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项目档案资料收集、整理、编制和归档规范 西部管道酒泉输油气分公司 2013年3月 第一节 建设项目档案资料组卷顺序 1． 监理单位 组卷顺序为外封皮、内封皮、卷内目录、企业资质、监理管理资料，质量管理文件，进度管理文件，工程造价和索赔管理文件，HSE管理文件，监理工作总结；电子声像资料等、卷内备考表。 2．勘察设计单位 勘察设计单位竣工资料按勘察标段分专业进行组卷，分别按照地质和测量两部分内容组卷；设计单位竣工资料按照专业和介质流向顺序进行组卷。 3．施工单位 组卷顺序为外封皮、内封皮、卷内目录、组卷顺序为施工企业资质、管理文件类，物资、设备类文件，施工记录，HSE管理类，施工总结，竣工图，电子声像资料等、卷内备考表。 4、建设项目档案资料清单（在资料正本中，除企业资质外，其余各类文件内容都要求原件） （详细内容见附件1） 第二节 纸质归档文件的质量要求 竣工资料，纸质文件：正、副2本；正本内文件资料除企业资质外，其余文件必须是原件，不得彩色打印。资料副本可以是复印件，务必清晰，整洁，保证质量，内容与正本保持一致。电子文件光盘2张。 1.项目文件应保证原始性和真实性，归档的文件应为原件。做到图物相符，技术数据准确可靠，意见、签字、盖章手续完备，字迹清楚，图表整洁。 文件的编制和书写必须宜于长期保存。不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等书写。 2.案卷外封面要求 外封面内容全部要求打印。右上角加盖“正本”、“副本”红色印章，印章要盖正。 1）项目名称统一。要求：按立项批复的名称立卷题名，对项目名称有变更的应加以说明。 工程名称+监理/设计/施工文件+本卷文件内容说明（示例：案卷外封面） 2.案卷外封面要求 2）立卷单位：填写案卷组卷单位名称全称。 3）起止日期：填写文件产生的起止日期；（例：2012-07-18~2012-08-18） 4）保管期限：按照《石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定》要求填写。一般项目主管部门、档案部门无具体要求为：长期 5）密级：密级分为秘密、机密、绝密三个等级，各单位可向经营计划科、项目负责专业科室征求意见定义密级；文件上没有标注密级的，可视为文件无密级，该栏可不填或者填写无。 3.案卷内封面要求 项目名称与外封面保持一致。 施工文件内封面为项目名称+交工技术文件 监理文件内封面为项目名称+监理文件 竣工图案卷内封面为项目名称+竣工图 未实行“监理”的建设项目，内封面中“监理单位、审查人、总监理工程师”内容可去掉。 4.卷内目录 格式见附表，执行中国石油E6系统标准，各单位通过离线客户端打印。 1）序号依次为卷内文件的排列顺序，一个文件一个号。 2）文件编号：文件号、合同号、资质文件编码、竣工图号等，有编号的内容不得将文件编号空缺。 3）责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者 4.卷内目录 4）文件题名：填写文件材料标题全称。 5）日期：填写文件形成的日期，用“2013-03-12”的标准形式填写，月日不足两位时用O补齐。 6）页号：填写每件文件首尾页的页号，首尾页号之间用“~”联接。 5.卷内备考表 标明案卷的册数、件数、页数、不同类文件的数量及在组卷和使用过程中需要说明的问题。 立卷人：应由立卷责任者签名，打印+手写 立卷日期：应填写完成案卷的日期，手签。 审核人：应由案卷质量审核者手写签名。（档案管理部门） 检查日期：应填写审核的日期，手签 第三节 案卷排版及装订要求 封面：150g/m2无酸牛皮纸装裱 内容：A4幅面，纸张质量至少达到70g／m2 使用图书装裱方法装订，不得出现金属材料，每册资料厚度不超过25MM。 页边距： 上边即上白边，又称天头，设定为30mm； 下边即下白边，又称地脚，设定为28mm； 左边即左白边，又称订口，设定为25mm； 右边即右白边，又称切口，设定为20mm。 案卷排版及装订要求 字体字号： 标题(章节小标题)一般使用宋体或黑体字，根据页面大小确定字号，一般不超过二号字；正文小四号宋体字，行距设定为1.5倍。 表格：一般五号宋体字。 案卷排版及装订要求 页码：案卷的内封皮、外封皮、卷内目录、卷内备考表不编页号。（资料必须由档案部门审核后再装订及打印页码） 凡有书写内容的页面，要逐页用号码机使用黑色印油从1开始打印页号。正面印在文件右下角（距右20，距下15），背面印在文件左下角（距左20，距下15）。 第四节 电子文件制作及光盘刻录 电子文件应扫描清晰，扫描分辨率应大于等于200DPI，与纸质文件保持高度一致。可找专业人员协助扫描。排版时尽可能保持与原件大小。一本资料编辑排版为一个连续的电子文件（电子书），为保证文件