使用Word邮件合并创建并打印信函及其他文档.pptx

如果希望创建一组文档(如一个寄给多个客户的套用信函或一个地址标签页)，可以使用邮件合并。每个信函或标签含有同一类信息，但内容各不相同。例如，;在致客户的多个信函中，可以对每个信函进行个性化，称呼每个客户的姓名。每个信函或标签中的唯一信息都来自数据源中的条目。邮件合并过程需要执行以下;所有步骤：1.设置主文档。主文档包含的文本和图形会用于合并文档的所有版本。例如，套用信函中的寄信人地址或称呼语。2.将文档连接到数据源。数据;源是一个文件，它包含要合并到文档的信息。例如，信函收件人的姓名和地址。3.调整收件人列表或项列表。Microsoft Office Word;为数据文件中的每一项(或记录)生成主文档的一个副本。如果数据文件为邮寄列表，这些项可能就是收件人。如果只希望为数据文件中的某些项生成副本;，可以选择要包括的项(记录)。4.向文档添加占位符(称为邮件合并域)。执行邮件合并时，来自数据文件的信息会填充到邮件合并域中。5.预览并完成;合并。打印整组文档之前可以预览每个文档副本。您可以使用“邮件”选项卡上的命令来执行邮件合并。提示：还可以使用“邮件合并”任务窗格执行邮件合并;，该任务窗格将分步引导您完成这一过程。若要使用任务窗格，请在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”，然后单击“邮件合并分;步向导”。 设置主文档1.启动 Word。默认情况下，一个空白文档将会打开。让该文档开着。如果关闭该文档，便无法使用下一步的命令。2;.在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”。3.单击要创建的文档的类型。例如，您可以创建：●一组信封：所有信封的寄信人;地址都相同，但每个信封的收信人地址都不相同。单击“信封”，然后在“信封选项”对话框的“信封选项”选项卡上，指定所需信封尺寸和文本格式。●一组;地址标签：每个标签都显示一个人的姓名和地址，但每个标签上的姓名和地址都不相同。单击“标签”，然后在“标签选项”对话框中指定所需标签类型。●一;组套用信函或电子邮件：所有信函或邮件的基本内容都相同，但每一信函或邮件还包??收件人的唯一信息，如姓名、地址或其他信息。单击“信函”或“电子邮;件”创建相应类型的文档。●目录：每一项都会显示相同类型的信息，如名称和说明，但每一项的名称和说明都不相同。单击“目录”创建此类型文档。恢复邮;件合并如果需要停止邮件合并，可以保存主文档，以后再恢复合并。Microsoft Office Word 将保留数据源信息和域信息。如果停止;合并前使用的是“邮件合并”任务窗格，Word 将在恢复合并时转到您在任务窗格中的位置。1.当您准备就绪，可以开始恢复合并时，请打开文档。Wo;rd 会显示一条消息，要求您确认是否要打开文档，那样会运行 SQL 命令。2.由于此文档已连接到数据源，而且您要检索数据，因此单击“是”。如;果您在打开文档时不了解该文档是否已连接到数据源，可以单击“否”，以防止对数据的潜在恶意访问。此时，文档文本和您插入的所有域都会显示出来。3.;单击“邮件”选项卡，恢复工作。 将文档连接到数据源要将信息合并到主文档，必须将文档连接到数据源或数据文件。如果还没有数据文件，则可在邮;件合并过程中创建一个数据文件。选择数据文件1.在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“选择收件人”。 2.请执行下列操作之一：●如;果要使用 Outlook 中的“联系人”列表，请单击“从 Outlook 联系人中选择”。有关使用 Microsoft Outlook 联系;人列表的提示●如果已有 Microsoft Office Excel 工作表、Microsoft Office Access 数据库或其他;类型的数据文件，请单击“使用现有列表”，然后在“选择数据源”对话框中找到所需文件。对于 Excel，可以从工作簿内的任何工作表或命名区域中选;择数据。对于 Access，可以从数据库中定义的任何表或查询中选择数据。对于其他类型的数据文件，请在“选择数据源”对话框中选择文件。如果列;表中未列出所需文件，请在“文件类型”框中选择适当的文件类型或选择“所有文件”。在邮件合并中，可以使用以下类型的数据文件：●来自基于文件的单层;数据库程序的文件，这些数据库程序已安装了 OLE DB 提供程序或 ODBC 驱动程序(Microsoft Office 附带了许多这类数;据库程序)。●包含单个表的 HTML 文件。表的第一行必须包含列名，其他行必须包含数据。●电子通讯簿：●Microsoft Outlook;通讯簿●Microsoft Schedule+ 7.0 联系人列表●用 MAPI 兼容的邮件系统(如 Microsoft Outlook)创;建的任何类似地址列表。●Microsof