OM-MP06 文件和资料控制程序.docVIP

安徽送变电工程公司运检分公司 版次：A/0 程序文件 页次：1/7 文件和资料控制程序 OM-MP06 0 新订 编写组 华亿明 陆振田 2006.09.08 修改号 修改页次 编制 审核 批准 实施日期 文件和资料控制程序 主办部门 活动流程 程 序 要 求 填报的记录 文件与资料类别 外部文件：国家、电力行业、国家电网公司、省公司的文件； 内部文件：本公司编写的文件； 资料：指作为运行检修工作依据或有重要参考价值的资料，包括： 线路设计、施工技术资料（线路设备资料）； 各种图表、生产技术资料、空输电线路运行技术资料档案； 执行的文件后产生的清单、图册、合同、协议； 生技科 外部文件收集 外部文件包括： 与线路运行检修相关的规范、规程、标准、导则等 电力行业规范、标准 生技科 外部文件适宜性确认 生技科编写外部有效文件清单； 外部有效文件清单由总工批准，并对清单所列外部文件的适宜性进行审查。 有效文件清单 生技科 内部文件 编写与审批 管理手册和程序文件：由管理者代表组织编写，管理者代表审核，报最高管理者（经理）批准后发布实施。 支持性管理文件（制度、细则、规定、规程等）：由管理者代表组织编写，由主管部门领导审核，报最高管理者（经理）批准后发布实施。 标准化作业指导书和特殊项目的方案由生技科组织进行编写，由生技科领导审核，由总工批准实施。 记录格式均在相关程序等文件中予以规定。 文件的内容应： 符合本公司活动或服务特点及控制要求 达到保证服务最终质量的目的； 符合管理体系标准、法规之要求； 文件应包含执行文件所使用的各种表格的格式； 保证文件的系统性、合理性及可操作性； 文件的格式尽量采用程序文件的格式。 生技科 编有效文件清单 内部有效文件清单由生技科编制，管理者代表审批。 外部技术文件（外部规范、规程、标准、导则等）的有效文件清单由生技科编制，总工审批。 有效文件清单 生技科 文件复制发放 内部文件由生技科用“传递记录”发放给部门和作业班。 发放应确保相关场所或人员均配有工作必需的相关文件； 作业与控制所需的记录由生技科进行印制/复制，并由生技科发至相关使用场所。 外部技术文件的发放由生技科统一管理，方式同上。 各部门所需的程序文件、指导文件、标准、管理方案等文件可根据需要进行复制，但必须严格控制。 文件传递记录 文件控制程序 主办部门 活动流程 程 序 要 求 填报的记录 各部门 有效性控制 各部门或人员所持有的文件应晴晰、易于理解，发现文件的内容由于复制等原因而无法辩认，则应及时报请综合办，并换发清晰的文件。 文件均应进行审批才能作为工作依据。 文件的有效性以有效文件清单为手段，进行控制。 有效性控制流程如下： 编制有效文件清单 →将清单下发至文件持有部门→ →文件使用部门核对其所持文件与清单的一致性→ →如有不适用或作废文件及时清除 使用部门使用和执行配备的有效文件。 使用部门将在文件和资料使用和执行过程中产生的意见和信息及时反馈到文件主管部门 文件主管部门负责对上述的意见和信息进行收集和整理，并将处理意见及时反馈到提出部门。 当公司内部机构调整或变更时，文件主管部门负责协调处理文件的交接工作。当受控文件严重破损或丢失时，使用人到文件发放部门办理更换或补发手续。 因法律或积累知识和目的，而需保留的作废文件和资料应盖“作废仅供参考”章，以防混淆，该类文件应单独存放。 不需保留的作废文件，由综合办和生技科负责回收并销毁。 有效文件清单 文件传递记录 生技科 外部 公文处理 经生技科接收的外来文件资料，由专人登记，并呈送分管领导和相关职能部门批阅、处理； 并按照类别进行登记。 1-国家电网公司、华东电网公司文件 2-省电力公司、省超高压公司文件 3-公司工程管理部、安全、质量、物资供应、运检部文件 4-公司会议纪要 5-公司安全简报 6-公司思政部、组织人事部、工会及离退办文件 7-公司总经办、保卫及物业公司文件 8-公司人力资源、财务、审计、经营计划及教育文件 来文按照文件的最终发出或转发部门作为区分类别的依据。发文传递时用办公OA发送，文件名为“类别号-日期-年内流水号-文件全名”，并以此名称进行登记确认。 文件传递记录 生技科 内部 公文处理 公司内部产生的行政文件，经分公司领导审批，由生技科传递，发送至作业班和部门；类别号为9，OA传送，要求与外部文件同。 生技科负责对行政文件进行标识、登记，用“文件传递记录”将有效文件发放到各使用部门，并替代失效和作废文件； 文件传递记录 程序(续) 主办部门 活动流程 程 序 要 求 填报的记录 生技科 定