担保公司财务档案管理制度.docVIP

财务档案管理制度 目的 为了加强公司财务档案的科学管理，建立、健全会计档案的立卷、归档保管、调阅和销毁管理制度，切实完善档案管理工作，使其规范化、系统化，特制定本制度。 范围 适用于各地分公司财务部对会计档案管理的全过程。 职责 3.1 财务管理中心负责对分公司上交的财务档案的管理； 3.2 各个公司会计负责本公司的财务档案管理，包括会计档案管理、财务报告、日常往来文件及合同档案的管理，档案应妥善保管，严防失火、损坏、丢失。 程序 4.1会计档案存档 根据国家档案管理有关规定和要求，对财务会计凭证、账簿和会计报表等会计资料，定期整理，装订成册进行纸质存档保存； 4.1.1会计凭证类 具体包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证； 4.1.2会计账簿类 具体包括：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿； 4.1.3会计报表类 具体包括：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告； 4.1.4 其他类 具体包括：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册； 4.2财务报告存档 公司财务报告是指各公司每月上报财务管理中心的管理报表，各公司会计按管理中心规定上报各项报表，管理中心负责汇总后上报，此类管理中心报表只需保存在固定文件夹，以电子形式存档即可； 4.3日常往来文件存档 财务部与公司各部门之间往来的资料，应按月整理，分类保存，年末装订成册，以备查阅； 4.4合同档案保存 财务部负责空白合同及签订合同的保存，对空白合同除业务部领用外不得随意摆放、出借和散失。对已签订的合同应存放有序，查找方便，同时严格执行《合同使用管理制度》保密制度，不得随意借阅，年末统一整理，装订成册，归档保存； 4.5财务档案的借阅 财务部须设置《财务档案借阅记录簿》，档案的借阅等事项都要及时登记。保存的财务档案不得随意借阅，公司内部人员借阅除本年签订合同外，都需要经过财务管理中心区域经理批准，如有特殊情况需要外借，经财务管理中心总监批准，可以提供查阅或者复制，并办理档案的外借登记手续。查阅或者复制会计档案人员，不得在会计档案上涂画，不得拆封、抽换会计档案； 4.6财务档案的移交 会计人员变动，须办理财务档案移交手续，并由财务管理中心区域经理监交，填写《会计移交清册》，并由交接算双方和监交人在《会计移交清册》上签名； 4.7财务档案的保存期限 4.7.1会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证保管期限15年； 4.7.2会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿保管期限15年；现金和银行存款日记账保管期限25年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年； 4.7.3财务报告类：月、季度财务报告包括文字分析保管期限3年；年度财务报告（决算）包括文字分析保管期限永久； 4.7.4其他类：银行余额调节表、银行对账单保管期限5年；会计移交清册保管期限15年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册保管期限永久； 4.8财务档案的销毁 会计档案保管期满，需要销毁时，由档案保管部门财务部提出销毁意见，严格审查，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，填写《会计档案销毁申请表》经?财务管中心总监、总裁审批后执行。?　　 销毁会计档案时，应当由财务管理中心和董事会办公室共同派员监销，?监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总裁。? 相关记录 《财务档案借阅记录簿》 《会计移交清册》 《会计档案销毁申请表》 《会计档案销毁清册》 ? 第3页 共3页