非生产性项目采购作业规范.docVIP

姓名 Name 职位 Position 签名 Signature 日期 Date 编制 Prepared by 陈静 Anita Chen 采购员 Purchaser 包宏亮 Bob Bao 采购经理 Procurement Manager Approved by 丁文莉 Wenli Ding 质量部经理 Quality Manager Approved by 蔡德良 Deliang Cai 工厂总监 Site Director ? Issue Date 生效日期 Effective Date 回顾日期 Review Date 拷贝编号 Copy No.________________  目的 Purpose 为公司在JDE NIPP系统下进行非生产性物资或服务的采购确定统一的流程，同时本流程将完全遵从葛兰素史克苏州工厂采购政策的要求。 范围 Scope 所有在采购制度文件中规定并由采购部进行操作的非生产性项目将全部适用于本流程规定，并通过NIPP系统进行操作。 包括两大类： 固定资产项目： 单价在2000元以上，使用年限一年以上的各类设备、仪器、办公家具及其它固定设施。 工程建设项目 一般消耗物资及各类服务项目： 生产用机器备件或消耗品 工程配件 消耗品 电脑配件 消耗品 实验配件 消耗品 生产试机材料 劳动保护用品 办公用品 物流消耗品 外协服务，如绿化、保安、清洁、餐饮、班车、虫害控制、废物处理等。 酒店、机票、快递、会议 各类技术服务与维修服务 租赁服务 培训项目 不包括： 水、电、气的采购 报关报检送货服务（由于相关物品申请已经在NIPP中批准） 修订历史 Change History 版本 Version No.修订历史 Changes History 2 去除了英文翻译。 明确了相关人员职责。 统一并标准化了流程。 健康安全和环境保护 Safety, Health and Environmental Protection 对于提供我公司与生产有关产品及服务的关键供应商及其它提供危险品的供应商，物流采购部将会同EHS专员对供应商进行EHS的评估与管理，使其符合葛兰素集团EHS方面的要求。 规程 Instruction 非生产性项目采购流程 用户确定需求/采购申请 User identify the needs/ Purchase Requisition 固定资产项目 每个月由使用部门填写MPIP交相关授权人员批准。 由财务将批准的MPIP录入NIPP系统 一般消耗物资申购、采购的申请 每周一由申请部门提出申请。 各部门申请人员在NIPP系统中填写PR时，应填写如下信息： 可能的供应商来源（如供应商还未确定可选择－511009 未确定供应商） 正确的成本中心代码 所需购买物品或者服务的名称， 数量 需要的日期（申请日期加采购提前日期－进口物品2个月，国内标准物品15天，国内非标准物品30天, 详细采购周期） 估计成本（不能为零） 紧急情况一般消耗物资采购申请 申请人直接填写紧急采购申请单（见附件）交给相关授权人批准。 紧急订单批准后，申请人应在NIPP系统中提出一份同样的申请，用于今后接收及付款。 采购申请的审批 NIPP系统中审批权限由上海Share Service在NIPP系统中设置。 申请者应负责提供详细的信息给审批者并负责追踪审批状况。 采购规格书的要求 申请人应对非标准的物品提供的规格书，规格书是申请者将需求传递给采购和潜在供应商的主要方式。好的规格书可以确保购买到满足公司要求的产品或服务，也为拒绝不满足需求的产品或服务提供依据。规格书的类型如下： 设计图和样图 品牌和商品名 商品/设计标准 化学和物理规格书 性能指标规格书 原材料和制造方法的规格书 样品等 谈判与选择供应商 Negotiate select vendor 采购员在收到批准的NIPP采购申请后， 对有质量部批准供应商的花销类别选择批准供应商提供物品或服务 对有首选供应商的花销类别选择首选供应商提供物品或服务。 如无首选供应商，对无比价要求的需求，可直接选择可供应的货源提供。 超过比价要求以上的申请，由采购进行招标或谈判 进行招标时的条件 足够数量的供应商（3－10家） 足够的时间 进行谈判的条件 独特的和/或少量的经验 没有满意的投保 原则上在满足供应、质量及服务要求后必须选择价格最低的供应商。如有例外情况，需要填写《采购异常》并相关权限人员批准后执行。 执行采购订单或合同 Execute Purchase Order or Contract 每周二采购人员在NIPP中转订单。打印后传真给供应商。如采购项目为复杂项目，由采购部根据合同管理SOP执行。 在紧急需要的情况下，申请人在得到批准后应立即通