内控管理物资采购.docVIP

企业内部控制制度——采购业务 PAGE 1 第八章 采购业务管理 第一节 总 则 第一条 为了促进公司合理采购，满足生产经营需要，规范采购行为，防范采购风险，根据有关法律法规和《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制应用指引第 7 号——采购业务》，制定本制度。 第二条采购，是指购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。 第三条 公司采购业务至少应当关注下列风险： （一）采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致公司生产停滞或资源浪费。 （二）供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。 （三）采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。 第四条 公司应当结合实际情况，全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足公司生产经营需要。 第五条 公司采购业务流程主要涉及编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收、退货、付款、会计控制等环节。 第二节 购 买 第六条 公司的采购业务应当集中，避免多头采购或分散采购，以提高采购业务效率，降低采购成本，堵塞管理漏洞。公司应当对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换。重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关专家进行论证，实行集体决策和审批。 第七条 公司应当建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序（具体规定见YFCB.G.37.03-2008《物资采购计划管理标准》）。物资供应公司负责对采购需求计划进行归类汇总，统筹安排公司的采购计划。物资供应公司对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。 需求计划管理。物资需求部门应根据实际情况提出需求计划，详列所需物资的品名、规格、数量等信息，经专业工程师、部门负责人审核批准后报有权审核部门，经审核后再报物资供应公司。审核职能部门主要有：总调度室负责全公司劳保用品月度采购申报计划的核实和审批工作；负责大宗原材料、混合材、包装袋年度采购申报计划的核实和审批。技术发展部负责固定资产类设备、特配、进口配件、大修及技改用设备备件、研磨体等采购申报计划的核实和审批工作；机械维修部负责生产单位所有机械配备件（含润滑油）采购申报计划的核实和审批。电气维修部负责生产单位所有电气配备件采购申报计划的核实和审批。公司办公室负责全公司通信工具、计算机配件月度采购计划的核实和审批工作。物资公司负责全公司耐火砖、浇注料、球锻等辅助材料、其他配件的核实和审批工作。 采购计划管理。物资供应公司计划人员应根据需求部门提交的物资需求计划，平衡定额及库存情况形成采购计划，报部门负责人、分管经理（或授权人）批准后执行。 公司对采购业务实施计划管理和预算控制。物资供应公司根据公司生产计划编制采购计划，向供方下达采购订单。设备采购部门根据年度的设备投资预算，编制采购计划并与设备供方签订采购合同。对于超计划和预算外采购项目，需经授权人批准。 第八条 公司应当建立科学的供应商评估和准入制度，确定合格供应商清单，与选定的供应商签订质量保证协议，建立供应商管理信息系统，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理，并根据物资供应公司评分或使用部门对供应商的反馈情况来对供应商和综合评价，特别对煤炭供应商保证每年评估一次，根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。必要时公司可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。 物资供应公司应建立供应商名单和供应商评价制度。（一）对拟进行第一次交易的供应商和已发生过交易，但其资质、信誉、供货及履约能力发生重大变化的供应商，必须进行评估。公司每年对供应商名单需进行常规评估并根据评估结果更新供应商名单，如三年以内发生过交易的需纳入评估范围。（二）被认定供应商的变动至少需经部门负责人和分管经理的批准。一般情况下，对直接采购的供应商也应加入到供应商名单并进行评估，对确实不具备评估条件的，可以不评估，但需为日后评估创造条件。（三）物资供应公司主管应负责