酒店购买采购流程文件签呈及内容.docVIP

签 呈 日期：2013年12月1日 Date; 部门编号： 由：办公室、财务部 From: Dept 呈：总经理及业主代表 Cc: 主旨：关于酒店采购流程管理的办法（试行） Was signed 说明：Remarks 为加强企业内部管理，提高企业经营效率，规范物资采购操作，根据在水一方大酒店的运转特点，在酒店物资申购方面拟定了《酒店采购流程管理的办法（试行）》，本细则拟自即日起开始试行。 妥否，请批示。? 附件：酒店采购流程管理的办法（试行） 经办部门确认： 领导批示： Leadership instructions 关于酒店采购流程管理的办法（试行） 签发： 根据酒店设备、物资、用品管理工作的需要，为了完善酒店采购流程管理，特作以下规定： 一、采购申请管理规定 1、酒店所有物资、设备、低值易耗品、食品原材料、酒水、物料用品的申购均需填写采购申请单按程序报批后实行采购。 2、所有采购申请单均需按相关项目填写清楚，按不同的采购需求向上级呈报，部门填写采购申请单后由相关部门经理、分管副总签字后报酒店领导审批后方可生效，审批权限如下： （1）单批采购物资金额8000元以内的报总经理审批； （2）单批采购物资金额8000元以上的报总经理签字后提前呈报酒店业主代表审批； （3）凡属单位价值超过2000元，使用年限在2年以上的固定资产经总经理签字后报业主代表审批，同意后执行，大宗采购项目一律按照采购管理流程规范报业主代表及其授权人审批。 3、采购申请单无申购部门经理、分管副总、仓管员、财务部经理、财务总监、总经理或业主代表签字认可的，视为采购申请手续不全的申请单，采购部有权拒绝采购。 4、如确属特殊情况下的急购项目无法按正常程序执行，可采取电话请示总经理（超范围需请示业主代表）同意后执行，事后补办手续的方式进行采购。 5、餐饮部、房务部日常经营所需的原材料，如水果、蔬菜、肉蛋禽类等常规日常采购项目（干货、调料、大金额原材料除外）由部门经理及分管副总预审后执行采购，但应以按需采购为原则，如造成积压浪费的，由预审人、采购员承担责任。 6、需要进行大宗食材采购的部门应提前填报订购计划，大型婚宴或会务用食材应提前3天填报订购计划，冷库冻品补货应提前10天。大宗采购须3人以上共同参与监督执行，人员由财务人员、采购人员及使用部门人员组成。 7、采购部采购品注重日常不间断询价，特别关注批发市场和大卖场价格，大宗采购的价格应及时向财务总监汇报。 8、所有部门特别是餐饮点心间，凡是能自制物品，一律杜绝外买行为。 9、属政府采购范畴的设备类采购应严格按照政府采购要求规范操作。 二、采购招标流程管理规范 采购物品坚持货比三家，符合采购标准的要求优选，同等条件下优先考虑供货质量较好、价格合适、信誉良好的供货单位：1、所有申购计划或申购单送到采购部后，由采购部负责人主持对申购计划、申购单上的采购物资进行择商、确认和报价；2、采购人员收到申购单后要认真归纳、分类整理。对其中有疑问的内容要与采购部负责人、财务负责人和申购部门及时沟通，在确认无误后，按照要求时限会同使用部门寻找至少三家以上的供应商进行业务治谈。 3、对酒店设施设备大项采购，应严格按规定进行市场招标，透明化、规范化运作。发放招标函，注明招标人名称、招标内容、项目要求、招标方式、开标时间、开标地点、评标定标办法、对投标要求、开标程序等。三、采购项目的评估 1、所有采购物资的供货单位报价，必须由采购部在充分掌握市场行情的条件下择优确定，使用部门有权了解所需物品的品牌品质、价格并提出质疑，并对所掌握的供应厂商及采购意向要及时通报采购部，以确保采购质量，由其选定质优价廉售后服务好的供应商。 2、对不少于三家以上的供货单位进行调查后填报由采购拟定《定点供应商评估选定审批表》，注明相关采购细则，部门进行综合评价，提出优选建议方案。 3、根据《定点供应商评估选定审批表》，经过对比筛选，作出分析意见，上报财务部经理、总经理及业主代表审批，大额采购需报酒店业主方代表及其授权人批准后方可采购。 四、经济合同的拟定 根据经济合同管理规定的细项要求，进行采购合同的拟定。 五、经济合同的签订 按照酒店制定的采购合同范本与供货单位签订采购合同，采购合同注明合同标的、数量、质量、价款、履行的期限、方式、违约责任、售后服务保证、赔偿责任及其他约定条款。 六、采购物资的验收入库管理规定1、把好物资验收关，对不符合采购申请单内容的物资一律拒收或补办手续。2.无论是采购人员自购还是供应商送货，货到酒店后，首先采