专题讲座--秘书学.ppt

* 我国民族文化源远流长，有许多有生命力的精华，我国的领导体制和秘书体制，都不能不与国家文化传统发生千丝万缕的联系。 如儒家的“以民为本”思想，对于某些西方民族的“见物不见人”的管理思想，就是个很好的补充；道家的“无为而治”思想，对于曾经长期侵扰我们经济决策的冷热顽症，也是可以有所启示的；法家的“令行禁止”思想，在领导实践中更是十分重要，一个领导人或领导机构发布的命令、指示，没有人相信与贯彻，岂不乱了套。 * 秘书部门管理的对象包括 人、物、信息、时间等要 素，但其中核心的是人 ——秘书。 只有对秘书的管理科学化，才能最大限度地调动人的积极性，实现秘书部门效率的提高。 二、秘书部门的人事管理 * 一个秘书群体，根据任务和编制，应当注意以下的人员结构问题： 一从人员的组成情况来看，应注意年龄、性别、专业结构等的合理搭配。要做到秘书部门中既有中年人，也有青年人，既有男同志，也有女同志，既有学历史的、中文的，也有学政治的、管理的、经济的，等等。 二是从工作性质和业务来看，注意某些特殊性需求。如中央领导机构的秘书部门，要考虑南方人、北方人都有，金融行业的秘书，必须懂得财经会计等知识，教育部门的秘书，应该懂得一些教育知识。 1、人员结构要科学合理 * 三是从知识结构来看，主要是注意知识的广泛程度和精专程度的合理搭配，有的秘书部门需要高学历的秘书人才，如高等院校、科研机构，有的秘书部门需要丰富实践经验的骨干秘书，如信访部门、会务部门。 四是要注意秘书人员各种兴趣特长的合理搭配，如大多数秘书部门需要较多的办事型秘书，一定的文字型秘书，其秘书领导人应当是综合型秘书等。秘书部门只有在人事管理过程中有意识地注意人员的相对异质化而不是同质化，才能实现秘书人员的彼此互补，做到各项工作的有序开展，增强秘书部门的战斗力和凝聚力。 * 作为一种集体性工作，秘书部门要特别强调秘书人员的团队协作精神。这种团队协作精神主要包括以下三个方面： 一是秘书的工作自豪感。要让秘书了解秘书是直接为领导及其决策服务的领导的“左右手”，秘书工作是关系到大则一个国家、地区，小也是一个部门单位的兴旺衰败的工作，秘书工作又是极为锻炼人，全面培养人才的大学校。如果没有这种秘书工作的自豪感，就容易产生做秘书是“打杂伺候人”的自卑感，那是绝对做不好秘书工作的。 2、精神面貌要团结向上 * 二是秘书的“无名英雄”的价值观。秘书工作的价值是什么？近年来理论界作了不少有益的探索。总体来说是要正确理解秘书价值的潜隐性，把秘书为领导、为部门、为人民服务三者辨证地统一起来。 这也是秘书应有的职业意识，如果一心只想成名成家，只想当大人物，只想当领导，那不但不能做秘书，恐怕做什么事都会碰得头破血流。 * 三是秘书的集体归属感。要在秘书部门中形成一种相互帮助、彼此爱护、共同进步的良好工作氛围。秘书部门轻松和谐的人际关系，张驰有度的工作环境可以充分调动秘书人员的主观能动性，加强秘书工作各个环节的协调和配合，变秘书工作的“要我做”为“我要做”、“我们要做”，有效促进秘书部门工作效率的提高。 此外，秘书部门人事管理过程中，还有注意与严格考评，公正奖惩，关心下属，适当流动等现代管理学的普遍原理相结合，不断提高秘书部门的人事管理水平。 * 目标管理20世纪50年代由美国学者德鲁克提出，是一种将一个地区或单位一个时期的任务化为科学的目标体系，使整个管理工作围绕着实现目标而有机运转的现代管理方法。 三、秘书部门的制度管理 1、目标管理制度 目标管理已经成为了我国现阶段各级党政机关普遍使用的一种管理制度。 * 目标管理方法具有明确性、层次性、一致性、约束性等特点，有助于各个工作部门都围绕目标，实行严格、科学化管理。目标管理的目标制定必须遵循从实际出发的原则，本着“科学合理、简便易行、便于考核、注重实效、适量递增”的精神，紧紧围绕本单位的中心工作去制定目标。 要掌握目标的科学、合理、先进性，并解决好上下目标的结合、各部分目标的倚重、主次目标的关系，尽可能找出目标的可比性因素，才能贯彻、检查、评比，起到目标管理的作用。 * 目标管理方法在确定目标后，还要注意对于目标管理的实施和考评。加强考评检查是目标管理中的重要手段，也是对目标完成情况的评价。目标管理要以激发工作人员的积极性，推动自觉完成任务为目的。 目标管理要做到目标的可行性，并及时加强对于目标的控制，注意要随形势的变化发展适当对管理目标进行调整。目标管理还要注意进行有效考评，可以通过年终总结，交流经验教训，适时适当奖惩等形式，对目标管理进行巩固和提升。 * 岗位责任制度是秘书部门由传统身份管理向岗位管理转变过程中出现的一种现代管理制度。岗位责任制度的核心是“三定”，即定岗、定员和定责。 作为一种秘书部门现在普遍采用的