PM20000006-会议管理.ppt

溝通的構成要素 語言表現 (30%) 時間與時機 透過物體的 表現　 色彩 空間的用法 肢體動作 表情或眼神 接觸 非語言表現(70%) 語言占25%,聲音強弱或說話速度占5% 該在何種時機談論 擁有哪些物品 擁有哪些物品 採取哪些言行舉止或姿勢 該坐哪個坐位 該以何種程度的視線接觸 其非語言表現與平均相較之下有何不同 相較於一般人,其特徵在於聲音為高亢,表情誇張,肢體動作豐富等. 其非語言表現與平常相較之下有何不同 相較於平常,若出現表情僵硬,話少等異狀時,便可推測之前出現某 些狀況的變化 說話途中有無改變的表情 在說話途中突然出現失去笑容,眼神無法對焦等變化時,就表現因 某些原因造成思考或感情上的變化. 有無其他有異的肢體動作 微笑中又帶有銳利的眼神,或者明明說出[完全沒問題],卻又雙手打 顫,這就表示存在著其他真意. 注意對方的表情 身體傾斜 用手敲頭 張大雙眼注視 雙眼交會的時間 變長 確認對方真意的重點 眼神飄忽不定 神情不安 用手接觸口鼻的 次數頻繁 對話題產生興趣 雙臂交叉抱著 頭向後仰，有藐 視對方的感覺 咬嘴唇，手指 方在嘴唇上 聲音高亢 手勢頻頻 說謊中 說謊中 拒絕的意味強列 有可能保持著厭惡或輕蔑感 思考中 希望對方適可而止 心中興奮或焦躁 發揮視線的功能 開始溝通的暗示 用看著對方這個動作可 以表達出可開始討論或 是否告知對方自己已準 備好聆聽對方的意見 向對方傳達自己的態 度與感情,真心話 依據看著對方的時間或視 線方向,眼神表情等方法， 可讓對方明白自己的想法. 結束溝通的暗示 將視線從對方身上拉開， 可以表現出對該話題無興 趨，或者想結束談話的意 思。 收集對方態度，情緒 真心話 可透過對方凝視自己的時 間，視線方向，眼睛表情 等得知對方對自己的看法 巧妙使用視覺的訣竅 初次見面時 常與初次見面的人眼神交會，容易令 人產生[足以信賴，開朗，受到重視] 的感覺，也容易被挑選為工作夥伴。 讚美或批判時 讚美時，一邊凝視對方一邊大方給予 讚美。批評時則別開眼神，比較容易 獲得好感。 對下屬傳達意見時 對下屬傳達訊息或意見時，確實凝視 對方，讓對方記憶深刻。 不過度凝視 一直凝視著對方大多會產生支配欲， 競爭心，讓對方產生不舒服的感覺。 因此偶爾也要別開眼神。 凝視時間 關於凝視對方的時間，倘若彼此間隔 為一公尺，就將凝視時間定為談話時 間的50%.距離越近時間就越少，距離 越遠時間就越長。 別緊張 若是完全不看對方，視線方向不定， 會容易被視為說謊，有自卑感。 1.事先確認自己可用於會議交涉的時間，能量，資金等. 2.以率直地公開自己的想法來開始這場會議. 3.當對方覺得[價格貴了點]時，則先表達其認同感，再開 始說明價格昂貴的理由. 4.先讓對方表達出自己想說的話，以滿足對方的自我表現欲. 5.當對方指出問題點時，應協助對方思考解決對策. 6.會議交涉無法成功時，應客觀說明對方可能會受到的損失. 7.當自己已勝券在握了，請攘一步，以保留對方的面子. 8.勝不驕，並誠心向對方表達感謝之意. 巧妙的會議交涉訣竅 決策事項的實施過程 追蹤缺席者 會議的評估重點 決策執行時的明確事項 七　重視會議的後續追蹤 決策事項的實施過程 製 作 與 配 發 會 議 報 告 讓 各 成 員 了 解 會 議 報 告 針 對 會 議 內 容 進 行 評 估 與 反 醒 制 定 執 行 之 因 應 對 測 報 告 決 策 事 項 的 進 度 狀 況 未 出 席 者 的 對 應 追蹤缺席者 由主辦人說明缺席者未 出席會議的理由。 向缺席者說明決議內容 向缺席者報告會議過程 與結論。 將報告書交給缺席者 向缺席者取得對決策內 容的同意。 要求缺席者參與或協助 執行決策事項。 會議的評估重點 出 席 者 反 省 與 評 估 重 點 有無閱讀事前分發的資料，思考發言內容? 有無準時到達會場? 以何種形式發言? 開會時有無集中注意力於會議? 有無因在意上司或前輩，而控制發言內容? 主張內容是否簡潔有力? 心生疑問時是否立即向發言人確認? 當意見衝突時，是否能不受情緒影響，冷靜應對? 有無將對方的好惡與意見的善惡混為一談? 發言時間等有無依照司儀指示? 有無堅持自己或所屬部門的利益? 對於作出有效的結論是否提供協助? 主 辦 人 的 反 省 與 評 估 重 點 無論如何都必須開這個會議嗎? 檢討項目的重要性高，只鎖定緊急事項嗎? 事前資料內容與配發時機是否恰當? 所有出席者是否已理解會議目的? 會場位置，環境，設備是否恰當? 司儀或會議記錄人等人選或人數是否恰當? 司儀等主辦者方面，有無做好事前準備? 有無準時開會? 開會時的致詞是否簡潔? 當天所配發的資料內容與份數是否恰當?