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电梯有限公司文件和记录控制程序 1.目的 对公司质量保证体系有关的文件进行控制，确保在文件的使用现场得到有关文件的适用版本，防止使用作废文件。 2.范围 适用于质量保证体系有关文件编制、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等全过程活动的管理。 3.职责 3.1总经理负责批准发布质量保证体系文件。 3.2管理者代表负责审核质量保证体系文件。 3.3各职能部门负责质量保证体系相关文件的编制，使用和保管。 3.4质检部负责组织对现有质量保证体系文件的评审，以及日常安全巡查。 3.5行政部负责文件的登记、发放、回收、整理和归档等全部管理工作。 4.程序 4.1文件的编制、审核、批准、发放。 4.1.1质量手册和程序文件由质检部组织编写，管理者代表审核，报总经理批准发布，行政部登记发放。 4.1.2其他文件由主管部门负责编写，由质检部组织评审通过后，公司行政部填报《文件送审表》，送管理者代表审核，报总经理批准发布。 4.1.3送审的文件内容必须适合公司及产品的实际情况，能够很好的操作（适宜性），文件阐述的要点没有漏项和缺项（充分性），才予批准。 4.2文件的评审与更新 因公司组织机构、电梯厂家的产品工艺流程 、法律法规等发生变化，造成原有文件不适宜，有必要对原有文件进行评审，评审由质检部组织，以确定文件是否需修改更新。文件若需修改更新，则由行政部填写《文件更改申请表》按4.1.1、4.1.2的程序再次批准。文件的再次批准定位一年一次，纳入公司管理评审内容。 4.3文件标识 公司所发质量保证体系的标题栏内印有版号和修改状态以标明文件的版本和修改次第。 4.4文件的发放、领用、回收、借阅、复制 公司的所有文件统一由行政部填写《文件发放、回收记录》，根据公司规定的发放范围发放，确保在使用场所能得到有关文件的使用版本。文件持有者应爱惜文件，不得乱涂乱发放，离开公司时应将文件交给行政部予以注销。文件借阅、复制需要向行政部履行借阅复制登记手续。 4.5文件受控状况 文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量保证体系密切相关及公司熟悉工艺的内部文件均属“受控”文件，由总经理确定发放范围，行政部对其进行编号登记加盖受控章后发放，领用“受控”文件者应妥善保管文件，不得擅自外借，一经发现，将严肃处理。 4.6文件编号4.6.1质量手册、程序文件 公司代号（取汉语拼音第一个字母）—质量手册（取汉语拼音第一个字母）—版 本 号1.“xx”为本公司代号（“xxxx”的汉语拼音字头）2.“SC”为《质量手册》代号（“手册”的汉语拼音字头）3.“CX”为《程序文件》代号（“程序”的汉语拼音字头）4.“ZY”为《作业文件》代号（“作业”的汉语拼音字头）5.“JL”为《质量记录》代号（“记录”的汉语拼音字头） 如：xx-QM-2013/SC 表示：重庆XXXX电梯有限公司质量保证体系质量手册2013年版。 4.6.2程序文件 程序（取汉语拼音第一个字母）—章节号—该章节程序文件流水号 如：xx-CX-05 表示：重庆XXXX电梯有限公司的第5个程序文件 4.6.3作业文件 部门代号—文件流水号—年号 部门代号：技术科—JS 行政部—XZ 供应部—GY 质检部—ZJ 业务部—YW 工程部—GC 如：XZ-03-2013 表示：行政部2013年发布的第三个文件 4.6.4质量记录 部门代号—质量手册中的文件章节号—记录流水号 如：ZJ-3-01 表示：质检部在质量手册第3章节《文件和记录控制》中使用的第一个质量记录。 4.7外来文件的控制 外来文件，包括与产品有关的法律法规、国际、国家行业标准、主管部门行文等，统一归口由行政部管理。由行政部确定发放范围，登记发放，并随时掌握外界信息进行跟踪识别，以确保外来文件版本的实用性和可操作性。 4.8文件作废 文件新版发布后，行政部应及时收回作废的文件注销。经质检部审核，填写《文件销毁申请表》，报总经理批准，予以处置。防止作废文件非预期使用。若需保存参考使用，应加盖“作废”章。以防与新版文件混淆。 5.相关文件： 5.1《质量记录控制程序》 6.质量记录 6.1 《文件送审表》 XZ--3--013.1 《文件发放、回收记录》 XZ--3--023.2 《文件借阅、复印登记表》 XZ--3--036.4 《文件销毁申请表》 XZ--3--046.5 《文件更改申请表》 XZ--3--05文件送审表编号: XZ--3--01 序号：文 件 名 称编 号版 本 评审意见:拟稿人:审核人:批准人: 重庆XXXX电梯有限公司文件发放、回收记录 编号：XZ--3--02序号文件名称编号受控状态(发放号)版本发