跨部门的有效沟通-PPT.ppt

跨部门的有效沟通/学习方法 管理者的每一天都在扮演着这样的角色 我们不可避免地要与相关联的主体互动 管理的职能几乎都需要通过沟通来实现 沟通是组织管理中的重大研究课题 组织/组织结构与组织沟通的定义 跨部门沟通是组织有效运行的重要保证 跨部门的有效沟通的四个要点 跨部门有效沟通的要点-主动积极 跨部门有效沟通的要点-尊重与欣赏 每个人都认为自己的存在很重要，同时常希望自己的存在能更有价值，每个人对自己的兴趣远胜于世界上任何事物 每个人都希望透过别人的赞赏以满足自己 人的自我没有满足就不会主动考虑关心别人，人的自我满足了就不会对他人采取消极的态度 每个人都在有意或无意的保护、满足“自我” 跨部门有效沟通的要点-双赢思维 所谓双赢是指通过部门间的不断努力来建立高度的信任，这需要做到 以诚实、正直及忠诚的品德来对待他人，善于发现他人的长处 理解别人看法，用同理心倾听；尊重别人，满足别人的要求 清楚表达期望 专注于事情积极的一面，但同时能够对需要改进的地方提出建设性的意见 通过互赖合作，而不是独立竞争来加强部门之间的合作 要达到双赢的前提条件 正直、成熟、富足心态及有公众的观念 跨部门有效沟通的要点-知彼解己 跨部门沟通时，首先寻求了解对方，然后再争取让对方了解自己；对其他部门的状况、处境或问题不做主观臆断 不以提出答案从而表现自己为目的，不去迫不及待地提出自己的意见 运用同理心倾听的方式 理解是倾听的产物 跨部门有效沟通的十条行动准则 跨部门的有效沟通与目标朝向的转化 目标朝向的转化的特征 部门间从关注自身问题到关注问题的解决方案 各部门的所有的努力均能在数量、质量、方向上朝向组织目标 对变化与挑战做出迅速的、积极的回应 怎样才能产生目标朝向的转化 组织内部的每一件事都依赖于信息交流，因此除非改变沟通的整个过程，否则不能改变一个组织，不可能产生目标朝向的转化 经常情况下问题的解决及管理都是通过口头交流信息来实现的，因此要实现目标朝向的转化就需要部门的管理者从相互交谈开始 沟通的核心词及有效沟通的定义 沟通的实质–符号象征过程与解释 沟通是符号象征与符号解释的过程 凡是可以表达一定意义的事物都属于符号的范畴，比如思想与感情是看不见摸不到的，要表达他们就要借助于某种可见的载体 任何符号都是代表某种事物的，其本身没有特定的意义，如果一个人不认识某种符号，那他就无法理解，也就无法沟通 跨部门的有效的沟通必须是沟通双方使用同一种符号系统 对符号的解释来源于沟通对象的知识、经验与立场 保证跨部门的有效沟通的前提是为“符号解释”创造共同的意义框架 改善部门间口头处理信息的能力-行为 改善口头处理信息的能力-说的技巧 说的技巧-有意识使用身体语言 第一印象更多来自外表而不是语言 人们容易控制语言，但不很容易控制身体语言，练习自己利用身体语言增强沟通能力，而不是反之 使用身体语言有效影响他人的秘密在于注意身体语言的四个方面，这四个方面要都用上，而不是各自为政 面部表情和头部动作 手和胳膊的姿势 身体的其余部分，包括腿的动作 语音语调 说的技巧-小心使用术语 术语使人相互亲近、术语使人疏远、术语特别让人讨厌 术语有时很方便、很实用，但术语也会带来误导 如果你坚信你理解了对方使用过的术语，就要立刻使用，会使对方感觉“你是他们当中的一员” 术语包括 习惯性的说法 方言 外语等 说的技巧-先问后说并一次只说一个原因 问题可以创造建设性的气氛并能够引导方向 如果说了成堆的原因不可避免地会使对方忽略其中一些 一个一个原因亮相，一次只“充分讨论”一个论据，一个一个确保与对方达成一致，这样可以避免对方可能发生的只盯着最薄弱的环节而忽视最强有力的原因 如果有建设性气氛，双方就会特别注意对方的有力的论据而不在薄弱的环节纠缠，反之亦然 说的技巧-坦白承认自己的感觉 适当表白有助于与对方建立良好的关系，但不能过分 “我得承认，我说这句话时有点担心…” “这事儿我挺为难…” “我不该这么犹豫，但我还真有点拿不定主意…” “我有点糊涂了…你能再说一遍么？” 千万不可过分渲染自己的感觉 不可过分使用技巧，而应该以同理心来对待沟通对象 改善口头处理信息的能力-听的技巧 听的技巧-聆听/不打断 在你作出“回答或回应”之前，必须要经过下面的四个阶段 听对方说 理解听到的话 在心中思考理解到的意思 说出你的理解并取得沟通对象的确认 千万不可听别人刚说一半就匆忙作出归纳，然后用自己下面要谈的问题打断对方 听的技巧-复述和引申 复述和引申可以用来检验你是否真正理解了对方的意思 分开听和想，使你有时间整理思路，做出高质量的回应 复述与引申是“聆听行为”与“回答行为”之间的缓冲剂 使用复述与引申可表明你一直很关注对方 鼓励对方继续说下去，并可以引导谈话的方向 听的技巧-注意倾听的反应 内容式反