第2章Access数据库和表.ppt

第2章 Access数据库和表 了解Access的主要功能和特点 描述Access数据库中的对象的主要作用 设计简单的Access数据库和表 创建数据库的方法 设计、修改、操作表 理解数据表之间的关联并正确地建立关联 启动和退出Access 1．启动Access 启动Access可以通过单击“开始”菜单，然后在“程序”菜单中选择“Microsoft office”子菜单下的“Microsoft Access 2003”命令，即可打开Access。 启动Access之后，进入Access窗口。 2．退出Access 当结束数据库操作时，为防止数据库数据丢失需要先关闭打开的数据库，再关闭Access窗口。 关闭Access窗口一般使用如下方式： 单击Access窗口右上角的“关闭”按钮。 选择“文件”菜单中的“退出”命令。 使用Alt+F4快捷键。 Access数据库是以磁盘文件形式存在，其文件的扩展名为.mdb。 Access提供了两种创建数据库的方法: 先建立一个空数据库，然后向数据库添加表、查询、窗体和报表等对象； 使用数据库向导来完成数据库创建，即利用系统提供的模板选择数据库类型，用户只需要做一些简单的选择操作，就可以建立相应的表、窗体、查询和报表等对象，从而建立一个完整的数据库。 在数据库创建之后，都可以在任何时候修改或扩展数据库。 2.1.1创建一个空数据库 在启动Access进入Access窗口后，选择“新建任务”窗格下“新建”选项下“空数据库”命令来创建一个空数据库。 2.1.2使用向导创建数据库 如果需要在创建数据库时，就为数据库创建所需的表、窗体及报表，可以在“新建文件”任务窗格下选择“模板”选项下的“本机上的模板”命令，选定模板后，可通过向导对话框创建数据库。 2.2数据库的操作 建立数据库后，要对数据库中的表、查询、窗体、报表等对象进行操作，就必须先要打开数据库，对数据库对象操作完成后应正确关闭数据库，避免数据丢失。 2.2.1 打开和关闭数据库 1．打开数据库 打开数据库的常用方法有2种： 在任务窗格的“打开”选项中的文件列表中选择数据库文件，或者单击“其他”图标。 选择“文件”菜单中的“打开”命令，或单击工具栏中“打开”按钮，显示“打开”对话框，在“打开”对话框中选择数据库所在的文件夹，在文件列表框中选择要打开的数据库文件名，单击“打开”按钮，即可打开指定的数据库。 2．关闭数据库 关闭数据库的常用方法有4种： 选择“文件”菜单中“关闭”命令项。 单击“数据库窗口”中的“关闭”按钮。 选择“数据库窗口”控制菜单中的“关闭”按钮。 按Ctrl+F4组合键，关闭数据库窗口。 2.2.2 数据库的维护 转换数据库 ACCESS版本不同，数据库应用系统的文件格式有所差异。 可以将旧版本的ACCESS数据库转换成新版本的数据库格式，也可以逆向操作。 压缩、修改数据库 压缩可以消除文件中的脆片，重新安排数据，提高数据库文件的使用效率。 在数据库压缩前，Access会对数据库进行错误检查，如果检测到数据库损坏，就要求修复数据库。 2.3 设计及建立表 表是数据库中用来存储数据的对象，是整个数据库的基础，也是数据库中其他对象的数据来源。例如查询、窗体、报表等都是在表的基础上建立和使用的。数据库中只有建立了表，才能输入数据，才能创建查询、窗体、报表等对象。 2.3.1 设计表 Access以二维表的形式来定义数据库表的数据结构。数据库表是由表名、表包含的字段名及其属性、表的记录等几部分组成。可以说创建表的过程就是平时编制表的过程，只是更加方便灵活。 在建立表之前首先要考虑以下方面来设计表： 确定好表的名称，表的名称应与用途相符。 确定表中字段及字段的名称，即字段的属性，例如学号、姓名、性别、出生日期、入学成绩、照片、简历等字段； 确定每个字段的数据的类型。 确定每一个字段的大小； 确定表中能够唯一标识记录的主关键字段，即主键。 2.3.2 Access的数据类型 Access提供了文本、备注、日期/时间、数字、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超级链接和查阅向导等10种数据类型，以满足数据的不同用途。 2.3.3 建立表的方式 通过输入数据创建表 使用表向导创建表 在设计视图中创建表 是最灵活和最有效的方法，开发过程中最常用的方法 需要设计者对表的功能比较了解，并事先设计出表的结构 使用“导入”建立表 不管使用哪种方式创建数据库表，用户都可以在数据库设计视图中进一步定义数据表，如新增字段、默认字段等。