电子文件归档案与管理-海南省档案馆.pptVIP

电子文件归档与管理 海南省档案局 王 伟 一、电子文件概述 二、电子文件的积累收集 三、电子文件的归档与整理 四、电子文件的接收与保管 五、电子文件的利用 六、电子文件的行业标准及规范 一、电子文件概述 （一）电子文件的定义 　　　在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 　　　 电子文件归档与管理规范（GB／T18894—2002） 一、电子文件概述 （二）电子档案的定义 　　　机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。 《电子档案移交与接收办法》（征求意见）.2011.6 ※以前称之为：归档电子文件，指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 电子文件归档与管理规范（GB／T18894—2002） 一、电子文件概述 （三）电子文件的特点 1、电子文件信息的非直读性 2、电子文件对系统的依赖性 3、电子文件的信息与载体相分离性 4、信息存储的高密度性 5、电子文件信息的可变性 6、信息共享性及不安全性 7、多种信息形式的可集成性 一、电子文件概述 （四）电子文件的分类 1、文本文件（ text,字或表处理文件）。是指用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。 一、电子文件概述 （四）电子文件的分类 2、数据库文件(date，数据库电子文件)。以数据库形式存在的具有文件属性的记录。数据库、记录、字段是其三个层次。 3、图形文件（graphic）。指根据一定算法绘制的图表、曲线图，如计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的设计模型、图纸、图画等文件。 一、电子文件概述 （四）电子文件的分类 4、图像文件（image）。指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。 常见的图像文件有： JPG、TIF、PSD、BMP、GIF等 一、电子文件概述 （四）电子文件的分类 5、影像文件。指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种形态画面，如数字影视片、动画片等。 常见影像文件保存格式： AVI、MPEG-1、MPEG-2、MPEG-4 、RMVB 、RM、FLV等。 一、电子文件概述 （四）电子文件的分类 6、声音文件。指用音频设备录入等方式产生的文件。 常见格式：mp3、wav、mid 7、程序文件，即计算机程序。 二、电子文件的积累收集 （一）电子文件的四个重要属性 1、真实性。文件内容、逻辑结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。文件的真实性表现在两个方面：? 一是文件在产生过程中的真实? 二是文件在产生之后的真实 二、电子文件的积累收集 （一）电子文件的四个重要属性 1、真实性 保证电子文件的真实性主要措施： 一是由技术部门建立电子文件操作者可靠的身份识别与权限控制制度，并在运行过程中实时监控。二是设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容,使用数字水印等。三是对电子文件采用防错漏、防调换和防更改的标记。四是对电子印章、数字签名等采取防止非法使用或MD5码校验等措施。 二、电子文件的积累收集 （一）电子文件的四个重要属性 2、完整性 电子文件的完整性包括三个方面的含义：一是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损； 二是作为记录机构活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全，文件之间的有机联系得以揭示和维护；三是与主文件有关的支持性、辅助性、工具性文件及相关参数齐全。  二、电子文件的积累收集 （一）电子文件的四个重要属性 2、完整性 主要措施： 一是建立归档制度。各单位应建立包括电子文件归档范围、归档时间、归档要求的电子文件归档制度。其中的归档范围包括应归档的电子文件、支持软件、背景信息和元数据。归档要求包括电子文件归档方式、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等。 二、电子文件的积累收集 （一）电子文件的四个重要属性 2、完整性 主要措施： 二是采取相应的技术措施