文件系统化方案8.pptxVIP

工程处品质工程部文件系统化方案报送部门：品质工程部目录注：此方案暂不适用于图纸、变更单、签呈、单独发行的四阶文件的签核一、文件线上签核二、文件上线管理一、线上签核系统1、ERP权限开通文件上传权限：各部门文件上传者 各部门提报一名有资格上传文件者，由ERP管理人员开通上传权限及文件 签核 内容的阅读权限签核权限为：各部门经理、副总、执行副总、课长（代签时） 以上有签核权限人员提供姓名、工号等信息，由ERP管理人员进行线上添加 先设定部门 进入部门选项点击人员姓名开通路径：每个部门有单独的上传路径，由ERP管理人员开通一、线上签核系统2、文件上传文件制定部门将文件及文件所附表单上传至ERP指定路径，并在线录入新旧版本的区别。3、会签通知选定需会签的部门：由文件上传人员在ERP系统选定需会签的部门、进入部门项后选择人员姓名邮件通知：文件上传人员以邮件的方式发出超链接提醒文件会签者需会签的文件及相关说明经本部门主管审核签字后，方可进入如下流程一、线上签核系统4、DCC初审DCC依据文件的内容、格式进行初审，避免文件的重复性、冲突性，及版本格式符合要求DCC初审通过后，在线上签“同意”及录入日期，若NG，通知文件制定部门进行文件修订并重新上传5、文件会签会签顺序：DCC初审完成后，相关部门可同时对文件进行会签，在会签窗口写明会签意见及日期，无意见，录入“同意”及日期 会签时，可看到已会签完成的其他部门主管的签核内容文件上传人员及时上线了解会签情况，并定期跟催在线签核的进度 一、线上签核系统6、文件修订文件制定部门依相关部门的会签意见与意见部门进行沟通 沟通完成后，若需更改意见，会签人员在线删除意见，并将最终结果重新录入。若沟通完成后仍需修改文件，按会签意见进行文件的修订文件修订完成后，按照以上流程2－4，进行重新上传、会签7、副总审核/核准文件完成会签后，由文件制定部门的副总进行审核/核准 一、二阶文件由副总审核、执行副总核准；三、四阶文件由副总直接核准一、线上签核系统8、资料归档以部门为单位建立文件夹，文件签核完成后，由文件上传部门人员及时通知DCC将文件签核的记录转入相关部门文件夹进行保存DCC将与生产相关之质量文件打印至生产部二、文件上线管理-以部门进行划分1、阅读下载权：各部门副总、执行副总2、提报上线阅读权限： 各部门提报需开通阅读权限的人员名单，由ERP管理人员维护进行部门 分类、人员分类，如：工号1姓名1部门1工号2姓名2－－－－－－工号3姓名3部门2姓名4姓名4－－－－－－－－－二、文件上线管理1、由ERP管理人员依部门建立一份上传二阶文件的文件夹2、二阶文件的文件夹各部门均有阅读权3、由ERP管理人员开通所有部门人员的二阶文件夹的阅读权二阶文件文件夹部门1部门2二阶文件文件夹－－－－－－二、文件上线管理以下主要针对三阶文件3、文件夹分类： 方案一：一份文件一个文件夹 二阶文件夹文件1+对应表单文件夹1部门1文件夹2文件2+对应表单－－－二阶文件夹部门2文件3+对应表单文件夹3文件夹4文件n+对应表单－－－－－－DCC依据文件会签的部门选定某份文件夹的阅读权限的部门：如 ：部门1发行了一份文件1，操作如下1、由DCC将此份文件命名为文件夹1（以文件名称命名），将文件及相关表单放入文件夹1中；2、从文件夹1中的页面选定有阅读权限的部门，此部门所有人员便拥有对部门 1中，文件夹1中 的阅读权限注：一份文件对应一份文件夹二、文件上线管理4、文件夹分类： 方案二：除生产部、生计部、工程处等，与生产有直接相关的部门的文 件外，其他部门文件只需别建一个文件夹，文件夹中包含部 门所有三阶文件。 二阶文件夹部门1三阶文件夹二阶文件夹部门2三阶文件夹－－－文件夹－－ERP管理人员直接设定部门的文件，其他部门均有阅读权：1、由ERP管理人员按部门设定文件夹，每一个部门对应一个三阶文件文件夹，2、ERP管理人员开通包括生产部、生计部、工程处所有部门的三阶文件夹的阅读权；3、DCC依据文件的性质将三阶文件及其对应的表单上传至部门的三阶文件夹中。注：每份部门的文件夹中包含本部门的所有文件及对应表单 二、文件上线管理5、文件夹分类： 生产部、生计部、工程处等，与生产有直接相关的部门的文件，按如下要求， 进行进一步的划分文件夹（按大类分） 二阶文件夹可上传多份文件各对应1份文件三阶文件夹部门3文件夹1二阶文件夹－－－可上传多份文件各对应1份文件部门4三阶文件夹文件夹2－－－－－－ERP管理人员直接设定生产、生计、工程处部门的三阶文件夹及阅读权：（1）由ERP管理人员按部门设定对应的三阶文件夹，生计部、生产部、工程处各部门人员均有对此 三 大部门的三阶文件夹的阅读权 （2）文件夹1、文件夹2－－为选择项列，DCC可根据需