图书馆自动化系统模组含资料档之架构.pptVIP

2、採訪模組 M1-3:必備(Mandatory) 2.1系統功能 O:選擇性使用(Option) 2.1.1一般需求 (M1) 2.1.1.1本模組提供圖書資料之介購、訂購、複本控制、催缺、驗收、發票處理、經費控制、處理情況通知；交換贈送等功能。 (M1) 2.1.1.2多館共用系統時，各館具有獨立之介購檔、訂購檔、經費檔、發票檔、交換贈送檔及會計年度設定方式。 2.1.2系統架構 2.2作業功能 2.2.1 薦購與選擇 (M1) 2.2.1.1 可轉錄標準格式的書目資料，如：國家書目中心、其他圖書館或書商的資料庫。 (M1) 2.2.1.2可直接利用讀者於線上公用目錄所輸入之介購資料，轉存於書目主檔中。 (M1) 2.2.1.3可線上直接輸入書目資料(含交換贈送資料)。 (O) 2.2.1.4可設定及取消預設欄位, 如書商、出版社、 推介者、推介單位、訂購量、叢書名等項目，以便利同批資料的處理。 2.2.2複本查核 (M1) 2.2.2.1系統應能提示複本情況, 包括資料庫中館藏紀錄、訂購中紀錄、編目中紀錄及交換贈送紀錄。 2.2.3訂購 (M1) 2.2.3.1圖書館建立之訂購紀錄，須與系統相關資料庫連結，例如：書目主檔、書商檔、經費檔等，且顯示於訂購紀錄之相關欄位，無須重複輸入。 (O ) 2.2.3.2輸入訂購紀錄時，可線上修改或新增所連結之書目紀錄、書商紀錄，無須跳離訂購作業。 (M1) 2.2.3.3建置訂購記錄後，可透過以下方式，正式完成訂購作業： (M1) 2.2.3.3.1列印郵寄格式之訂購單。 (O) 2.2.3.3.2透過E-mail發送訂購資料。 (O) 2.2.3.3.3可透過網路及電子資料交換(EDI)功能，傳送訂購記錄。 (M1) 2.2.3.4可記錄訂購作業狀況及歷史紀錄之日期時間，例如：已印製訂單、第一次催缺、已驗收等。 (M1) 2.2.3.5可取消及修改訂購資料。 (O) 2.2.3.5.1已發送之訂單，在合理範圍內，可選擇取消或修改訂購，並通知書商。 2.2.4 交換與贈送 (M1) 2.2.4.1可以交換單位為主，作交換圖書與被交換圖書筆數、冊數之比對。 (M1) 2.2.4.2可建立交換贈送方式。 (M1) 2.2.4.3系統可列印郵寄清單。 (O) 2.2.4.4具自動催缺功能。 (M1) 2.2.4.5可查詢、列印、盤存可供交換贈送之資料。 (O) 2.2.4.6允許索贈紀錄及受贈者記錄轉為書目檔，供採購人員掌握圖書來源是否交換取得。 2.2.5驗收與登錄 (M1) 2.2.5.1系統提供訂購資料﹑交換資料﹑贈送資料等不同來源資料驗收功能。 (M1) 2.2.5.2系統允許訂購與驗收作業同時完成。 (M1) 2.2.5.3對於以批次號訂購之資料, 能提供批次驗收之功能。 (M1) 2.2.5.4驗收後系統可自動更新訂購狀況，並更新館藏狀態。 (O) 2.2.5.5驗收資料如為”緊急訂購”資料時系統應警示, 以便優先處理。 (M1) 2.2.5.6 登錄號或條碼 (O) 2.2.5.6.1 系統自動給予 (O) 2.2.5.6.2 館員自訂，提供列印的功能，可由鍵盤或光筆讀入條碼號。 (M1) 2.2.5.7提供部份驗收功能。 (M1) 2.2.5.8可線上建立發票資料。 (O) 2.2.5.9可印製付款通知及明細資料。 2.2.6催缺與取消 (M1) 2.2.6.1系統可根據訂購資料之催缺參數設定，進行資料催缺作業。 (M1) 2.2.6.2系統催缺參數設定，應能達到以下功能： (M1) 2.2.6.2.1最高催缺次數。 (M1) 2.2.6.2.2催缺週期。 (M1) 2.2.6.2.3須有自動催缺及經人工確定後催缺。 (M1) 2.2.6.3屢催不到之資料，可選擇取消訂購，或轉發其他書商訂購。 (M1) 2.2.6.4催缺方式包括： (M1) 2.2.6.4.1郵寄式催缺通知。 (O) 2.2.6.4.2 E-mail催缺通知。 (O) 2.2.6.4.3 EDI催缺 2.2.7經費控制與付款 (M1) 2.2.7.1可設定不同之經費科目及層級。 (M1) 2.2.7.2每項經費科目可設定以下限制： (O) 2.2.7.2.1適用之館藏類型，例如：圖書、期刊、視聽資料等。 (O) 2.2.7.2.2可設定每筆訂購金額之最高上限警示金額。 (O)