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Oracle ERP采购管理模块工作流程及其风险控制 大学毕业后我应聘到了汇亚通讯（深圳）有限公司里任职会计，该公司是香港上市公司SUNDAY在深圳开的一家子公司，公司用的就是国外比较实用的Oracle ERP系统，而我就是从那时开始接触到Oracle ERP系统的采购模块。 Oracle 采购管理为采购专业人员提供强大的功能。它是完整的采购到支付（procure-to-pay）互联网采购（Internet Procurement）解决方案的一个重要组成部分，帮助你快速有效地处理采购申请、采购订单、RFQ、报价和收据，因而使你能够将重点放在发展战略性供应商关系和管理采购流程上。 Oracle ERP采购模块工作流程 （一）供应基础的管理 1、经过批准的供应商列表；按项目或物品建立和排列已批准的供应商列表。 2、禁止从未批准供应商那里采购，按物品水平控制供应商的状态。 3、指定供应商/产品的特定订单修正因子，如最少订单数量和批数量限制；定义供应商/产品的特定超前时间。 4、按照跟踪和国际贸易的要求，说明已购买的存货来源的国家，编辑提供给政府机构的Intrastat/Extrastat事务处理报告。 5、按供应商对实际货物数量和目标货物数量进行比较，访问供应商的价格、服务和质量情况。 6、自动从在线申请单创建报价申请（request for quotations，RFQ），自动从RFQ创建供应商报价单，或直接录入。 7、创建文件时访问和参考你的目录/报价信息，当报价单将要失效时接收在线通知。 （二）采购申请 1、访问你自己的供应商/产品目录以创建文档，利用经核准的供应商列表自动从协议和目录中产生请购单。 2、在多个成本中心、项目或部门分配费用，使用多种货币。 3、自动构建分配账户，对经常需要的产品项目使用申请模板，针对请购单的产品项目自动指派购买人。 （三）采购订单 1、从在线采购申请自动创建采购订单，定义业务规则，自动将经过审批的采购申请转为标准采购订单，而无需采购员干预，将采购申请自动创建的采购订单定义一揽子协议，复制现有文档的内容以建立新的采购文档。 2、对来自多个仓库、工厂或地点的采购需求进行合并和集中，为每个采购订单行提供多个货运计划安排，创建采购订单时在线访问采购和存货信息，跟踪可退还的、部分可退还的或不可退还的已付税款。 3、跨多个成本中心、项目或部门分摊费用，采用任何币种创建采购订单，定义业务规则，以自动处理采购订单的变动。 4、冻解、取消或最终结束采购订单以控制未来的事务处理，记录供应商承诺，购买修订后的特定项目，以多种语言打印某些特定字段（产品说明、采购订单行类型、风险等级）。 （四）接收货物 1、统一交货的级联式签收，接收供应商发货或内部调拨，将货物送到接收/检验部门、或直接送到存货地点或车间，捕获上百个与质量相关的数据点并送入Oracle Quality。 2、接收非订购的产品，以后再与PO进行匹配，采用特快事务处理功能实现数据的快速录入，跟踪从货运站到仓库的货物签收过程。 3、接收代用货品，打印收货临时记账单，查看完整的接收历史记录，按承诺的日期查看应收到的货物，在收货时能显示库存产品的短缺消息以方便快速处理，在接收时捕获兑换率，帮助跟踪和减少差异。 （五）文件的审批和安全性 1、从Workflow Notification Viewer（工作流通知查看器）查看、修改、批准和转发文件，通过通知查看器、Web或电子邮件回复通知，按数量、成本中心、预算、账户、项目、类型和地点控制审批，根据你的管理结构控制文件的访问以及转发文档供上级审批。 2、当审批人不在时，重新分配需审批的文档；当不能及时收到审批的回复时，自动将文档发送给下一个审批人；当审批人休假或不在时，自动转发文件以获得审批。 （六）预算控制 1、使用预算控制来管理费用或存货采购，按账户激活支出保留数和预算控制。 2、在审批之前检查资金现有量，不保留已拥有保留数的申请单和采购订单以做修改，在不同层级上控制预算，查看和报告有问题的采购申请和PO支出保留数。 （七）发票的核对和支付 1、将发票与PO货运进行核对，可任意地将单个发票与一个或多个收货事务处理进行核对。 2、禁止发票的支付，直到发票上的货物数量与订购的、已接收的和检验的数量相一致。 3、在自动创建发票之前设定系统允许的天数，以便进行接收校正，根据文档级别（按收据支付）的接收信息自动创建发票。 二、Oracle ERP 采购模块评价 （一）简化并自动化采购流程 ?Oracle 采购通过轻松定义和可实施的业务规则，简化了整个采购到支付的过程，使工作流驱动的直接和间接采购成为可能。低价值的事务处理都被消除，采购过程的重点集中于战略性活动上。工作流可以轻松地进行修改，以适应业务变化并支持业务流程的不