秘书综合99张教学讲义.ppt

第三章 秘书工作机构;综合 秘书工作机构 沟通与协调 人际关系 日常事务 文书处理 会务;【案例引入】;第一节 秘书工作机构的发展历史;第二节 秘书工作机构的地位和性质;第三节 秘书工作机构的设置;第四节 秘书工作机构的职能和工作要求; 第四章 沟通与协调;;第一节 沟通概述;2．沟通的重要性 好言一句三冬暖，恶言一句六月寒 我们所讲的话，可以决定我们每天的遭遇！ 人与人之间都有一个感情的帐户， 一句体贴入微的话就是存了一笔爱的款项， 一句尖酸刻薄的话等于提了一笔爱的款项。 因此，是使组织成为一个整体的凝聚剂；是实现领导职能的基本途径；是组织与外部环境之间建立联系的桥梁。; 3、沟通的过程 包括信息发送者、信息、信息在通道中传递、信息接受者、沟通障碍、反馈等，其传递结构见图。;沟通过程结构图; 4、沟通的类型 1)横向沟通 2) 纵向沟通 3）团队沟通 4）跨文化沟通 5）网络沟通; 5、沟通常用方法 1）文字形式 报告、电子邮件、 传真、信函等。 2）口语形式 电话、谈话、采访、 会议、讨论会等。 3）非语言形式 空间沟通、衣着 沟通、举止沟通。; 6、有效的沟通 1）有效倾听的方法 ①倾听的层次 ②倾听的技巧 ③影响倾听效果的障碍;2）有效表达的内容 ①为什么我们要提问。 ②提问的类型。 ③如何有效地提问。 ④如何自信地提出要求。 ⑤如何礼貌地拒绝要求。 ; 3）有效沟通的气氛创造与推动技巧 ①融洽气氛的创造 ◆营造共同感。 ◆敏锐地把握沟通时的种种状况。 ②推动的技巧 ◆回馈、提议、推论、增强。;4）有效沟通的原则 ①可信赖性 ②一致性 ③内容的针对性 ④明确性 ⑤持续性与连贯性 ⑥渠道选择的适当性 ⑦接受者的接受能力;;5）克服沟通中的障碍 ①运用反馈 ②选择最恰当的沟通渠道 ③知彼知己 ④简化语言 ⑤倾听 ⑥控制情绪 ⑦注意非语言暗示 ⑧实际沟通练习;造成沟通困难的因素;沟通的有效比率;沟通;非语言沟通 ???气语调 面部表情 身姿手势 目光接触 身体距离;沟通注意;问题讨论; 第五章 秘书人际关系;不会说话的打印机 ; 第一节 秘书人际关系概述;二、秘书人际关系处理的原则与方法;（二）秘书人际关系处理应该具备的能力;（三）秘书人际关系的处理应遵循的原则;第二节 秘书与领导的关系; 第三节 秘书与同事的关系;第四节 秘书与群众的关系;二、秘书与同事关系的处理原则;第六章 秘书的日常事务工作 ;第六章 秘书的日常事务工作;第一节 办公室管理;第一节 办公室管理;第一节 办公室管理;第一节 办公室管理;第一节 办公室管理;第一节 办公室管理;第二节 安排领导工作日程;第二节 安排领导工作日程;第二节 安排领导工作日程;第二节 安排领导工作日程;第二节 安排领导工作日程;第三节 电话接待工作与处理邮件;第三节 电话接待工作与处理邮件;第三节 电话接待工作与处理邮件;第三节 电话接待工作与处理邮件;第三节 电话接待工作与处理邮件;第三节 电话接待工作与处理邮件;第三节 电话接待工作与处理邮件;第三节 电话接待工作与处理邮件; 第四节 保密工作;第四节 保密工作;第四节 保密工作;第四节 保密工作;第五节 印信工作;第五节 印信工作;第五节 印信工作;第五节 印信工作;第七章 文书处理工作概述;本 讲 重 点; C.秘书做好文字工作是对领导工作的有益补充。从一定意义上讲： —是对领导意图的完善和升华； —是对领导知识和智能的补充和延伸； —是对领导精力和体力的“代偿”。 7-1-3 特点（四性）;C.表达方式的 “综合性” （“记叙”“说明”“议 论”“抒情”中，以 说明为主，兼有 记叙和议论）;D.成文过程的 “程序性” （交拟→拟稿→审 核→签发→印发）； （会商→会稿→会签）;7-3 文稿撰拟;7-3 文稿撰拟; B. 各种常用公文（即法定公文以外的各种书面材料） 文种远多于法