Word2000、Excel2000、PowerPoint2000实用教程 第九章.ppt

第9章 管理数据清单  使用记录单在数据清单中添加或编辑数据 ： 3.Excel在排序时（ ）。 (A)按主关键字排序，其它不论 (B)首先按主关键排序，主关键字相同则按次关键字排序，以此类推 (C)按主要、次要、第三关键字的组合排序 (D)按主要、次要、第三关键字中的数据项排序 4.Excel中，通过“排序选项”对话框，可选择（ ）。 (A)按关键字排序 (B)可定义新的排序序列 (C)按某单元格排序 (D)按笔画排序 返回 下页 按一列排序 按一列排序是最简单最常用的排序方法，即根据数据清单中某一列的数据对整个数据清单进行升序或降序排列。 举例 按照“数学”成绩由高到低（降序）的顺序对“成绩”数据清单进行排序，操作步骤如下： （1）单击数据清单中的任一单元格。 （2）单击“数据”菜单中的“排序”命令，打开“排序” 对话框。 （3） 在“主要关键字”下拉列表中选择“数学”单击“递减”单选按钮，如图所示。 （4）单击“确定”按钮，关闭“排序”对话框。 排序后结果 使用“常用”工具栏中的“升序”或“降序”按钮也可以快速按一列排序，仍以按“数学”成绩由高到底排序为例，操作步骤如下： （1）单击“数学”字段中的任一单元格。 （2）单击“常用”工具栏中的“升序”按钮。 返回 返回 按多列排序 按一列进行排序时，可能遇到该列数据中有相同值的情况。如果想进一步排序，就要再按其他列排序，Excel允许同时对不超过3列的数据进行排序，即有最多可以有3个排序关键字。 举例 （1）单击数据区域的任一单元格。 （2）单击“数据”菜单中的“排序”命令，打开“排序”对话框。 （3）在“主要关键字”下拉列表中选择“第一关键字”，在“次要关键字”下拉列表中选择第二个作为排序依据的字段，在“第三关键字”下拉列表中选择第三个作为排序依据的字段。在每一个关键字列表框旁选择相应的排序方式，即“递增”或“递减”。 （4）单击“确定”按钮。 返回 自定义排序 自定义排序是根据需要自行定义的不按照默认顺序的排序方式。例如，按照星期日、星期一、星期二，或是低、中、高等顺序。 1.创建自定义排序序列 2.使用“自定义序列”排序。 通过工作表中现有的数据项或以临时输入的方式，可以创建自定义序列。 创建自定义排序序列 返回 (1)单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡，如图所示。 (2)选择“自定义序列”列表框中的“新序列”选项，然后在“输入序列”框中，从第一个序列元素开始按递增顺序输入新的序列。在键入每个元素后，按Enter键。例如，差、可、良、优等。 (3)整个序列输入完毕后，单击“添加”按钮将新定义的次序加入到“自定义序列”列表框中。 (4)单击“确定”按钮完成自定义序列。 输入新序列 使用“自定义序列”排序 例题5 在工作表中添加“品德”字段，对该字段进行排序。 （1）单击数据清单中的任一单元格。 （2）单击“数据”菜单中的“排序”命令，打开“排序”对话框，在“主要关键字”中选择“品德”，并选择“递增”方式。 （3）单击“选项”按钮，打开“排序选项”对话框，在“自定义排序次序”列表中选择自定义的序列，如图所示。 （4）单击“确定”按钮，关闭“排序选项”对话框。 （5）单击“排序”对话框中的“确定”按钮，关闭对话框。 下页 返回 一、创建简单的分类汇总 9.4 分类汇总 二、分级显示数据 三、创建多级分类汇总 返回 四、清除分类汇总 下页 创建简单的分类汇总 利用Excel进行数据分析和数据统计时，分类汇总是分析数据的一项有力工具。在Excel中使用分类汇总可以十分轻松地完成以下任务： ·???????? 告诉Excel如何创建数据组。 ·???????? 在数据清单中显示整个数据清单的分类汇总及总和。 ·???????? 在数据清单中显示每一个数据组的分类汇总及总和。 ·???????? 在数据组上执行各种计算，例如求和、求平均值等。 ·???????? 创建分类汇总后，还可以打印结果报告。 下页 在Excel中只需指定需要进行分类汇总的数据项、待汇总的数值和用于计算的函数，例如：“求和”函数，就可在数据清单中自动计算分类汇总及总和值。建立如图所示的数据清单。 创建简单的分类汇总 例题6 对“产品”进行分类汇总，并求出合计字段的总和值。 （1）对需要进行分类汇总的字段（产品）进行排序。 （2）在要分类汇总的数据清单区域内，单击任一单元格。 （3）单击“数据”菜单中的“分类汇总”命令，打开“分类 汇总”对话框，如图