档案管理学第三章电子课件.ppt.pptVIP

第三章 档案的收集 一、档案收集的含义： 是按照法律、法规的规定，通过例行接收制度和专门征集的办法，把分散在各组织、个人手中和散是在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构 解释：1、法律法规规定 2、例行接收与征集 3、组织、个人、和其他地方 4、集中到档案保管机构 第一节 收集工作概述 * 二、收集工作的内容 1、档案室对本单位需要归档的档案的接收。 2、档案馆对所辖区域内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保存价值的档案的接收。 3、对历史档案的接收和征集工作。 三、收集工作的意义 收集是档案工作的源头，是档案业务最基础的工作，只有收集齐全完整才能够为整理、保管、开发、利用提供条件。全面、真实、客观的记录历史，反映真实面貌。 举例：学校档案收集齐全与否正反案例 1、老金砖照片（宣传部）2、基建档案（水管、宿舍、管道维修）3、金砖校庆三十周年收集齐全（机构沿革编写年鉴） * 四、收集工作的重点 重点应是：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的档案。 这类档案不是以上级来文为主。如会议 纪录、总结报告等。一定要避免只保存上级来件而不保存本机关文件。要注意保存收集原稿原件。 学校档案收集不足：重视来文而忽略本部门形成文件（过程文件） * 五、收集工作的要求 1、丰富和优化馆藏 ⊙收集有价值、剔除无价值（反对有文必档） ⊙类型多样性（载体：纸质、电子、照片、声像——声像档案馆。形式多样：广义文件，通知、纪要、记录、报表、简报、报纸、书刊等） ⊙优质精品档案 丰富馆藏的主要标准和要求： 数量充分、质量优化、成分充实、机构合理 2、加强馆（室）对外调查和指导 档案馆既是业务部门，又是档案工作监督、指导、检查行政部门。 * 3、推行入馆档案质量标准化 档案工作标准化是档案管理现代化的基础 （纸张、载体、记录格式、电子格式等） ▲归档原则上为原件 ▲签字、盖章、时间、标题、等要素要齐全 ▲正稿、底稿、草稿要齐全 4、保持全宗和全宗群的不可分散性 全宗的含义：一个机关档案的整体 全宗群的含义：在历史上形成的存在密切联系的若干全宗 意义：保持档案形成的内在联系，维护和反映历史真实面貌 * 一、归档制度 1、归档制度：把档案向档案室移交，称为归档。在我国归档成为一种制度，称为归档制度。(重要基础制度) 2、归档范围：《机关文件材料归档与不归档的范围》，这一文件中有详细规定。各单位可结合本单位实际情况，制定本单位的文件材料归档与不归档的范围。 3、归档时间：第二年六月份以前，也可灵活处理。 第二节 档案室收集工作 * 总的要求：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 具体要求： ﹥ 齐全完整 ﹥ 原件、盖章、签字、时间、标题、字迹清晰等要素 ﹥ 过程性文件的归档，系统、全面， （上级来文、我校发文、申报材料、上级结果批复） ﹥案卷的技术加工：案卷封面、案卷提名、保管期限、 档号章等 案卷排列:长期、永久 打开校内通知：《我校归档工作的通知》 4、归档要求 * 此文件重要，同学可自行在网上搜索浏览阅读。 * 二、归档组织工作 档案室(馆)对形成文件的作用 指导和协助文书部门的组织归档工作 临时性的文件的收集工作 加强归档的宣传和档案的日常管理 * 一、档案馆收集档案的范围和期限 １、范围 （1）本级各机关、团体及所属单位的具有永久保存价值的档案，省辖市、州、盟和县级档案馆同时接收长期保存的档案； （2）属于本馆应当接收的撤销机关、团体的档案； （3）属于本馆应当接收的中华人民共和国成立以前的各种档案； （4）档案馆之间交接档案。 第三节 档案馆收集工作 * ２、保管期限 （１）省级以上档案馆接收立档单位保管20年左右的永久保存的档案。 （２）省辖市、州、盟和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的长期和永久保存的档案。 * 二、现行机关和撤销机关档案的接收 1、现行机关档案的接收 （1）对现行机关档案的形成要进行预测，包括内容、形成特点、档案 现状、数量、整理质量、保管条件、利用情况。我国在这方面做得不够，这是应当注意的。 （2）移交前的业务指导要统一内容，各