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文件管理办法 第一章 总则 为使公司的制度、文件管理工作规范化、科学化，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗漏，便于文件的检索、存档、特制订本办法。 适用于皇沟集团所有制度和文件处理。 企业管理部是公司制度梳理、文件审核的归口管理部门，负责公司文件的审核、校稿、正式发放、归档及销毁处理。 行政副总裁负责公司制度、重要文件的审批。 第二章 管理办法 文件的分类 公司文件总体上分为外来文件和内部文件两大类。 外来文件包括国家机关、行业部门等下发的文件，其编号执行外来文件原编号 内部文件包括以公司对各部门和对外发放的各类文件。具体可分为公司各类公文及规章制度。 公文的分类 公文主要包括：决定、指示、报告、通知、通报、请示、批复、函、会议纪要。 决定—适用于对重要事项或者重大行动作出部署，安排，奖励有关部门及员工，变更或撤销部门的决定事项。 通知——适用于转发或传达上级单位要求下属部门需要知悉或者执行的事项。 通报——适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。 报告——适用于各部门向上级汇报工作，反映情况，答复询问。 请示——适用于向上级单位请求指示，批准有关事项。 意见——适用于对重要问题提出见解和处理办法。 函——适用于不具隶属关系的同级单位之间商洽工作，询问或答复问题。 会议纪要——适用于记载，传达会议情况或议定情况。 公文格式 公文一般有秘密等级和保密期限，紧急程度，发放机关标识发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、、抄送机关、印发机关、和印发日期等部分组成。 涉及企业秘密的公文应当标明密级和保密期限。 紧急公文应当根据程度分别标明“特急”，“急件”。 公文标题应准确概况公文的主要内容并标明公文的种类。一般应标明发放机关，一般不用标点符号。 主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范简称。如向全公司发文一般简称为：公司各部门。 公文如有附件应注明附件顺序和名称。 公文除用专门的会议纪要格式和电报形式发出以外，应加盖印章。 公文的排版格式如字体、字号、行间距等见附件。 成文日期以负责人签发为准。 公文行为准则 公共行文应当确有必要性，注重实效。 盖发公司印章的公文，适用于公司重要会议精神，重要批示，重要决定，重要规章制度的发布。 下属各单位的职能部门如需要向公司请示或报告事项，需以下下属个单位名义按发文办理流程进行办理。 请示应一事一文，一般只写一个总送机关，需同时送其他单位的应当用抄送形式，但不得抄送其下属单位，同级单位可以联合行文，联合行文应确有必要，联合行文单位不应过多。 报告中不得夹带请示事项。 公文发文流程：拟稿人拟稿——填写发文阅办处理笺——部门审核——会签部门——行政办公室审核——总经理审批——行政专员校稿排版、编号、加盖印章，分发和存档。 公文拟制条款 符合国家的法律，法规及公司本部有关规定。 情况属实，观点明确，表达准确，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力度简短。 结构层次次序数，第一层为“一”，第二层为“1”，第三层为“（1）”。 公文校稿 校稿的内容有：行文是否符合党和国家方针，政府及相关法律条款，是否准确反映出领导的意见和意图，文件格式是否符合该类公文写作要求，文字是否准确，语法是否规范；文件涉及的部门是否经过协调，审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，发送单位是否准确。 以公司名义发放的一般性公文（涉及政策，规章制度等重要文件），有拟稿部门负责人拟稿，公司总经理签发；以部门名义发放公文，有拟稿部门负责人拟稿，分管领导签发。 公文编号 红头文件编号 豫皇集团字【XXXXX】XXXXXX号 顺序号 年份代号 公司代号 一般文书及规章编号HGJY(X)-X-XX-XXXX，如HGJY(G)101-2010表示行政办公室2010年发出的第一份规章。 HGJY (X) XX XXXX 年份代码 顺序号