某电器厂安规认证 验厂程序文件 001文件与资料控制程序.docVIP

程 序 文 件 编号：COP-001 版次：B 日期：2005年9月1日 标题: 文件与资料控制程序 文件修改情况记录 版次 修改内容 编写/修改人 审批人 日期 A 初版 A1 1、3.2负责文件的接收、保管、发放、收回等工作修改为文件的接收、保管、发放、收回、作废等工作； 2、5.4.1内容修改； 3、5.6.1内容增加：“如有必要时，需使用部门可向文控室申请保存一份”； 4、5.7.4内容删除：“及保存期”。 A1 1、5.6.3中删除“各部门可在EIP系统查询”。 2、5.7.1中删除“各部门可在EIP系统查询”。 3、5.7.3中删除“并公布在网络系统上” A1 附件8.2：文件中英文对照表增加“标准工时 Standard Man-hour SM”。 附件8.3：文件制订、审批权限一览表增加“标准工时”一栏；塑胶零件图及五金零件图审批人由主任级修改为部门经理。 A2 B 1、5．7．3应由编制部门填写《作废文件通知单》改为：应由编制部门填写《文件更改通知单》 与最新版本分开保存， 改为：并与最新版本分开保存(保存期限为五年，五年后整理销毁)， 体系升级进行版本更换； 程 序 文 件 编号：COP-001 版次：B 日期：2005年9月1日 标题: 文件与资料控制程序 1. 目的: 保证与质量体系有关的文件均经过审核和批准及迅速正确地流通，且能确保各部门都能及时得到相关文件的有效版本，防止过期文件的使用。 2. 适用范围: 公司各部门之间所有与质量体系有关的文件和客户提供的资料（不包括与人事、财务、商业有关的秘密文件）。 3. 职责: 3.1 本程序由品保部制订，并保证持续有效地执行。 3.2 文控中心：负责文件的接收、保管、发放、收回、作废等工作，未经审核和批准的文件，原则上不受理。 4. 定义: 无 5. 程序: 5.1 文件的编制、审核和批准按附件《文件制订、审批权限一览表》执行。 5.2 受控文件的发放 5.2.1 各部门编制并已批准的须受控的文件均交由文控中心负责统一发放。 5.2.2 文控中心文控人员在接收各部门交来须受控分发的文件后，必须核对此文件的编号、版本号及审批权限等是否有误，核对无误后登记于《程 序 文 件 编号：COP-001 版次：B 日期：2005年9月1日 标题: 文件与资料控制程序 5.3 受控文件的使用 5.3.1 各部门须确保在使用处获得有效版本的适用文件并传阅至相关人员，必要时组织培训。 5.3.2 受控文件应保持清晰、便于识别、易于查找，不得私自进行涂改。 5.3.3 各部门使用的受控文件必须是文控中心发放的盖有蓝色“受控副本”印章的文件，不得从其它渠道复印使用。 5.4 受控文件的修改 5.4.1 文件的修改应由原制定部门进行，对涉及范围较大的文件应在发布前，由原制定部门填写《文件更改通知书》，并征集相关部门的会签意见，必要时组织有关人员进行讨论和和评审，确保文件内容的适宜性。 5.4.2 受控文件不允许在文件上直接涂改，应采取换页或换版的方式进行。 a、对于小范围的修改（如：几行或某页等）不便于重新印制所有的文件时，应采用换页的方式。修改完成后，应在文件修改记录栏内注明修改内容、修改人、审批及修改日期等相关内容，同时在被修改页版次号栏内加注更换序号（如：D2 表示该页D版的第2次修改）。 b、当修改内容较多时，应采取换版的方式，完成后注明修订版次、修改人、审批人等相关内容。 5.4.3 受控文件修改完成后，应按照《受控文件制订、审批权限一览表》的要求进行审批。 5.4.4 修改后的受控文件，必要时须注明修改事项。 5.5 受控文件的编号识别 5.5.1 所有受控文件必须清楚标明文件编号，版本号及生效日期。 5.5.2 《质量手册》的文件编号为“QM”，《程序文件》的编号为“COP-XXX”，“XXX”为流水编号，由品保部统一规定每份程序文件的流水编号。 5.5.3 除《质量手册》及《程序文件》外，其它所有受控文件的编号均按下列编 号方式进行： X1 X2—X3 X4 X5---X6 X7 X