产品年专题会筹备宝典-完整版.pptVIP

目录 交流会倒计时 筹备工作手册 经验总结 会议倒计时 前两周 确定汇报内容、汇报人；向汇报人发送邀请函。 前一周 邀请、确定参会人；确定工作小组分工；确定交流会流程。 前一天 会务工作 前一小时 碰头会、会场确认、迎宾 筹备工作手册 会前准备 会务工作 会议进行时 会后整理 会前准备 1、确定汇报人和汇报内容 向汇报人发邀请函，告知交流会主题、时间地点。 向汇报人确认是否能够参加、什么时候能交PPT。 会前准备 2、确定汇报内容 （1）PPT收集：尽早，最晚提前半天收齐。 （2）确定交流会时间表 前期准备 3、确定参会人 向各合作单位发送邀请函，确认是否能够参加。 会前准备 4、安排各项工作负责人，并发送邮件通知到人 会前准备 5、确定交流会当天工作安排，告知小组成员。 会务工作 会议室预定 通过eip预定，可以同时把花和水都定好。 安排座位表 3110会议室里圈20个座位（9+9+2），两侧可以各加10个座，后排可加5个座。主宾的位置在面对们一侧中间。 会务工作 桌签 把名单提前发给31层前台，由他们来做。 横幅 联系制作公司、实地量尺寸后开始制作。 （需要1天的制作时间） 订桌花 31层前台可以订花，桌花会议当天8:00送到，需要提前确认数量、价位、付款方式。 相机及录音笔准备 直接从人事行政部拿。 会务工作 会议手册 1、PPT汇总、删减 2、将PPT交给酒店物业李月进行编辑 3、交给制作公司印刷 （封面彩色内页黑白，40册，RMB560) 订餐 发送总体通知 1、通知产品年工作小组会议当天早到 2、通知参会人，确定时间地点。 交流会前最终确认 会议进行时 会前碰头会 7月8日8:15，到会场确认桌花、桌签、会议手册已到。 发放会议手册和交流会时间表。 设备调试。 确认工作小组各人的工作。 会前迎宾 会前半小时在一层大堂迎宾。 会议记录、现场拍照 会后整理 会场整理 由31层前台负责整理花和水，需要自己把横幅收好带回。 向未参会人员发送会议材料 询问未参会人员是否需要会议材料，如需要则发送汇报PPT. 消息稿拟写发布 由彭沛锡拟写、田鑫修改，报送行政部，发EIP。 附件.产品年通讯稿 经验总结 1、安排会议要统筹兼顾、考虑全面 由于产品年专题会刚好和集团产品研发部半年工作会冲突，故受邀的集团产品年的工作小组成员不能参会。总结今后安排重要会议需要统筹考虑。 2、准备会议的过程需要分工明确、各司其职、发挥所长 年中专题会的顺利完成，有赖于整个产品年工作小组的共同努力、全情配合和分工合作。 在筹备的过程中充分发挥每个人的特长，让每个成员参与到活动中，不仅增强了组织凝聚力，而且对成员的个人成长很有利。 3、加强团队交流配合、发挥集体的智慧 梳理虚拟组织的工作思路，尽量多搞头脑风暴、发挥集体智慧的作用。 制度流程是很好的工具。学会制作并运用这套工具。 经验总结 4、细节决定成败 准备一个重要会议，要把各项议程都安排好，每个细节都要想到位，要一丝不苟地执行下去。 时间不能安排太满，要为应对突发事件预留充裕的时间。 5、关于会议内容安排的经验 设计会议流程事要事先确认好每位汇报人的汇报内容，合理安排时间，确保每位汇报人有充足的时间发言交流。 在提问方面，以后可以模拟些场景，尽量准备多一些的更加适合我们自己项目的问题，使会议发挥最大的效用。