QP-02记录管制程序B-2.docVIP

####技术有限公司管理体系文件 文件编号: HKH-QP-02 版本/次: B/2 编写日期：2004-07-10 记录管制程序 编写/修正状态 版本/次 编写/修正日 承 认 确 认 作 成 序号 部门名称 部门长确认 序号 部门名称 部门长确认 1 品质管理 4 生产技术 2 总 务 5 现场管理 3 购 买 6 生产管理 修 正 履 历 修订日期 版本/次 修 订 内 容 修 订 理 由 备 注 2005-08-15 A/1 在文件中追加环境管理体系记录管制要求 公司导入ISO14001环境管理体系,故对文件进行变更 2007-12-14 B/0 文件格式大幅度变更 方便文件的统一管理 2008-07-08 B/1 修订5.5.2关于记录修改的规定 客户监查对应 2011-10-19 B/2 文件格式及标志变更 公司名称及性质变更 1.目的：为了有效的管理记录，使其易于阅读、识别及检索，并能妥善保存，以及证明体系有效运作，方便记录的查询，能做到有效的跟踪及分析，特制定本程序。 2.范围：适用于本公司内体系运作过程中产生各类书面和电子版记录以及顾客规定的相关记录，记录可以是表格、图表、报告、磁盘、照片等到形式。 3.权责： 3.1 ISO事务局： 3.1.1负责制定《记录管制程序》并监督各相关部门执行状况。 3.1.2负责建立全厂的《记录管制总表》并根据实际状况及时更新。 3.1.3负责管理公司网络共享的《记录管制总表》。 3.2 各相关部门： 3.2.1负责与本部门相关记录的设计、填写（接收）、标识、归档、保存、处置。 3.2.2按照《记录管制程序》文件要求实施作业。 3.2.3负责按照文件要求定期对记录的版本状况、销毁状况进行检查。 4.定义： 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。包括内部记录和外来记录。如：检验试验记录、审核评审记录、培训及效果评估记录、维修保养记录、检定校准记录、改进记录、沟通记录、统计报告、客户投诉、环境相关的记录等。 5. 作业内容： 5.1表单格式的作成 5.1.1由各部门根据需求自行设计表单格式，表单格式应清晰、项目明确、填写方便能实现使用目的，其审批权限依据《文件管制程序》要求执行，表单项目填写若无法使填表人一目了然时，应附带书面填写说明。 5.1.2外来表单格式依据其原有格式进行管理，除非客户或相关方许可变更，否则不允许私自变更。 5.2表单记录的编号 5.2.1表单格式的编号 5.2.1.1表单格式经审批OK后责任部门需将该表单电子版发送到ISO事务局由ISO事务局依据《文件管制程序》表单编号原则统一对其进行编号。 5.2.1.2编号完成后通知责任部门并及时更新共享网络电子版《记录管制总表》等相关内容。 5.2.1.3外来表单的编号依据《文件管制程序》要求进行。 5.2.2记录内容的编号 5.2.2.1记录使用部门应根据其管理方法、顾客要求、追溯要求等方式确定是否须对其内容进行编号，如须进行编号（编号一般写在表单的右上角），原则上应按照如下方法对其进行编号管理(客户有特殊要求时则按客户要求执行)： XX – XXXX – XXXX – XXXX 5.2.2.2有部分特殊类型的记录(如:治具点检表)则按照生产技术制作的《文件编号命名规则》进行识别管理。 5.3《记录管制总表》的登录及管理 5.3.1 ISO事务局根据公司内各部门及外部提供的最新表单信息汇总作成全厂《记录管制总表》并根据变更情况及时更新，以保证共享文件中的资料是最新版的。 5.3.2 ISO事务局将最新版的《记录管制总表》及所对应的表单电子版共享于公司网络上，具体查找路径详见《电子版文件管理办法》。 5.3.3表单使用部门可根据以上查找方法进行识别及使用，严禁未经过文件管理部门ISO事务局私自COPY并更改表单格式内容，以防止新旧版混用现象，各部门如发现公司电脑共享文件与实际使用的表单不符时，应立即通知ISO事务局并一起进行确认，根据确认结果实施。 5.3.4电子版表单及记录的管理依《电子版文件管理办法》执行。 5.4表单的变更管理 5.4.1当表单需进行变更时，由责任部门将变更承认后的最新版电子档发送到ISO事务局，由ISO事务局对其进行版次升级，完成后及时更新共享文档中的相关资料并以《内部联络单》形式通知相关部门使用。 5.4.2记录使用部门应对更改后失效的记录表格作回收处理，并定期清查，以防误用。 5.5表单使用 5.5.1各部门在做记录时，应使用最新版次和有编号的表单；表单不适用时，依《文件管制程序》提出修改。非管理体系的记录不受此限制。 5.5.2记录的填写要求