南方医科大学外事及港澳台事务类档案管理实施细则为了提高我校外事.docVIP

南方医科大学外事及港澳台事务 类档案管理实施细则 为了提高我校外事及港澳台类（简称‘外事类’）档案的质量和管理水平，更好地提供外事档案为学校和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，结合我校实际，特制定本细则。 第一条 外事档案工作的基本原则 （一） 我校在与港澳台、外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等各项涉外活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料及实物（礼品、纪念品等），均属外事档案。 （二）外事档案必须实行集中统一管理，确保完整齐全、准确、系统和安全，便于开发利用。 （三）外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中，落实到学校外事部门有关人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。 （四）学校外事部门要有一位负责人分管外事档案工作，并确定适当的兼（专）职档案人员，认真做好外事档案的收集、整理、归档和移交工作。 第二条 外事档案归档范围的确定 （一）确定的原则 1.归档的外事管理和外事活动中形成的归档的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 2.归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整齐全、准确、系统。 3.归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系和成套性，体现涉外工作的职能和特点。 （二）归档的主要内容和重点 1.归档的主要内容包括综合管理、出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面，具体范围见《南方医科大学外事类档案归档范围和保管期限表》。 2.归档的重点是重大涉外和国际交流与合作项目活动中形成的不同载体的文件材料。 3.本校人员在国(境)外获得的证书、奖状、奖章、奖品、可采取不同方式归档，国(境)外团体或个人赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。 （三）不归档的材料 1.上级关于外事工作普发（不专指高校）、不办的文件； 2.未定稿的各种文件； 3.未生效的合同、协议书； 4.无查考价值一般性、临时性函件； 5.重份文件，校内各单位发来的文件； 6.与校外单位交换来的材料。 以上不归档材料如认为必要，也可有选择地作资料暂存。 第三条 外事文件材料的部门立卷与归档流程 （一）形成积累 1.学校外事管理部门（国际交流与合作处（港澳台事务办公室）学校 南方医科大学外事与港澳台事务 类档案实体分类方案 一、编制说明 为适应学校档案工作需要，实现档案管理的标准化和规范化，根据《高等学校档案实体分类法》，结合学校实际情况，制定本方案。 （一）外事类档案实体分类的档号由年度号、分类号、案卷号三大部分组成，用连接号“—”连接各组代码。即年度号—分类号—案卷号 1.年度号由四位阿拉伯数字组成，如“20××”。 2.分类号是档号的主体，教学类档案实体分类由一、二、三级类目的标识符组成。 ⑴一级类目是分类的最高层位，其标识符号取该类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如教学类标识符号：WS。 ⑵二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。 二级类目标识，采用阿拉伯数字双位制，如“综合”为“11”、其余二级类目依次层累为12、13……99，带“0”的数字不用（如0、10、20……等）。 (3)案卷号是按所选择的分类号中最下位置的案卷顺序号，由于案卷数量不同，案卷号不限级数，用阿拉伯数字按1～n标识。 二、档号模式： 20××- WS11-1 ~ n 案卷号 分 外事类档案二级目录 类 外事类档案一级目录 号 年度号 附件2： 南方医科大学外事与港澳台事务 类档案归档范围和保管期限表 WS11 外事综合 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级关于外事工作的文件材料 针对本校的、重要的 长期 一般的、普发的 短期 2 学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等 永久 3 外事工作各类统计报表 永久 4 学校外事工作重要报告、批示、通知 长期 4 外事会议材料 长期 WS12 出国（境） 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级对出国（境）人员的有关文件材料 需要长期贯彻执行的 长期 需要短期贯彻执行的 短期 2 出国人员参加国际会议的文件材料 长期 3 出国考察、访问、讲学报告、研究及比赛的文件材料 长期 4 教职工、学生自费留学、因私出国申请报告及批准材料 长期 5 党、政领导出国访问、考察等重要文件材料 长期 6 学校选派出国与回国留学人员情况统计表及调查表 长期