 　　　　　　　　　　　┕━附加说明（见７．２条）　 　　上述构成部分不是任何一项档案管理规范都需要全部包括的。 一项档案管理规范究竟应包括其中的哪 些部分，可根据实际情况确定。 　　５　概述部分 　　５．１　封面与首页 　　规范的封面、首页及内页应符合ＧＢ１．２的规定， 当规范的印刷为合订本时、可设封面。 　　５．２　目次 　　５．２．１　当规范的内容较长、结构复杂、条文较多（一般印刷在１５页以上）时应编写目次。 　　５．２．２　目次的内容包括篇、章和附录的编号、标题以及所在页码。标题及页码之间用符号“…… 连接。 　　５．２．３　目次中所引标准正文标题的页码应加圆括号。目次应另编页码，不与规范正文的页码连 续。 　　５．３．１　规范名称应简短明确地反映规范化对象或规范的主题。必要时，应在规范化对象前加说明 部分以明确其他相类似标准的区别。 　　例：科学技术档案案卷构成的一般要求 　　（说明部分） 　　５．３．２　规范名称一般由规范化对象的名称和所规定的管理特征两部分组成，如果两部分连起来不 通顺，可在两者之间留一字的位置，不用破折号，在封面和首页可写成两行。 　　例：标准化工作导则　标准编写的基本规定 　　５．３．３　规范化对象的名称过长时，在规范正文的叙述中可用简称，但在第一次出现全称时用括号 加以说明。 　　例：《工业企业档案分类试行规则》（以下简称“规则”）。 　　５．４　引言 file://F:\标准管理法律法规大全\信息产业管理与执法\法律...\DZDQ1011.HT 2002-9-16 档案管理规范编写规则 页码，3/8 　　引言一般不写标题，也不编号。其内容包括：制定规范的依据，目的，执行本规范的原则和需要在引言 中