第七章有效之会议进行.doc

第七章 有效之会议进行 一、会议的认识 1.会议的定义 一群有关系的人士很有秩序地进行讨论一项工作或任务（英文牛津字典）。 三人以上，循一定之规则，研究事理，达成决议，解决问题，以收群策群力之效者，谓之会议（孙中山先生著《民权初步》订制《会议规范》）。 2.良好会议的要素 一切会议之顺利进行，有赖于以下三方面的人士对其职务的认识及处理： 秘书对会议之妥善准备。 主席对会议常规的认识及会议进行时的良好控制。 理事成员对本身所扮演角色的了解。 3.会议目标： 方便互作或计划之进行而不是干扰其执行。 征求理事会成员对活动提供建设性的意见。 达致解决事情的方法。 4.会议的原则 在某一段时间内，只讨论一项事情或议程。 公平对待每一位会员或理事成员，少数者有发言及投票的机会。 少数的意见也应受到注意及考虑。 少数服从多数。 二、会议的基本规则 1. 会议主席的任务及职权 a. 依时宣布开会及散会或休息，暨按照程序，主持会议进行。 b. 维持会场秩序，并确保议事规则之遵行。 c. 承认发言人地位。 d. 接连动议。 e. 依序将议案宣付讨论及表决，并宣布表决结果。 f. 签署会议记录及有关会议之文件。 g. 答复一切有关会议之询问，及决定权宜问题与秩序问题。 h. 主席之发言，主席对于讨论事项，以不参与发言或讨论为原则。 i. 决定辩论时间或发言人数量。 j. 指示大会保持秩序。 k. 给予观察员或列席者发言权。 i. 驱逐不守会议常规者离开会场。 2. 发言程序 a. 欲发言者举手。 b. 主席宣布发言人。 c. 发言人站立。 d. 发言人称呼主席。 e. 发言人表达意见。 f. 发言人坐下。 另外，须注意的是，在通常情况下，任何参与会议者不可打断或打扰正在发言者；除非是 指正程序上之错误。 发言者离题。 发言者用不恰当语言。 要求发言者重复。 3. 发言内容 a.只针对所讨论议程。 b.不可作个人攻击。 c.不可离题。 d.简单、清楚及正确。 e.不可用粗言秽语。 三、会议前的准备与进行 1. 会议日期 a.秘书与主席先向各重要理事成员讨论后订下。 b.秘书必须确保全体或绝大多数理事成员能够出席。 c.所选择日期不应影响其他活动的进行。 2. 会议议程 议程是由秘书所订会议“会议程序”建议，议程的目的是让理事成员对会议的目标有个心理上的准备。 确保重要事项不会被遗漏。 会议进行时能有秩序的讨论各事项。 3. 会议通告 会议通知书须依照章程所定日期寄交各理事成员。 通知书内容包括会议日期、时间、地点及议程。 通知书也可以签知方式通知各理事成员。 通知书须有会印（印章）及有关理事签署方为有效。 4. 联络互作 秘书应联络有关理事成员，以确保各项报告及活动计划书已准备妥当。如有理事无暇出席，可安排其他理事代表提呈或报告。 会议中可能用到的资料文件应带往会议室。 会议前可举行“小会议”以征求会员或理事成员对某些将讨论之事项提出意见。 会议前两，三日应联络（拨电）各理事成员询问是否有收到会议通知书及提醒彼等会议日期及时间。 5. 会场布置 会议室须在会议进行前安排妥当。会场之布置须确保： 光线充足，空气流畅，会议室不可太大或太小和没有吵杂的声音。 会议参加者均听到及看到发言人。 会场的排列以“U”字型为最佳，“O”型或“四方型”为次，避免采用“长方型”，“课室型”。 会场墙上不应悬挂太多图片，也不易看到室外东西。 会议桌上可备有茶水但不可有食物。 6. 会议程序 念颂三皈五戒（巴利文）或三称佛号。 主席宣布会议开始。 主席欢迎顾问及列席者、特别邀请人士?。 点算出席人数及宣布请假者。 宣布会议议程。 复准前期议案、会议记录。 讨论前期议案。 秘书报告。（来往信件，己进行活动等） 财政报告。 议程讨论。 。。。（其他事项） 主席宣布散会。 四、会议记录 会议记录的主要目的是记下会议所达至的决定。 会议记录应尽早由秘书准备妥当交予主席过目，方印发于各理事会成员，以方便工作之执行。 1. 会议记录应注意的事项： a.记录必须简单正确。 例子：会议通过向大专佛青活动基金申请RM500津贴来主办弘法人员培训课程。 注意： 1. 赞成者及反对人不需记录。（除非当事人要求记录在案） 2. 一些不需之细节允许删掉（如：会议经过二小时激辩后。。。），记得，我们不是在写文章。 b.记录的措词要精简易懂，也不宜一直重复、罗嗦或太注重文笔幽美。 c.记录标题必须详细，它允许包括下列： 1.会议类型（会员大会、理事会议、小组会议等） 2.会议之数次 3.时间 4.日期 5.地点 例子：【理事会於2003年8月13日，星期三，下午3时，假本会所召开第三次会议。】 d.记录内所有的数目字须准确 例子：【会议通过拨出 RM 200予弘法组。】而非【会议通过拨出约 RM 20