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多项目管理简介 前言 本讲义主要针对我们身边的小型项目（非大型项目）而言，从技术和心理上如何解决项目中出现的问题，如何有效地平衡团队的努力，以可靠地、轻松地实现多重目标。 本课程目的 有效地与他人合作，分担任务； 项目超负荷时，为自己和他人解决情绪方面的问题； 使多个项目同步平稳运行，确保各个项目顺利完成。 内容提要 第一部分 团队和个人的时间管理 第二部分 程式化的工作场所 第三部分 任务分类 第四部分 检查你自己的工作量 第五部分 摆脱危机 第六部分 优先级的困惑 第七部分 分区管理 第八部分 跟踪系统 团队和个人的时间管理 时间管理是一个在许多领域都进行过深入探讨的话题，几乎每个管理者都会碰到这个问题。时间管理是一门充分利用你的时间、并且使你轻松持续下去的艺术。我们可以通过计划、安排、分配时间和回顾来进行时间管理。 团队和个人的时间管理 时间管理要注意五点： 1. 时间管理与目标设定、目标执行相辅相成； 2. 时间管理中必须学会运用20：80原则，把握一天中的20%的经典时间用于处理关键事情。 3. 每天要强迫自己做6件有影响的事； 4. 在工作中学会授权； 5. 唯有计划才有效率和成功。 个人时间管理---计划 最为重要的工具： 一份个人日程表 一份个人待办事项列表 一部电话和通信录 一个备忘录 个人时间管理---计划 电话、通信录和备忘录的作用显而易见； 待办事项列表内容包罗万象，它可以包括你决定处理甚至正在考虑的任何事情； 待办事项列表中添加一个项目，并不算真正作出时间上的承诺，直到你将它从待办事项列表中移到日程表中。 个人时间管理---计划 在可能的范围内，你应该持之以恒地将你的时间分配到工作中的具体方面。绝大多数人每周制定自己的计划，可预测的日常工作，不管是本职工作还是完成周报，如果可行的话都应该每周设定特定的时间。即便你不可能每周都绝对遵循这些惯例，但是具备一定的基线策略是非常有用的。 个人时间管理---安排 安排就是变得条理化 条理化能够非常显著地提高效率，但是实现条理化的过程往往会适得其反：因为一直缺乏条理化的人多年积累的资料，绝大部分现在都毫无价值了，但是最糟糕的情形是有些部分是非常有用的。 条理化从何开始？ 个人时间管理---安排 从长期混乱中恢复条理的最好方法就是从新近的材料，而不是从积压的材料开始。积压的材料往往令人畏缩，花费大量的时间通常不具什么现实价值。直到你确保能够处理好当前的工作流程后，再整理那些过去的资料。 个人时间管理---安排 例如：处理邮件 花费几秒钟的时间把信息划分为五类： 1. 当前事务（输入到工作列表中） 2. 重要档案（存档） 3. 发送给别人的文档（发送出去） 4. 垃圾文档（放入垃圾箱） 5. 不确定文档（放入不显眼的地方） 个人时间管理---分配时间和审查结果 通过每周将你的活动从待办事项列表上转移到日程表中来分配你的时间。仔细坚持你的列表，并选择那些必须在本周完成的 工作。最有效的方法是待办事项列表和可利用时间段根据活动的类别进行划分。建议每天晚上审查各项工作，为下一天制定计划。每天晚上的审查可以用来监控你计划的效果。 直觉管理及其局限性 你可能碰到这样的管理者，他们并没有受到某些问题的困扰。这些人看上去总是知道要做什么，总是知道给每个人分配什么样的工作，并且总是能很好地完成各项工作。这种人有两个特点： 其一，他们在其工作流程中遵循一种核心的组织原则（模式）。 直觉管理及其局限性 其二，他们已经工作了相当长的时间，并且这些工作比较稳定（凭经验）。 但是这种人直到某一天，职责成长的速度高于技能提高的速度，直觉方法失效。 团队时间管理 “任何事情都应该尽可能地简单，但是不能过分