档案管理作业指引(3.18).docVIP

档案管理作业指引 编制 日期 评审 日期 日期 日期 日期 日期 日期 审核 日期 日期 批准 日期 流 程 要 素 流程目标： 流程时间要求 流程监控点数目 流程主要责任岗位 总经办资产/档案组 流程涉及职位数目 文件修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 1.目的 建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。 2.适用范围 本指引适用于公司的档案管理工作。 3.术语和定义 3.1档案：在经营活动中直接形成的有价值的各种资料。 4.职责 4.1总经理办公室 4.1.1资产/档案组负责对公司各部门移交的各类档案进行检查、整理、分类、编目、输入信息库、装盒、并及时入库定位排架，并负责档案的日常借阅和销毁管理。 4.1.2 资产/档案组应在每年5月份之前对档案进行立卷，属于工程项目类的档案在项目办理竣工验收3个月后再对其整理。 4.2各部门 4.2.1 按照各体系文件的归档要求进行归档，归档的文件应为原件，内容必须真实、准确，与实际相符。 5.工作内容 5.1档案的分类 档案的归档应按照所属公司进行分类管理，再按照类别进行组卷。 5.2档案类别设置 根据《确定文件归档范围、移交时间、保管期限及密级作业指引》文件要求，对档案分为以下四个大类别进行组卷： 5.2.1公司管理类(代号用“W”表示):各类公司级通知、通报、奖惩、任免、晋级、福利，年终工作总结，重大的会议纪要、备忘，公司经营资质文件，投资验证报告，财务审计报告，质量管理体系文件等。 5.2.2合同类(代号用“Y”表示)：公司管理业务，项目土地权属，合作开发，工程采购合同，营销采购合同等。 5.2.3工程项目类(代号用“B”表示）：地块取得,研发与销售,立项阶段,预决算,勘察、测绘、设计，招投标，报建，监理，项目竣工验收，项目权属，使用管理资料等。 5.2.4其它档案类(代号用“Q”表示)：公司车辆资料，办公设备使用说明书及保修卡，人事 档案，楼书、企业刊物、简报，声像档案等。 5.3归档方法 5.3.1单份文件，一份文件为一件。以件为单位，按照文件材料的形成来整理，其基本保管单位是件。 5.3.2各种报表、名册、图册、书刊、会议记录等，一册(本)为一件。 5.3.3正本与附件为一件。 5.2.4原件与复印件为一件。 5.4档案整理的工作步骤及要求 档案的整理分为以下10个工作步骤： (1)收集→(2)分年度→(3)分保管期限→(4)档案编页号→(5)档案装订→(6)档案排列→(7)档案编号→(8)填写卷内目录→(9)档案入盒→(10)编制检索目录 5.4.1收集 5.4.1.1各部门应按照体系文件《确定文件归档范围、移交时间、保管期限及密级作业指引》的要求填写《文件交接登记表》，及时、主动将相关文件、资料移交到资产/档案组，双方签名确认。 5.4.1.2 资产/档案组也有权利和义务根据移交时间要求，主动向相关部门或人员催交。 5.4.1.3交接资料时要对文件的密级进行鉴定，双方共同明确文件的密级，属于秘密和机密级件由档案员在文件的封面加盖“秘密”或“机密”标识。如根据《确定文件归档范围、移交时间、保管期限及密级作业指引》里确定不了的文件，需由档案员填写《档案保管期限、密级确定表》，审批权限参见记录审批权限一览表。 5.4.2分年度 5.4.2.1一般的文件材料放在其形成的年度归档。 5.4.2.2计划、预决算、总结、报告、统计报表等应该放在文件内容针对的年度或针对的项目工程。 5.4.2.3长远规划应放在文件内容针对的头一年。 5.4.2.4跨年度的案件，应放在结案的一年或其所属的项目工程。 5.4.3分保管期限 5.4.3.1文件资料及记录的保管期限参见《确定文件归档范围、移交时间、保管期限及密级作业指引》文件。 5.4.3.2同一年度，不同保管期的文件应分开存放，或一同存放但必须按永久(50年以上)、长期(15-50年)、短期(1-15年)的顺序存放在一起。 5.4.4档案编页号 5.4.4.1每份文件各自编页号。 5.4.4.2页号编写位置：正面在文件右上角，背面在文件左上角，空白页不编页号；原文有页号的文件不用重编页号；没有的要重新编写；文件有底稿，有附件、图表等的要按正文的页号续编。 5.4.5档案装订 5.4.5.1保管期限为永久、长期的文件，必须要拆除金属物才能装订，短期文件可不拆除金属物。 5.4.5.2厚的文件采用三孔线装的方法，每孔间距8cm；薄的文件可用乳胶粘贴文件的左侧或文件的左上角。 5.4.6档案排列 5.4.6.1将文件材料按所属