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檔案保存年限及銷毀 國家檔案局籌備處 檔案保存年限 依據 檔案法第十條 檔案之保存年限，應依其性質及價值，區分為永久保存或定期保存。 檔案保存年限 永久檔案 移轉檔案中央主管機關 定期檔案 定期辦理銷毀 保存年限等級 三十年、二十五年、二十年、十五年、 十年、五年、三年、一年 檔案保存年限審酌事項 影響國家安全及公益程度 典章或史料文物之價值 法律信證之維護 行政程序之稽憑 學術研究之參考 機關之特性 個人權益之保護 永久保存檔案 永久保存檔案之性質 涉及國家或本機關重要制度、決策及計畫者 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定、修正及解釋者 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者 永久保存檔案 永久保存檔案之性質 對國家、機關、社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者 屬重大輿情之特殊個案者 法令規定應永久保存者 永久保存檔案 具永久保存價值者 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者 具有國家或機關重要行政稽憑價值者 具有國家、機關、團體或個人重要財產稽憑價值者 具有重要科技價值者 具有重要歷史或社會文化保存價值者 檔案保存年限區分表 含義 　列舉檔案內容、屬性或主題，並指明其保 　存年限的指引性表單。 功能 保存年限判定作業趨於標準化 統一檔案年限，加速檔案之清理 訂定檔案保存年限區分表 依據 機關檔案保存年限及銷毀辦法草案第五條 各機關應就主管業務，依本辦法之規定並參考檔案管理局訂定之機關檔案保存年限區分參考表，編訂檔案保存年限區分表。 機關檔案保存年限區分參考表 內容：跨機關共通性的事務性及業務性檔案　 應用：各機關得視需要調整檔案的保存年限 編製方式 個別編製 結合分類表編製 檔案保存年限區分表— 個別編製 編製原則 區分保存年限等級 擬定各等級檔案之類別 編製例示 檔案保存年限區分表— 結合分類表編製 編製原則 分類層級 不逾五級 各級位數總計不超過20位元 分類標記 採用單純或混合標記 簡單明瞭、反映層級關係 具伸縮性、因應類目更新 訂定檔案保存年限區分表—合分類表編製(續) 編製原則 分類標記(續) 擇定編排方式 －順序制　－等級制 　　　　 －單碼制　－多碼制　－混合制 (範例比較) 類目名稱 涵蓋主題 具體、簡明 屬性分明 編製例示 檔案保存年限區分表— 編製及送核 編製初稿 送請業務單位表達意見 陳機關首長核准 送檔案管理局審核後實施 層送程序 檔案保存年限區分表— 修正 修正必要性 時空改變 組織架構或業務異動 修正原則 每十年檢討一次 必要時隨時修正 檔案保存年限區分表— 修正程序 修正程序 彙整註記資料 研修檔案保存年限區分表 與分類表結合編製者，新增或合併類目應註記參見說明 辦理檔案保存價值鑑定者，應撰寫檔案鑑定報告 編製修正初稿 辦理送核作業 定期保存檔案年限之調整 檔案經微縮、電子或其他 方式儲存者 已屆保存年限仍具參考價值者 送交電子檔 檔案保存年限區分表結合分類表編製者 送交方式 離線 線上傳送 檔案之銷毀 含義 指對不具保存價值之檔案，經焚化、化為碎紙及溶為紙漿等方式，將檔案內容完全消除或毀滅之作業程序 目的 提高檔案典藏之效益性 減輕檔案保管及庫存負擔 檔案之銷毀 依據 檔案法第十二條 定期保存之檔案未逾法定保存年限或未依法定程序，不得銷毀。 各機關銷毀檔案，應先制定銷毀計畫及銷毀之檔案目錄，送交檔案中央主管機關審核。 經檔案中央主管機關核淮銷毀之檔案，必要時，應先經電子儲存，始得銷毀。 檔案銷毀作業 屆保存年限檔案之銷毀 擬銷毀檔案目錄 檔案銷毀目錄 檔案遇特殊狀況之銷毀 檔案銷毀程序 每年辦理一次為原則 送核作業 製作擬銷毀檔案目錄(參考格式) 送會相關業務單位表示意見 制定檔案銷毀計畫及檔案銷毀目錄(計畫格式)(格式) 函送檔案管理局審核(層送程序) 銷毀目錄記載事項 檔號 案名 案由 來(受)文者 收、發(來)文字號 文件產生日期 附件數 保存年限 調整後之保存年限 保存年限調整原因 其他註記事項 提供文史機關使用 電子、微縮儲存 檔案銷毀程序(續) 審核後之相關作業 延長保存年限 銷毀前先電子、微縮儲存 執行檔案銷毀 執行檔案銷毀 安全事宜 執行銷毀 派員監控 擇定銷毀方法 檔案銷毀方法 化為碎紙或溶為紙漿 焚化 擊碎至內容無法辨識 化為粉末 消磁 消除電子檔或重新格式化 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法 檔案遇特殊狀況之處理 因情況急迫 檔案變質 遇戰爭或暴動 逕行銷毀後函送檔案管理局備查 因天災或事故 經鑑定無法修復者 函送檔案管理局備查後銷毀 　檔案非法銷毀 檔案法第二十四條 故意銷毀檔案之處罰 對於非法銷毀檔案者，應即函報備查