物业公司档案管理实施办法.docVIP

光大物业公司档案管理实施办法 （试 行） 第一章 总 则 第一条 为加强公司各类档案的规范管理，确保公司档案的保管和使用安全，从而更好地为员工各项工作提供服务，保障公司合法权益，根据《光大集团档案管理制度》的规定，结合公司实际，特制订本实施办法。 第二条 本制度适用于公司各部门及各管理处的档案管理工作。 第三条 根据业务档案特点，管理范围暂时不包括会计档案、人事档案，其管理工作暂由相关部门负责。 第二章 档案体制及职责 第四条 组织机构及岗位设置 1、公司行政人事部下设档案室，并设两名兼职档案管理员；各部门分别设一名兼职档案资料员；各管理处设立资料室，并设一名兼职档案资料员。 2、档案室负责公司档案工作的全面领导，并设置专门档案库房对公司档案实行集中统一管理。 3、财务、人事等业务性、保密性较强的部门，须设置一名兼职档案员对会计档案和人事档案进行专门管理。 第五条 档案室主要职责 1、贯彻执行国家有关法律、法规和集团档案管理制度，制定公司文件材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁等有关规定。 2、负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，加强档案工作规范化、标准化建设。 3、监督落实同步归档制度，指导各部门做好文件材料的收集、积累、整理和归档工作。 4、维护档案的完整和安全，做好安全防范、修复和保护工作。 5、负责公司档案的编研工作。 6、协助推行集团档案管理信息化建设工作。 第三章 归 档 第六条 本办法中的归档是指文书部门将办理完毕且有保存价值的文件，经系统整理交档案室保存的过程。档案主要供利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员在职工作人员时，退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离档案管理员调离，应由监督办理，档案交接之后，方能调离。须妥善保管将根据档案的价值和数量报批准后，责令其赔偿一切损失档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级对已到保密期限的档案要请相关部门鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，依法追究刑事责任。经批准销毁的档案严禁将销毁的作为它用，或作废纸出售。 10